キャリア開発

最高のホームオフィスを作るためのアイデア集

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ホームオフィスの作り方

自宅にワークスペースを作る際に、次のアイデアを検討してみましょう。

1. 部屋を掃除する

ホームオフィスの状態を見直します。古新聞や使っていない箱類など、必要のないものは廃棄しましょう。ほこりを払い、掃除機をかけるなどして、部屋を掃除しましょう。清潔な空間はオフィスに必要なものを見極めやすくし、使えていなかったスペースも活用できるようになります。

2. 書類を整理する

定期的に書類を仕分けしてシュレッダーにかけるようにすることで、ホームオフィスまわりに書類の山ができるのを防げます。書類は以下の3つに分類しましょう。

  • 廃棄:古いものや期限が過ぎた情報を含むものすべて。個人情報や機密情報を含むものは必ずシュレッダーにかけましょう。

  • 保管:ファイル等に、少なくとも1か月間は保管が必要な書類を入れるようにします。

  • 要対応:請求書など近い将来に対応が必要な書類は、デスクの上に置いておきましょう。

現在では多くの書類が電子化されており、必要となったときにいつでも簡単に取り寄せられるものも少なくありません。そのような場合は紙の書類を保管する必要はありませんが、これらの書類には多くの個人情報や機密情報が含まれることが多いので、破棄する際にはシュレッダーにかけるなど十分に注意を払いましょう。(サービス提供者によってはオンラインでの書類保存期間が決まっているものもあるので、あらかじめ確認しておくことをおすすめします。)

3. ファイリングシステムを作る

効率的なファイリングシステムを作ることで、書類が簡単に探せるようになります。

  • 緑のファイル:医療関連
  • 青のファイル:税金関連
  • 赤のファイル:帳簿類
  • 黄色のファイル:その他

特定のプロジェクトやクライアント別にフォルダを保管している場合、指定した色ごとにアルファベット順にファイリングしましょう。たとえば、黄色が取引中のクライアントの場合は、黄色のタブを使って、クライアントの名前をアルファベット順に並べることもできます。

ファイルに重要な情報を保管するのもよいですが、デジタルコピーを作成することで紙類の散乱を解消できます。書類をスキャンをしたら原本は廃棄できます。 仕事関連の資格などといった重要書類のデジタルコピーを作成すると、フォルダを引っ張り出さずに情報にアクセスできるようになります。紙の書類をファイリングするときのように、スキャンした文書にわかりやすいラベルを付け、パソコンのフォルダに整理しておきましょう。

4. 郵便物を整理する

郵便物を仕分けして、整理するシステムをつくりましょう。

  • 重要な郵便物は分けておく。 また、期限が決まっているものも保管しておき、返信できるようにします。デスクの上やそばに郵便物の置き場を決めておくと、処理待ちのものを目で確認できます。

  • 仕分けシステムを作る。スペースに適応した、郵便物をカテゴリー別に分類できる仕分けシステムを考えましょう。それぞれのカテゴリーにラベルを貼り、必要な郵便物をすぐに探し出せるようにしましょう。

  • スタッキングトレイを使う。 スタッキングトレイで郵便物を分けることができます。デスクスペースを節約したい場合は、壁やドアに吊り下げるトレイを利用してもよいでしょう。

  • カレンダーを活用する。 郵便物置き場の上にホワイトボードのカレンダーを用意し、締め切りや請求書の支払い期限を書き込みます。支払いを済ませたら、郵便物を廃棄しましょう。

  • ペーパーレスに移行する。 メールで連絡することで、紙ゴミの大半を減らせます。郵送される紙の請求書や手紙を代わりにメールで受け取れるかどうか、オンラインのアカウントを確認してみましょう。

5. デスクまわりを整理する

デスクをエリア別に整理整頓しておくための更なるヒントをご紹介します。

  • デスクの上:日常的に使用するものだけを置いておきましょう。デスク上にある事務用品の使用頻度を見直しましょう。毎日使わないアイテムがあれば、デスクの上ではなく引き出しに収納しましょう。

  • デスクの引き出し:似たアイテムをグループごとに収納できるよう、引き出しの中に入る小さなボックスを使いましょう。引き出し全体ではなく個々のボックスを片付けることに力を入れるほうが簡単かもしれません。

  • プリンターまわり:デスクにプリンターを置くと貴重な作業スペースが奪われてしまう可能性もあります。プリンターの置き場所として、ファイルキャビネットやサイドテーブルの上を活用しましょう。

6. 電源コードを整理する

電源コードをまとめるグッズを使用してケーブル類をまとめることで、デスクまわりがケーブル類で散らかるのを防ぐことができます。粘着テープ付きのフックを使えば、電源コードを壁やデスクに引っ掛けておくことができます。邪魔にならないように配線をまとめて隠しておけるケーブルボックスを使うのもよいでしょう。

USB ハブを使えば、複数のデバイスを1本のケーブルでパソコンにつなぐことが可能です。また、ワイヤレスのマウス、キーボード、スピーカーを使ってケーブルをなくすこともできます。

7. 進行中の作業に優先順位をつける

作業を完了できる場所としてデスクを使用しましょう。アイテムを実行可能または「To Do」別に仕分けして、重要な業務の優先順位を設定しましょう。

視覚を重視するタイプの人であれば、パッと見て作業を確認できるリマインダーを使うと、状況を常に把握して集中できるようになります。また、やるべきことを具体的に説明した付箋紙を紙に貼ったり、ホワイトボードにメモやリストを書き込んでおくこともできます。

パソコンに作業リストを保存しておいてもよいでしょう。スマートフォンやタブレットと同期しておくと、常に利用できます。
ホームオフィスの空間を常に片付けておくには努力が必要な場合もありますが、システムを作っておくことで、効率よく自宅で業務を完了できるようになります。ホームオフィスを整頓した後は、その状態を維持することが大切です。定期的に紙類をシュレッダーにかけ、事務用品やパソコンを整理して、ホームオフィスの空間を整えておきましょう。

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