新型コロナウイルス影響下での従業員と求職者へのコミュニケーション方法(例文付)

新型コロナウイルスの発生により、多くの企業が財政難を引き起こしているため、ビジネスを維持するためには、事業縮小やコスト削減を余儀なくされている会社も少なくありません。事業縮小やコスト削減には求職者との面接を一時停止したり、従業員の勤務時間を減らしたり、一部を解雇したりなどの対応があるでしょう。

歓迎されないニュースを伝えることは難しいですが、文書によるコミュニケーションを正しく行うことはとても重要です。今日、新型コロナウイルスの影響で目まぐるしく状況が変化しており、従業員や求職者は、企業が下す意思決定に理解を示してくれるでしょう。とはいえ、受け手にとっても自分にとってもストレスや失望感をかきたてない内容にする必要があります。 

ネガティブなニュースは一括でメッセージ送信するのではなく、一人一人に合わせて個別にメッセージを作成して送信しましょう。受け手側はその気遣いに気づいてくれるでしょうし、時間をかける価値は十分にあります。

従業員や求職者にネガティブなメッセージを伝える際、以下の例文やヒントを参考にしてみてください。またビジネスのニーズや声、ブランド戦略など状況に合わせてカスタマイズもしましょう。

 

決定事項を書面にする前に考えるべきこと

あなたが悪い知らせを伝える役割を担わなければならないとき、決定事項を受け手側が理解し、処理し、受け入れるのに役立つように心に留めておくべきことがいくつかあります。

 

1. 対面で知らせる

従業員に悪い知らせを共有する際は、正式な通達によるメッセージ送信をする前に、可能であれば二人だけのビデオチャットなどを設定して対面で話をしましょう。 

求職者との面接をキャンセルしたり、延期したりする場合は、通常はメールで通知するのが一般的ですが、特に求職者が面接プロセスの最終段階にいる場合は、電話やビデオチャットなどで通知することを検討してください。

 

2. BEBE方式を使う

BEBE方式(Buffer, Explanation, Bad news and Exit)を使ってメッセージを整理しておくと便利です。

Buffer(導入):メッセージに良いニュースが含まれていると読者に誤解させずに、これから出そうとしている悪いニュースの打撃を和らげる短い内容です。 例えば、会社への関心に対する求職者への感謝、または最近の業績に対する従業員への褒め言葉などが使えます。

例文: “新型コロナウイルスが世界中に拡散しパンデミックを引き起こしている中でも、売上高を10%も増加し本当に感謝しております。

Explanation(説明):決定の背後にある理由を説明してニュースを伝える準備をします。研究によると、人はその決定が公正で合理的であると認識した場合、不利な結果でも受け入れる可能性が高くなることがわかっています。求職者や従業員は、新型コロナウイルスの危機が原因だと考えるでしょうが、必ず言葉でも伝えましょう。

例文:“残念ながら、新型コロナウイルス感染症の流行が原因で経営難に直面しているため、一部の部署や役職を一時的に無給休暇を実施せざるを得ませんでした。”

Bad news(本題のバッドニュース): 混乱を避けるために、悪いニュースは明確かつ簡潔に伝えましょう。またこれらの決定が彼らの仕事ぶりや面接のパフォーマンスを反映していないことも伝え、安心させることによって、そのメッセージをより肯定的に保つことができます。

例文:“この通達は以前に話し合った通り、[会社名] が [日付] をもって、あなたに一時的な無給休暇を取得して頂くことが決定致しました。この決定は、あなたの業績に基づくものではないことをご理解ください。”

 Exit(末文):何か明確な約束などをしないように注意しながら、好意的なジェスチャーをし、次のステップまたは解決策などを伝えて、肯定的および有益な情報で締めくくりましょう。

例文:この1年間、貢献頂き感謝しております。状況が改善され次第、復帰の可能性もあることを期待しております。” 

 

3. できるだけ透明性を保つ

企業が既に考慮した他のコスト削減戦略や、一時無給休暇はどのくらい続くと予想さるかなど、なるべく詳細を知らせてください。 よりオープンで率直であればあるほど、従業員があなたの決定を理解し、尊重する可能性が高くなります。

 

4. 法的観点から確認する

他の人事通達と同様に、法務チームに相談して、従業員や求職者に伝えている情報が正確で役立つことを確認してください。

 


採用活動の一時停止またはキャンセル

採用の一時停止が決定した場合は、面接を受ける予定の候補者に連絡を取るように努力してください。

ご留意ください:求職者は、特にこのような困難な時期に、採用プロセスでどのように扱われるかを社会に共有します。今は採用を「一時停止」にしていても、状況は変化していきます。あなたの会社が準備ができたらすぐに採用活動を再開できるように、良い評判を維持する必要があります。 


