キャリア開発

社内評価もアップする!「話す力」と「アクティブリスニング」でコミュニケーション能力を高める

職場で評価されている人の特徴をみてみると、コミュニケーション能力の高い人が多いと思いませんか?社内外での人間関係を円滑にできるようになると、仕事がよりスムーズに推進でき、評価もアップすることは十分に考えられます。自分は内向的だ、という人にもぜひ読んでもらいたい話す力の身に付け方とは?

話し方のポイントとなる「声」と「態度」

ビジネスでは、会話の内容ももちろん大切ですが、まず振り返りたいのは話し方です。早口や小さな声だと、そもそも相手にきちんと伝わりにくくなってしまいます。自分が聞いていて上手だな、と思う人の話し方をまねしてみるのもいいですね。ポイントとなる「声」と「態度」に注目してみましょう。

普段よりトーンを意識し、ゆっくりと簡潔に話す

大切なのは、聞き取りやすい声で話すこと。低く抑揚のない話し方は聞き取りにくいことも。そこで話すことが苦手だという人は、少し意識して声のトーンを上げてみましょう。電話に出るときのことを想像してみてください。電話は声だけのコミュニケーションです。そのため、相手に伝わるように普段よりもイントネーションを強くしたり、はっきりと喋ります。これは電話に限らずオンライン会議でも有効です。普段から声のトーンを上げる習慣をつけてみましょう。

トーンを上げることに慣れてきたら、トーンを抑えるべきときは抑える工夫もしてみましょう。例えば大事なポイントや、気をつけてほしいポイントなどであえてトーンを低くすることで注意を促せます。

また、話す内容は頭の中で要点をまとめ、簡潔に話すようにしましょう。会話の仕方は大きく「結論から先に話す(結・起・承)」パターンと「時間軸で話す(起・承・結)」パターンがありますが、ビジネスでは前者の「結論から先に話す」ことが求められがちです。「結論から先に話す(結・起・承)」のパターンは新聞などで記事を読むと学べます。新聞の記事は先に結論を書き、続けて詳細を伝える「結・起・承」で統一されているからです。

内容に合わせた表情で落ち着いて話すことを心掛ける

話している時の態度、というと難しく考えてしまうかもしれませんが、押さえておきたいポイントは簡単です。たとえば、トラブルを報告するときに笑顔で話す人はいませんよね。話す内容に合った表情で、笑顔や厳しい表情を使い分けることで内容が伝わりやすくなります。

また、話し方が雑になってしまうと、上から目線に聞こえてしまうこともあるので、落ち着いて話すことも心掛けたいですね。落ち着いて話をすることで、相手が安心して聞くことができるというメリットもあります。

押さえておきたい話し方のチェックポイント

そこで、押さえておきたいポイントは以下の4つです。

  • ちょうどいい音量で話せているか
  • 明るいトーンで、極端に高くも低くもない声で話せているか
  • 早口にならず、聞き取りやすい間があるか
  • 抑揚があり、重要なポイントがわかりやすく話せているか

自分の話し方をぜひチェックしてみてくださいね。慣れてくればオンライン会議や対面での面談、プレゼンなどシーンにあわせて自分らしい話し方ができるようになるはずです。

話す力には「聞く力」も必要

話すことと同じくらい大切なのが「聞く力」です。「聞く力」を養う上で、知っておきたいコミュニケーション技術が「積極的傾聴(アクティブリスニング)」です。もともとはカウンセリングに活用されてきた技法で、会話の中から事実や相手の感情を把握し、話の本質を理解することが目的です。

アクティブリスニングで重要視しているのは、会話をするなかで相手の立場になって、相手の気持ちに共感しながら話を聞いていくこと。相手を否定せず常に関心を持ち、わからないことがあれば相手に聞き直し、真摯な態度を貫くことで、相手が抱える本当の問題点や要望を発見し、解決へ導いていきます。話す力を身に付けたい人こそ、しっかりと人の話が聞く必要があります。それでは具体的にみていきましょう。

相手の意見を否定せずに「聞き」、自分の伝えたいことを「話す」

会話をする上で、社内であっても社外であっても意見が合わない人が出てくることはよくあります。相手の意見を聞いて引っ張られるのではなく、大事なのは相手の意見も受け入れながら、自分の伝えたいことはきちんと話すことです。さらにアクティブリスニングの重要な要素でもある、相手を否定しないこと。難しいかもしれませんが、仲の良い友達と喧嘩をしないように話している時と同じだと思えば、イメージしやすいのではないでしょうか。

同じように自分の気持ちを伝えるときも、自分の状況や立場に共感してもらうよう会話をすることで、スムーズなコミュニケーションができます。

「聞く」時は相づちを打つことで、話がスムーズに進んでいく

マネジメント層向けの研修などで、2名が向き合い、一方が自己紹介をし、一方が無表情で一切相づちを打たずに聞くという体験をすることがあります。こうすると、思った以上に人は話しづらくなるのです。自分が話し、相手が相づちを打つ。このやりとりが、話をスムーズにしていきます。

なぜこの体験をマネジメント層が受けるかというと、部下が話す際に、ついPCの画面を見ながら話を聞いたり、相づちを打たずに報告を聞いたりすることがあるからです。それによって部下はとても話しづらくなることを、自ら体験してもらうわけですね。そして講師が次のように話します。「皆さんも、ご自身が新人の頃はそのような上司に報告しづらくありませんでしたか?」と。

相手が話そうとしていることをしっかり聞いている、理解しているという意味を込めて相づちを打つ。そうすることで、相手も理解してくれているという安心感から、話をどんどんしてくれます。相手が話したいことをたくさん聞ければ、情報分析もしやすくなり、こちらが話すべき内容も的確になります。その結果、「あの人は話がわかる、話しやすい」という評判になっていくのです。

「ビジネスでの雑談力が上がる45の質問」などでも雑談力をテーマに会話力について紹介しているので、あわせて読んでみてください。話す力を高める参考になるはずです。

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