【ビジネス英語】メールでミーティングを設定する方法

上司との定期的な面談や、クライアントとの打ち合わせ、面接を設定するうえで欠かせないのがミーティングの依頼メールです。打ち合わせや会議の実施をする上での第一歩となるでしょう。正確にスケジュールを組む能力は、今後のキャリアに役立つコミュニケーションスキルのひとつと言えます。

この記事では、メールでのミーティング設定方法を、英文のテンプレートやサンプルを交えて解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

メールでミーティングを設定するメリットとは？

打ち合わせの依頼をメールで送信することで、お互いの希望の日時や場所を提案し合ったり、意向を伺ったりすることで、スムーズに決めることができます。場合によっては、あらかじめ日時や場所が決まっていて、再確認するために送ることもあります。メールで商談や会議の日程を調整することには、多くのメリットがあります。

• 場所、時間、連絡先、会議の理由などのミーティングの詳細について、後からメールを参照し確認することができます。

• ミーティングの詳細をカレンダーやタスク管理アプリに転送し、スケジュール管理することができます。

• メール本文に出欠確認ができるリンクを含めることができ、事前に誰が出席するかなどを管理できます。

• 口頭で会議の日時などを決めると、メモの取り忘れやミスが出る可能性があります。メールであれば、会議の時間、場所、日時を正確に管理することができます。

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メールで打ち合わせを依頼する方法

メールでミーティングを設定する際には、目的を明確にしましょう。以下のステップを使って、メールで会議のスケジュールを効率よく立てることができます。

1. わかりやすい件名を書く

2. 挨拶の言葉を用いる

3. 必要に応じて自己紹介文を記載する

4. 会議をする理由を説明する

5. 時間帯や場所を複数提案する

6. 参加可否の返信依頼をする

7. リマインダーを送信する

1. わかりやすい件名を書く

件名は簡潔で明確なものにし、相手の関心を引くような興味深い内容や、相手と関わりのある内容を盛り込みましょう。例えば、"Meeting"や "Schedule"という言葉を入れるのはもちろんですが、初めて相手にメールを送る場合は、共通の友人の名前など、相手にメールを開いてもらうための情報を含めるとよいでしょう。

件名の入力例
“Request to set up a meeting,（ミーティングの設定依頼）”
“Please respond regarding the best meeting time,（集合時間についてご回答ください）”
“Claire Hollowell suggested we meet,（クレア・ホロウェルさんのご紹介でミーティングの提案）”

2. 挨拶の言葉を用いる

仕事の場では、通常のビジネスレターを書くときと同様に、丁寧な英語を使うのが適切ですので、受け取る側に合わせた文体を意識し、ビジネスシーンに合った言葉遣いで挨拶文を作成しましょう。また一般的に宛名は、"Dear Mr./Ms. "と相手の苗字の前に敬称をつけて書くのが適切です。性別が判断できない場合はMr./Ms.の敬称をはずし、どちらが名字かわからない場合はフルネームで"Dear Anshu Jose."と書いくと良いです。姓名の順序が逆でも問題ありません。 複数の人に送る場合は、"Dear department heads（部門長の皆さんへ）" や "To all mathematics teaching assistants（数学教務アシスタントの皆様へ）" などのグループタイトルを使用します。

3. 必要に応じて自己紹介文を記載する

ミーティングの内容によっては、初対面の相手と会う約束をしなければならない場合があります。メールの本文中で必ず自己紹介を行い身元を明らかにすることで、相手に安心してもらうことが、日程調整を円滑に進められるコツとなります。

例文：
"My name is Dawn Safino, and I am a nurse practitioner with 12 years of experience"
（私はドーン・サフィノと申します。ナース・プラクティショナーとして12年の経験があります。）
"My name is Harris Stephens, and I work in the proofing department on the fourth floor"
（4階の校正部門で働いている、ハリス・スティーブンスと申します。）

4. 会議をする理由を説明する

メールや電話での話し合いによって問題解決ができることもありますが、直接会って話し合いを行う方が効果的な場合もあります。ミーティングを設定することの重要性をメールの受信者に理解してもらうために、その理由を具体的に説明しましょう。これにより、受信者も事前に準備ができたり、それに応じてスケジュール管理をしたりするのにも役立ちます。

例文：
“I would like to discuss hiring a temporary assistant for the Finley Collection intake for the Field Museum.”
（フィールド博物館のフィンレー・コレクションを取り入れるための臨時のアシスタントを雇うことを検討したいと思います。）
“I would like to show you how exactly our firm can help you grow your online presence.”
（オンラインでの存在感を高めるために、御社のお役に立てる具体的な方法をご紹介したいと思います。）