採用活動の一時停止時に役立つ案内テンプレート

日本文テンプレート

[候補者名] 様

この度は、[会社名] の [役割名] にご興味をお持ち頂き、誠にありがとうございます。

残念ながら、新型コロナウイルス感染症の経済的な影響により、全社的に採用を見合わせており、面接を [延期またはキャンセル] させて頂きたく存じます。
この決定は、あなたの資格やスキル、面接の成績を反映したものではないことをご理解ください。

弊社都合により面接を [延期またはキャンセル]することとなり、貴重なお時間をいただいた中でこのようなご連絡を差し上げること、心よりお詫び申し上げます。
また採用活動を再開させていただく時期は未定ではございますが、その際にはまた改めてご連絡させていただければと存じます。

大変心苦しくはございますが、何卒ご理解、ご了承頂きますようお願い申し上げます。

[送信者名]

英文テンプレート

Dear [Candidate name],

Thank you for your interest in the [Role title] position at [Company name].

Unfortunately, due to the economic impact of COVID-19, we’re implementing a hiring freeze companywide and will be moving to [postpone or cancel] your upcoming interview. Please know that this decision is not a reflection of your qualifications, skills or interview performance. 

We understand that this is disappointing news, but we’d love to [consider you in the future, reconnect with you at a later time, keep in touch to resume the hiring process when the time is right].

Best regards,

[Your name]


労働時間の短縮

労働時間の短縮は従業員全体への影響が最も少ないかもしれませんが、収入の減少は歓迎されないニュースであることに変わりはないです。そのため共感、思いやり、安心感を兼ね備えて伝える必要があります。

労働時間の短縮が健康保険や退職金の受給資格の喪失につながるかどうかなど、福利厚生について明確にしておきましょう。 


労働時間の短縮の案内テンプレート

日本文テンプレート

[従業員名] 様

新型コロナウイルスが世界的な大流行に直面しているにもかかわらず、過去数ヶ月間、[特定のプロジェクト、タスク、責任] で素晴らしい仕事をしてくれたことに感謝しております。

残念ながら、新型コロナウイルス発生によって引き起こされた[業界への打撃、収益の損失など] のため、[会社名] は雇用削減のようなより抜本的な対策を回避するために、一部業務の時間短縮を余儀なくされております。

以前話し合った通り、あなたの労働時間を [日付] から [週の通常時間数] から [新たな時間数] に短縮することを決定致しました。この制度は [日付] まで続くと予想されますが、変更となる可能性もあります。またこの決定は、あなたの業績を反映したものではないことをご理解ください。

この期間中も [福利厚生リスト] を受け取ることができます。
不安な時期ではありますが、ご協力に感謝致します。

ご不明な点がございましたら、[連絡先] までお問い合わせください。
何卒よろしくお願い申し上げます。

[送信者名]

英文テンプレート

Dear [Employee name],

Thank you for the excellent work you’ve done on [specific project, task, responsibility] over the past few months — even in the face of a global pandemic.

Unfortunately, due to [the lack of work in our industry, revenue loss, etc.] caused by the outbreak of COVID-19, [Company name] has made the difficult decision to reduce hours across certain roles to avoid more drastic measures such as layoffs.

This letter confirms our discussion that we’re reducing your work hours from [number of hours] to [number of hours] per week, effective [date]. This reduced schedule is expected to last until [date], but is subject to change. Please know that this decision is not a reflection of your job performance.

You will continue to receive [list of benefits] during this time.

We appreciate all of your hard work during these uncertain times, and look forward to better days ahead. If you have any questions, please reach out to [point of contact].

Best regards,

[Your name]


一時的な無給休暇や雇用削減

一時的な無給休暇や雇用削減を避けられない場合、企業の決定を迅速に伝えることが重要です。 そして、それらを実施するための手段として、退職金の提案、再就職支援などがある場合は、サポート方法を提供しましょう。 

このような時代だからこそ、企業の対応に誰もが注目しています。消費者は、新型コロナウイルス感染症流行の期間中に経営陣がどのように従業員に接しているかを監視し、今後の購買決定に役立てています。一時的な無給休暇や雇用削減の通達メッセージを作成する際には、社内情報がしばしば一瞬で外部に広まることがあるのを念頭に置いてください。


一時的な無給休暇を実施案内テンプレート

日本文テンプレート

[従業員名] 様

新型コロナウイルスが世界的な大流行に直面しているにもかかわらず、過去数ヶ月間、[特定のプロジェクト、タスク、責任]で素晴らしい仕事をしてくれたことに感謝しております。

残念ながら、新型コロナウイルス感染症の流行が原因で経営難に直面しているため、一部の部署や役割の一時的に無給休暇を実施せざるを得ません。

以前話し合った通り、[会社名] はあなたに [日付] より一時的に無給休暇を取得して頂くことを決定致しました。この決定はあなたの業績を反映したものではありません。

この期間中も [福利厚生リスト] を受け取ることができます。

過去[数ヶ月、1年、数年]の間、貢献して頂き感謝しております。また状況が改善され次第、復帰できることを楽しみにしております。それまでの間に、失業給付金を受け取る資格があるかもしれません。受給資格があるかどうか、また申請方法については、住民票の住所を管轄するハローワークにお問い合わせください。

この期間中、[会社名]の状況を定期的にお伝えしていきます。
ご不明な点がございましたら、[連絡先]までお問い合わせください。

何卒よろしくお願い申し上げます。

[送信者名]

英文テンプレート

Dear [Employee name],

Thank you for the excellent work you’ve done on [specific project, task, responsibility] over the past few months — even in the face of a global pandemic.

