内定承諾書とは? 入社までフォローが必要なワケ


採用活動において、全ての選考に合格した応募者を晴れて「内定者」と呼び、採用担当者は自社に迎え入れる準備を始めます。しかし、内定を出したからといって内定者全員が必ずしも入社してくれるとは限りません。内定を辞退されるケースも十分考えられるので、企業側は内定承諾書を通して入社意思を改めて確認することが大切です。

 
 

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内定承諾書とは


内定承諾書とは、内定者が入社を誓約した書類のことです。企業は内定者に内定承諾書を渡し、受け取った内定者がその書類にサインをして提出します。もちろん、メールや口頭でのやりとりだけで入社に至るケースもあります。しかし、入社までの間に他社への入社・転職を決めてしまう可能性もあるので、採用通知後は書面を交わして意思確認をした方が無難です。

 
 

内定者に送付する書面の種類


採用決定後、内定者に送付する書面は内定承諾書を含めいくつか種類があります。

 
 

◆内定通知書


内定が決まった際に渡す内定通知書。採用の旨を通知する正式な書類です。採用通知書や雇用契約書と呼ばれることもあります。

 
 

◆内定承諾書


内定通知書とともに同封するのが一般的です。内定承諾書の内容は企業によって異なりますが、提示された条件に承諾した内定者が署名・捺印をして提出する流れになります。
万が一、しばらく経っても返送されない場合は入社を悩んでいる可能性も考えられます。状況の確認とともに、必ずフォローをするようにしましょう。

 
 

◆労働条件通知書


企業側は、就業場所や勤務時間などの労働条件を必ず内定者に通知しなくてはいけません。企業によっては、内定通知書など別の書類の中に労働条件を記載している場合もあります。いずれにせよ、労働基準法によって書面で明示することが定められています。

 
 

受領後のフォローも肝心


内定を出したからといって、内定者が必ず入社するとは限りません。内定承諾書が提出された後でも辞退に至る可能性もあるので、企業側は入社までフォローするようにしましょう。
 
【企業が行う内定者のフォロー例】

  • 内定者向けの懇親会を開く
  • 電話やメールなどで定期的にコミュニケーションをとる
  • 面談を行い、入社後のキャリアイメージを形成する

 
内定後のフォローは重要ですが、内定辞退を防ぎたいからといって過度にコミュニケーションを取ることは避けた方がよいでしょう。入社希望者が少ないから内定辞退を防ぐ行動をしていると、内定者に誤って受け止められてしまうかもしれません。そうした企業と内定者の温度差が生まれないように、内定後だけではなく、内定前からコミュニケーションを取り、内定者と良い関係性を構築しておくのがベストです。選考の段階から、社員に会う機会をつくったり、キャリアビジョンの相談にのったりするなどアプローチを忘れないようにしたいですね。
内定者が不安を抱えたまま入社日を迎えないよう、コミュニケーションをとりながら入社意欲が高まるように働きかけましょう。

 
 

内定承諾の意思確認をすることが重要


内定辞退が発生して入社予定数が不足した場合には、選考中の応募者に対して新たに内定を出したり、再募集をする必要があります。入社の確約がとれないと今後の採用スケジュールにも影響するので、企業側としてはできるだけ早く入社を決めてほしいですよね。しかし、他社への入社・転職を検討していたり、不安要素が残っていたりする場合はなかなか決断に踏み切れないものです。まずは内定承諾書を通して入社意思を確認し、適切なフォローをするようにしましょう。
 

 
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