職場におけるコミュニケーションの基本マナー10選

生産性の高い職場環境に不可欠である適切なコミュニケーションは、メールやチャット、ビデオ通話のおかげで以前より迅速に行えるようになり、利便性は上がりましたが、こうした手段で正しくメッセージを伝えることが難しい場合もあるでしょう。

職場で礼儀正しいコミュニケーションを取るには、マナーを守り、意図した内容を相手に伝えることが大切です。

この記事では、コミュニケーションの基本マナーの意味や重要性、そして職場で正しいマナーを守るためのヒントをご紹介します。

コミュニケーションのマナーとは

コミュニケーションのマナーとは、職場で同僚とコミュニケーションを取る上で一般的に認められた方法を指します。コミュニケーションの正しいマナーには、上司や同僚、顧客との良好な関係を維持しながら、情報を明確に伝えるための行動や戦略が含まれることがあります。

コミュニケーションの正しいマナーの重要性

職場における適切なコミュニケーションは、効率的な事業運営において欠かせない要素と言えるでしょう。

適切なコミュニケーションを取ることで、メッセージの意味を意図したとおりに相手に伝えることができ、その結果、誤解を防ぎ、職場の人間関係が強化され、生産性の高いやり取りができるようになる可能性があります。

また、コミュニケーション能力が高いという印象を与え、リーダーとしての資質があると判断され、将来的に仕事上のチャンスにつながるでしょう。

職場でコミュニケーションのマナーを守るコツ

職場でコミュニケーションのマナーを守るためのコツをご紹介します。

適切なコミュニケーション手段を決める

職場で使用できるコミュニケーション手段には、次のようなものがあります。

• メール

• 電話

• チャットアプリ

• テキストメッセージ（SMS）

誰かに連絡を取る前に、状況に最も適したコミュニケーション手段を判断しましょう。たとえば、上司に簡単な近況報告をする場合は、一刻を争うような内容でなければ、テキストメッセージ（SMS）やチャットアプリを使用すると良いでしょう。

しかし、プロジェクトに大きな変更がある場合は、長文のコミュニケーションに適したメールやビデオ通話の方が適している可能性があります。

フォーマルかカジュアルかを決める

コミュニケーションの形式を問わず、求められるフォーマルさは相手によって異なることがよくありますが、状況や関係者によっては例外もあるでしょう。リラックスした職場環境の組織では、カジュアルなコミュニケーション手段が好まれる場合があります。

また、管理職の中には、役職ではなく「さん付け」で呼ばれることを望む人もいるでしょう。このように場合によって変わる要素を決めるには、自社の職場文化を把握すると良いかもしれません。

分からない場合は、同僚に意見を求めたり、会社の公式なコミュニケーションガイドラインを参考にしたりすることをおすすめします。

トーン（語調）を調整する

文章のトーンを正しく判断するのは簡単ではありませんが、小さな工夫で誤解を防ぐことはできるでしょう。たとえば「教えてもらえますか」よりも、 「教えていただけないでしょうか」 のように間接的な質問にすると、より親しみやすい印象を与える場合があります。

また、「ありがとうございます」などの感謝の言葉は、相手の時間や配慮への感謝が伝わるでしょう。自分のトーンが適切か自信がない場合は、同僚にメールやメッセージの内容を送信前に見てもらい、アドバイスを求めると良いかもしれません。

電話は丁寧に応対する

電話では、いくつかの基本的な方法で敬意を払うことができる場合があります。会話を始める前に、会話のプライバシーに関わる情報を開示しましょう。他にもその会話を聞いている人がいる場合は、相手にそのことを伝え、スピーカーに切り替える許可をもらうことが大切です。

会話中は、積極的に傾聴するよう心がけましょう。相手が目の前にいるのと同じように、注意深く話を聞き、相手の話の内容を書き留めておくことをおすすめします。

また、話す際の声の大きさも意識してみましょう。ほとんどの状況では、カジュアルな会話程度の声の大きさが適しています。

タイミングを考慮する

電話をかけたり、メールを送る時間帯は、相手の受け取り方に影響を与えることがあります。たとえば、同僚が遅い時間帯に忙しくなることが分かっている場合は、午前中に連絡した方が対応しやすい可能性があります。

メールや電話を遅い時間にする必要がある場合は、特定の時間にメールや電話をしても良いかどうか、前もって相手に尋ねてみましょう。

簡潔かつ丁寧であることを心がける

一般的に、職場での時間は貴重であるため、詳細を簡潔に伝えることで同僚の時間を尊重していることが伝わるでしょう。また、必要な情報をできるだけ多く含めることで、フォローアップのために連絡を取る回数を減らすことができる可能性があります。

見出しやリスト形式で情報を整理すると、段落で記載するよりも読みやすく、理解しやすくなるのでおすすめです。このような構成でメールを作成することで、メッセージをできるだけ早く、明確に相手に伝えることができるでしょう。

ビデオ通話のマナーを守る

ビデオ通話は、直接会議に出席できない人にとっては特に便利なコミュニケーション手段ですが、ビデオ通話を最適化するためには一定の手順が必要です。通話を開始する前に音声と映像の機能をテストし、正常に動作していることを確認すると、遅延や誤通話を防ぐことができるでしょう。

通話中は、音声が他の参加者の邪魔になる恐れがあるため、自分が話していないときはマイクをミュートすることを忘れないようにしましょう。

メッセージの内容をよく確認する

メールやテキストメッセージ（SMS）、チャットを書き終えたら、もう一度読み返して、誤りがないか確認することをおすすめします。特に携帯電話から送信する場合は、予測変換機能による打ち間違いを防ぐため、内容をよく確認することが大切です。

また、宛先が正しいか、添付ファイルが必要な場合は正しく添付されているかどうかも確認しましょう。

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建設的な批判を行う

同僚に対して建設的な批判を行う場合は、個人的に対面で伝えることをおすすめします。直接会うことができない場合は、ビデオ通話や電話を利用すると、メールやテキストメッセージ（SMS）よりも温かみのある雰囲気で話をすることができて良いかもしれません。

建設的な批判をするときは、相手が何を間違えたかではなく、どうすれば仕事の質を改善できるかということに焦点を当てるようにしましょう。

たとえば、報告書に十分なデータがないことを伝えたい場合、「報告書の主張の裏付けとなる数字があれば、信頼性が高くなると思います」と言うことで、具体的な改善案を提示し、相手への非難が避けられるでしょう。

確認の返事をする

他の人から特に書面や留守電でメッセージを受け取ったときは、自分の理解が正しいことを確認するために返事をするよう心がけましょう。

自分が関わっている仕事に関する連絡の場合は、その内容を確認することで最新情報を正確に理解したことを相手に伝え、お知らせやメモの場合は、お礼を述べることで情報共有に対して感謝の気持ちを伝えることができる可能性があります。