Unfortunately, due to the financial challenges our business is facing due to COVID-19, [Company name] has had to make the difficult decision to implement furloughs of nonessential positions.

This letter confirms our previous discussion that [Company name] is placing you on a temporary, unpaid leave of absence, effective as of [date]. Please know that this decision is not a reflection on your job performance.

You will continue to receive [list of benefits] during this time.

We appreciate all of your contributions over the past [few months, year, several years] and are looking forward to your return as soon as conditions improve. In the meantime, you may be eligible to collect unemployment benefits. Contact your local unemployment office to find out if you’re eligible, and to learn how to apply.

We will continue to provide regular updates on [Company name]’s evolving situation during this period. If you have any questions, please reach out to [point of contact].

Sincerely,

[Your name]


解雇通達のテンプレート

日本文テンプレート

[従業員名] 様

新型コロナウイルスが世界的な大流行に直面しているにもかかわらず、過去数ヶ月間、[特定のプロジェクト、タスク、責任] で素晴らしい仕事をしてくれたことに感謝しております。

残念ながら、新型コロナウイルス感染症の経済的な影響により、[会社名] は財務の安定性を確保するために、一部の [役職、チーム、部署] を廃止するという残念な決断を実施せざるを得なくなりました。

以前話し合った通り、あなたの役割を含む特定のポジションの解雇を [日付] をもって実施いたします。この決定はあなたの業績を反映したものではありません。

私たちは、[時間短縮、雇用停止の実施、予算凍結、一時帰宅] を含むいくつかの代替案を検討しましたが、残念ながら、企業の存続のためには、約 [人数] の人員削減が必要となってしまいました。

[退職金に関する追加案内条項]
[会社名] での雇用期間が [X年] の場合、通常の給与で [X週間分] の退職金を受け取ることになります。また、この期間中は、引き続き健康保険に加入することができます。

非常に厳しい決断ですが、ご理解頂きたく存じます。次のステップとしては、[再就職支援サービス、カウンセリング等] という形でサポートをさせて頂きます。また、失業給付を受けることができる可能性もあります。受給資格があるかどうか、また申請方法については、住民票の住所を管轄するハローワークにお問い合わせください。

これまでの [数ヶ月、1年、数年] の間、 [会社名] でのご活躍に心から感謝するとともに、今後のご活躍をお祈りしております。

ご質問やご不明な点がございましたら、[連絡先] までお問い合わせください。
何卒よろしくお願い申し上げます。

[送信者名]

英文テンプレート

Dear [Employee name],

Thank you for the excellent work you’ve done on [specific project, task, responsibility] over the past few months — even in the face of a global pandemic.

Unfortunately, due to the economic impact of COVID-19, [Company name] has made the difficult decision to eliminate certain [positions, teams, departments] to ensure the financial stability of the company. 

This letter confirms our previous discussion that we’re implementing a layoff of certain positions, including your role, effective as of [date]. Please know that this decision is not related to your job performance.

We explored several other alternatives, including [reducing hours, implementing a hiring pause, budget freezes, furloughs]. Unfortunately, these efforts have been unsuccessful, and we must eliminate approximately [number] positions to avoid permanent closure.

[Optional paragraph on severance] You will receive [X week’s] of severance pay for each year of employment. In your case, with [X years] of employment at [Company name], you will receive [X weeks] of severance pay at your normal salary. During this period, we will also continue to provide you with health insurance coverage.

This was an incredibly difficult decision, and we thank you for your understanding. As for next steps, we will be offering support in the form of [outplacement services for assistance in finding a new position, counseling, etc.]. You may also be eligible to collect unemployment benefits. Contact your local unemployment office to find out if you’re eligible and to learn how to apply.

We truly appreciate all of your contributions over the past [few months, year, several years] with [Company name] and wish you all the best in the future. Please reach out to [point of contact] with any questions or concerns.

Sincerely,

[Your name]


新型コロナウイルス感染症に関連した決定事項を従業員や求職者に伝えるのに苦労している場合は、これらのヒントやテンプレートを活用することで、難しい会話をより効果的に伝えることができます。誠実で透明性があり、共感を得られるようにすることで、残念なニュースを効果的に共有し、将来に向けてビジネスをより良いものにすることができます。

*ここに掲載されている内容は、情報提供のみを目的としています。Indeed は就職斡旋業者でも法的アドバイスを提供する企業でもありません。Indeed は、求人内容に関する一切の責任を負わず、また、ここに掲載されている情報は求人広告のパフォーマンスを保証するものでもありません。