5. 時間帯や場所を複数提案する

相手に希望日時や場所を聞く際、いくつかの選択肢を設けて提案することを心がけましょう。柔軟性を持たせることで、お互いにとって都合の良い時間と場所をスムーズに見つけることができます。メールの中では、いくつかの異なる時間帯と場所を記載して、相手に選んでもらうようにしましょう。

例文：
“I am available to meet at 8 a.m. either Tuesday or Wednesday next week, or Thursdays after 4 p.m. I can reserve a conference room at our office on 2378 Westhill Street at whichever time you select.”
（来週の火曜日か水曜日のいづれかの午前8時、または木曜日の午後4時以降に会うことができます。 いずれかの日時をご選択頂いた後、ウェッシル通り2378にあるオフィスの会議室を予約します。）

提案した日時で相手が調整ができないことも想定して、以下の文章を添えるのもいいでしょう。
“If these times do not work for you, or if you would like to meet elsewhere, please let me know.”
（もし、これらの時間が合わない、他の場所で会いたいなどございましたら、お知らせください。）

6. 参加可否の返信依頼をする

ミーティングに参加できるかどうか、招待者から返事をもらいましょう。これにより、ミーティング場所や会議室の予約、食べ物や飲み物の手配などの事前手配の計画に役立てることができます。また、招待者が参加する場合の連絡方法を明確にしておきましょう。

例文：
“Please call my assistant at (231) 457-8900 to finalize the meeting,.”
（会議の最終決定のために 私のアシスタントに電話してください。）
“Please let me know as soon as possible which of the above times would work for you.”
（上記の時間帯のうち、どの時間帯にご参加頂けるか、早急にお知らせください。）

7. リマインダーを送信する

ミーティングを設定し、参加の確認が取れたら、日時と場所の詳細を再度伝えるために、会議の1～2日前にリマインダーを送りましょう。また、アシスタントとして上司のミーティング調整を行う場合などは、調整後に確定した日時と場所を双方に知らせ、リマインダーも双方に送るようにしましょう。

特に説明もなく参加を断られた場合は、時間や場所を変えたいかどうか聞いてみましょう。全く返事がない場合は、電話をし、丁寧な言葉遣いでメールの受信確認を促すのが適切です。

例文：
Dear Mr. Rosenthal, I just wanted to send a reminder about your 10:30 a.m. meeting tomorrow with Jennifer Leach of Sunset Designs. I have made a reservation for you both at the Fresh Harvest Bruncheria at 987 Smythe Street. Please let me know if anything should come up that requires changing the appointment.”
（ローゼンタールさんへ、明日の午前10時30分、サンセットデザインズのジェニファー・リーチとのミーティングについて再度ご連絡しております。 スマイス通り987番地のフレッシュ・ハーベスト・ブランチテリアに予約を入れております。予約の変更が必要な場合はお知らせください。）

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ミーティング調整時の最初に送るメールのテンプレート

ここでは、ミーティングの予定を立てる際、最初のメールを相手へ送る時に使えるテンプレートを2つ紹介します。

テンプレート 1 : 知り合いの方へ送信する場合

[Subject line]

Dear [Mr./Ms. Last Name],

I am writing to schedule a meeting to [write what the purpose of your meeting is]. If the time works for you, I would like to meet at [time] on [date] at [place].

Please confirm whether that works for you or if another time and place is better. I look forward to our meeting.

Thank you,
[Your name]

（日本語訳）
[件名]

[受信者名] 様

[会議の目的] のミーティングをスケジュール調整するためにご連絡差し上げました。 ご都合が合えば、[日付] の [時間] に [場所] でお会いしたいと思います。

お時間いかがでしょうか。別の日時をご希望の際はお知らせください。お会いできるのを楽しみにしています。

どうぞよろしくお願いいたします。
[送信者名]

テンプレート 2 : 初めてコンタクトを取る方へ送信する場合

[Subject line]

Dear [Mr./Ms. Last Name],

My name is [Full Name], and I am writing to you because [explain why you want to set up a meeting. If you have a common acquaintance who referred you, this is a good time to mention that name.]

I would love to meet for [breakfast/coffee/lunch in your office/in my office/somewhere else] some time [name a period of time, such as “next week”], if that works for you.

Please let me know when and where you would prefer to meet. I look forward to speaking to you in person.

