職場で円滑なコミュニケーションを取るには

職場で良好な人間関係を維持するためには、コミュニケーションが重要です。同僚や家族、友人との関係においても日頃からコミュニケーションスキルを活用することで、その能力を高めることができます。

この記事では、コミュニケーションの種類や、仕事上の人間関係における効果的なコミュニケーションの取り方、職場におけるコミュニケーションの重要性についてご紹介します。

コミュニケーションの種類

職場において、私たちはさまざまな種類のコミュニケーションで同僚とやり取りしています。コミュニケーションの種類には、次のようなものがあります。

口頭でのコミュニケーション

口頭でのコミュニケーションとは、言葉を組み合わせて他の人と話すことです。すべての職場において、優れた口頭でのコミュニケーションスキルは極めて重要です。

口頭での健全なコミュニケーションの要素には、自信に満ちた口調で話す、相手の話に耳を傾ける、「えっと...」や「あの...」といった間投詞を避ける、などがあります。

ノンバーバルコミュニケーション（言葉を使わないコミュニケーション）

ノンバーバルコミュニケーションとは、言葉を使わないコミュニケーションのことです。ノンバーバルコミュニケーションのシグナルには、ジェスチャーや顔の表情、アイコンタクト、ボディランゲージ、姿勢などがあります。

ノンバーバルコミュニケーションのスキルを活用する場合は、会話中に同僚が見せるこれらのシグナルを読み取るようにします。

文章によるコミュニケーション

文章によるコミュニケーションは文字だけでメッセージを伝えることで、職場においてはメモや報告書、メールなどの形で行われるコミュニケーションです。

効果的な文章でのコミュニケーションは、簡潔かつ明快であることが重要なため、1件のコミュニケーションでは1つの案件のみを取り上げるようにして、明確に伝えるために文章を吟味して、相手に文章を渡す前に必ず読み直して編集をしましょう。

対人コミュニケーション

対人コミュニケーションは、1対1または複数の人の間で行われる対面でのコミュニケーションであり、口頭でのコミュニケーションとノンバーバルコミュニケーションの両方を同時に使用します。

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コミュニケーションの分類

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コミュニケーションの分類
使い分けのヒント

1. 口頭でのコミュニケーション

• 自信に満ちた覇気のある声で話す。

• 相手の話に耳を傾ける。

• 「えっと...」「あの...」といった間投詞を避ける。

• 状況によっては専門用語を使わないようにする。

2. 言葉を使わないコミュニケーション

• 心の動きが身体にどう影響するかを認識する。

• しぐさや表情などの癖を意識する

• 効果が高そうな方法を真似してみる

3. 視覚的なコミュニケーション

• 視覚的要素を取り入れる前に他の人の意見を求める。

• 読み手のことを考慮する。

• 視覚的要素の使用はメリットがある場合に限定する。

• 平易で分かりやすいデザインにする。

4. 文章によるコミュニケーション

• 簡潔さを追求する。

• 文章のトーンに頼らないようにする。

• 自分が書いた文章をじっくり確認する。

• 効果がありそうな書き方やセンスのある書き方をメモしておく。

同僚とのコミュニケーションを円滑にするには

職場では次に挙げるコミュニケーションを習慣にして、より明確なメッセージをやり取りできるようにしましょう。

1. 対面コミュニケーションを利用する

対面コミュニケーションは、メールを送るよりも私的な印象を与えます。対面コミュニケーションを活用すると、自分も同僚もオープンかつ迅速に、プロ意識を持って物事を話し合うことができます。

2. 話をよく聞く

同僚と話すときは、相手の話に耳を傾け、細心の注意を払うことが大切です。耳を傾けることで、あなたが同僚の意見を真剣に受け止めていることが伝わります。相手のメッセージが不明瞭な場合は、詳しく説明してくれるように丁寧に依頼しましょう。

3. アイコンタクトを心がける

アイコンタクトは、相手に注意を払っていることを表すので、会話の内容を問わず、定期的にアイコンタクトを取ることで、注意深く耳を傾けていることが相手に伝わります。

4. ノンバーバルメッセージに気を配る

同僚と対面で話をするときは、ノンバーバルメッセージに気を配りましょう。たとえば、同僚が腕の力を抜いて体の側面に自然に下げていれば、話を聞く準備ができていることが分かります。同僚がアイコンタクトをとっている場合は、話に注意深く耳を傾けています。

また、同僚と対面で会話する際には、自分自身のノンバーバルメッセージに注意するとよいでしょう。姿勢と声のトーンを自然に保ち、会話中もアイコンタクトを取るように心がけましょう。

5. 相手に神経を集中する

同僚が話している間は、携帯電話はオフにするなど、気が散るものから離れて相手に神経を集中すると、熱心に相手の話を聞いていることが伝わります。同僚の発言をよく聞き、それに反応します。

対面での会話では、笑顔やうなずき、礼儀正しいジェスチャーで相手の発言に対する気持ちを表しながら対応することができます。

6. 積極的に会話に参加する

同僚とコミュニケーションを取るときは、自分が相手のメッセージを理解したか、または不明な点があるかを相手に伝えましょう。効果的なコミュニケーションを取るには、お互いが積極的に会話に参加することが必要です。

自分の考えが同僚と異なる場合は、相手の気持ちを尊重し、思慮深く接しながらも、率直かつ丁寧に自分の考えを伝えましょう。

7. 冷静かつ率直に話す

自分の話す番になったら、プロ意識を持って話すことを忘れないようにしましょう。深呼吸をして気持ちを落ち着け、言葉をよく選んで発言します。

改善してもらいたい点について同僚に述べる場合には、常に敬意を払ってその旨を伝え、どのように改善してもらいたいか伝えましょう。

8. 相手の時間に感謝する

会話の終わりには、同僚が時間を取って話す機会を設けてくれたことに感謝し、同僚の考えを重要視していることを伝えましょう。

効果的なコミュニケーションスキルを磨くにつれて、職場で良好なコミュニケーションを取る自信が生まれるようになります。ここで解説したヒントを実践することで、職場で円滑に業務を進めることができるようになるでしょう。

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職場で効果的なコミュニケーションを取るメリット

効果的なコミュニケーションは、従業員やマネージャーなど職場のすべての人だけでなく、企業のビジネス全体にも影響を与えます。

職場において、効果的なコミュニケーションを取ることが重要な理由には、次のようなものがあります。

対立の解消

企業経営において従業員間の対立を解消し、職務を継続させるためには、効果的なコミュニケーションが欠かせません。

生産性の向上

良好なコミュニケーションによって、職場の生産性が向上することがあります。生産性は、従業員の積極的な参加や高いエンゲージメント、同僚間の協調意識、新しいアイデアや発想力の推進によって高まると考えられます。

士気の向上

職場の生産性を上げるには、従業員の士気を高めて最大限の成果を生むように取り組まなければなりません。効果的なコミュニケーションによって、誰もが発言権を持ち、生産性を上げるために業務と職責に応じて貢献することができます。

一般的に、職場の士気を高めることで生産性の向上を図るという方法が、企業が機能する上での理想的な形と言えるでしょう。

企業のすべての従業員、ならびにクライアントとの効果的なコミュニケーションは、健全な職場づくりに重要であり、またビジネスを成功させるカギとなります。

明確で分かりやすいコミュニケーションのスキルは、自分で練習を重ねるほど磨かれていくので、ここで説明したスキルやヒントを毎日の業務で応用して、職場の人間関係において効果的なコミュニケーションを目指しましょう。