Sincerely,
[Your Name]

（日本語訳）
[件名]

[受信者名] 様

私は [送信者名] と申します。[会議の目的] のミーティングをスケジュール調整するためにご連絡差し上げました。[あなたを紹介してくれた共通の知り合いがいる場合は、その名前もここで述べましょう。]

ご都合が合えば、来週あたり[御社 / 弊社 /その他の場所] の[朝食 / カフェ / ランチ] 時間にてお会いしたいです。

ご都合のよろしい日時や場所を教えてください。 直接お会いできるのを楽しみにしています。

どうぞよろしくお願いいたします。
[送信者名]

ミーティング依頼メールのサンプル

ここでは、文章を書く際にインスピレーションを得るのに役立つ、3つのサンプルをご紹介します。

メールサンプル 1

Subject: Meeting Request for MH’s Christmas Party

Dear Mr. Snyder,

I am an eメールサンプルmployee in the food service department here at Mercy Hospital. I have recently been put in charge of organizing our department’s __annual staff Christmas party, as our manager is on maternity leave.

I would like to meet with you so I can get an understanding of my budget, the number of guests and who our usual vendors are for such an event. My work shift begins at 11 a.m. and I take a lunch break at 2 p.m., so I would be available to meet at 10 a.m. or 2 p.m. on any weekday next week. I would be happy to come up to your office, but please let me know if you prefer to meet elsewhere.

Thank you very much.

Sincerely,
Aleisha Johnson

（日本語訳）
件名：MHのクリスマスパーティーの打ち合わせ依頼

スナイダー様

私はマーシー病院の給食部門の従業員です。マネージャーが産休中のため、年に一度のスタッフのクリスマスパーティーの企画を私が担当することになりました。

予算やゲストの人数、いつも使っている業者などを把握するために、ミーティングを設定したいと思います。私の勤務シフトは午前11時からで、昼休みは午後2時からなので、来週の平日であれば午前10時か午後2時でしたらいつでもお会いできます。オフィスまでお伺いしますが、他の場所でお会いになりた場合はお知らせください。

ありがとうございます。

敬具
アレイシャ・ジョンソン

メールサンプル 2

Subject: Meeting with Rep. Walton, Re: Water Restrictions; Reply Requested

Dear Mr. Wood,

I am writing on behalf of House Representative Jesse Walton to set up a meeting with you to discuss the water restrictions in Temple Terrace. He is available to meet at either 10:30 a.m., 11 a.m. or 4:30 p.m. next Tuesday, August 15 at his office, 3278 W. 14th Street, Tampa.

Please confirm a meeting time at your earliest convenience.

Thank you,
Shailene Cobb
Assistant to H.R. Jesse Walton

（日本語訳）
件名：ウォルトン議員との会議 Re 給水制限について；返信要

ウッド様

ウォルトン議員の代わりご連絡させていただいております。テンプルテラスの給水制限について協議をするためのミーティングを設定きたく存じます。来週の8月15日（火曜日）の午前10時30分、午前11時、午後4時30分のいずれかの時間帯の中で、タンパ市14番街3278 W. 14th Streetにあるオフィスでお会いできますでしょうか。

ご都合のよろしい時間をご確認ください。

敬具
シェイリーン・コブ
ジェシー・ウォルトンのアシスタント

メールサンプル 3

Subject: Brian Wallace Suggested We Meet

Dear Therese McMahon,

My name is Essie High, and I am a realtor in Jacksonville. I met your friend Brian Wallace at a town hall meeting last night, and he informed me that I might be able to help you relocate your office. I have successfully found new homes for several local businesses with complicated needs, including a brewery and a nonprofit children’s preschool, so I am confident that I can assist you.

I would love to meet you over lunch one day next week, perhaps at Straub’s Steakhouse near your present office. I am available any day Monday through Thursday.

Thank you for your consideration. I look forward to hearing from you.

Sincerely,
Essie High

（日本語訳）
件名：ブライアン・ウォレスさんのご紹介によるのミーティングの提案

テレーズ・マクマホン様

ジャクソンビル不動産業者のエッシー・ハイと申します。昨夜、市庁舎の会議であなたの友人のブライアンウォレスさんに会い、御社のオフィスの移転を手伝うことができるかもしれないと伺いました。弊社では、醸造所や非営利の幼稚園など、複雑なニーズを持ついくつかの地元企業へ新しい物件を見つけることに成功しております。御社の移転も自信を持ってお手伝いすることができます。

来週あたりにお会いできればと思うのですがですが、御社の近くのストラウブズ ステーキハウスでランチなどはいかがでしょうか。 私は月曜日から木曜日までいつでも対応可能です。

ご検討頂けますと幸いです。

敬具
エッシー・ハイ