【ビジネス英語】ビジネスメールの書き方ガイド(例文付)

著者Indeed キャリアガイド編集部

更新:2021年11月30日

投稿:2020年7月7日

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円滑な職場関係を築くために、コミュニケーション能力を高めることは、仕事をする上で重要です。昨今では、コンピューターでの作業が増え、主要なコミュニケーションツールの一つとして、ビジネスではメールのやり取りが必要不可欠です。ビジネスメールを書く上でのことやマナーを知ることで、コミュニケーション能力が飛躍的に向上し、同僚や顧客の目に留まりやすいメールを作成することができるでしょう。

この記事では、優れたビジネスメールを書くために必要な手法をポイントや英語での文例を交えて解説します。

ビジネスメールとは?

ビジネスメールとは、インターネットを介して、職場の同僚や取引先、お客様などとメッセージのやり取りをすることです。目的や情報を的確に伝え、相手に行動を促すことが、ビジネスメールの目的です。他のコミュニケーションの方法に比べ、メールは気軽に利用できる反面、ビジネスメールでは形式的な文体、言葉遣い、必要な情報を正しく記述している必要があり、そうしたメールを受信者も期待しています。

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ビジネスメールの書き方

以下の手順に従って、素晴らしいプロフェッショナルなメールを書きましょう

  1. 内容がひと目で分かる件名にする

  2. 簡単な挨拶と宛名から書き出す

  3. 目的を明確に述べる

  4. 署名を記入する

  5. 校正する

1. 内容がひと目で分かる件名にする

メールの内容を簡潔にまとめた、短いワードを件名に記載しましょう。優れた件名は、受信者がメールを開く前に、どんな内容か、何をすべきかなど、連想さてくれます。そして、メールを開いた後も、すみやかに目的を把握し、内容が正しく伝わりやすくなります。また、具体的かつ明確な興味を惹くワードを件名に盛り込むことで、メールを見落とされたり、削除されたりするのを防ぐことができます。メールを開いて読みたくなるような件名の作成を心がけましょう。

2. 簡単な挨拶と宛名から書き出す

ビジネスメールの本文は、短い挨拶と宛名から始めましょう。挨拶は簡潔にして、宛名をしっかり書きましょう。万が一、担当者の名前がわからない場合は、その方の肩書きや部署名を代わりに使ってもかまいません。ビジネスメールでよく使われる挨拶の例としては、"Dear(親愛なる)"、"Good morning(おはようございます)/afternoon(こんにちは)/evening(こんばんは)"、"Hello(こんにちは)"、"Greeting(挨拶の言葉) "などがあります。

3. 目的を明確に述べる

ビジネスメールを送るからには、必ず目的があるはずです。そして可能な限り、一通のメールにつき一つの目的のみ伝えるようにしましょう。重要な内容を見逃さず、混乱を防ぐために、具体的な件名、タスク、リクエストに関連した明確なメッセージを伝えましょう。冒頭に目的を明記した文章を記載することで、受信者がすみやかにメールを内容を把握することができます。

例文: "I am writing this email to inform you that changes have been made to our privacy policy. Please review the following changes and let me know if you have any questions."
(当社のプライバシーポリシーに変更があったことをお知らせするために、このメールをお送りしております。以下の変更点をご確認いただき、ご不明な点がございましたらご連絡ください。)

4. 署名を記入する

ビジネスメール上、署名欄が名刺の役割を果たします。多くの企業では、従業員用にあらかじめフォーマットされた署名が用意されており、一般的には、締めの挨拶、氏名、肩書き、会社名、連絡先などが含まれます。また、会社のロゴや自身の写真を入れることもできます。

5. 校正する

メールを書き終えたら、スペルや文法の間違いがないかチェックするのと合わせて、メールの内容がわかりやすく、正確な情報が書かれているかを確認しましょう。ビジネスメールを校正する際には、メールを受け取る相手の立場になって考え、適切な言い回し、スタイル、フォーマットになっているかどうかを確認してください。最後に、メールに添付ファイルがある場合は、正しいファイルが添付されているか、送信前にダブルチェックを忘れずに行いましょう。

英文ビジネスメール例

ここでは、2つの異なるタイプのビジネスメール例を紹介します。同じ送信者が、一つは同僚宛に、もう一つは顧客宛に書かれたものです。

同僚宛へのビジネスメール例

To: Johnathon Roman
Title: Sales Project Timeline Revision: Please Review
Attachments: Sales Contest Project Timeline

Message:
Dear Johnathon,

I am writing this email to let you know the project deadline for the sales contest project we have been working on has been moved up one-week. The new deadline is December 20 instead of December 27. Because of this change, we will need to make adjustments to the timeline to ensure each task of the projected is completed by the deadline. I have attached an updated project timeline proposal. Please review and let me know if you will be able to complete your assigned tasks by the new deadlines. Let me know if there are any questions or concerns.

Thank You,

Monica Lewis
Sales Manager
Life Touch Insurance Group
Phone: (888) 888-8888
Email: monica.lewis@email.com

(日本語訳)
送信先:ジョナソン・ローマン
件名:ご確認ください:営業プロジェクトのタイムライン修正
添付ファイル:営業コンテストのプロジェクト行動計画

本文:
親愛なるジョナソンへ

これまで取り組んできた営業コンテストのプロジェクトの締め切りが、1週間前倒しになったことをお知らせ致します。新しい締切は、12月27日ではなく、12月20日となります。この変更に伴い、プロジェクトの各タスクが期限までに完了できるよう、タイムラインを調整する必要があります。最新のプロジェクトの行動計画案を添付しました。ご検討の上、新しい期限までに割り当てられたタスクを完了できるかどうかをお知らせください。ご質問や懸念事項があれば、お知らせください。

どうぞよろしくお願いいたします。

モニカ・ルイス
セールス・マネージャー
ライフタッチ保険グループ
電話番号:(888)888-8888
Eメールアドレス:monica.lewis@email.com

顧客宛へのビジネスメール例

To: Kendall Jennings
Title: Welcome to Life Touch Insurance Group - Important Documents Enclosed
Attachments: Jennings Policy Documents

Message:
Hello Kendall,

Thank you for trusting Life Touch Insurance Group with your family's life insurance needs. We know that securing your family's financial future is an important step for you and your family. We appreciate that you have chosen us to protect your family's future security. I have attached your policy documents to this email. These documents cover everything we discussed during our meeting about your coverage. Should you have any questions or concerns about your coverage after reviewing your policy documents, please don't hesitate to reach out to let me know. I will remain your personal life insurance agent through the life of your policy. Thank you again for your business.

Warm Regards,

Monica Lewis
Sales Manager
Life Touch Insurance Group
Phone: (888) 888-8888
Email: monica.lewis@email.com

(日本語訳)
送信先:ケンドール・ジェニングス
件名:ライフタッチ保険グループへようこそ - 重要書類を含む
添付ファイル:ジェニングス様の保険証券

本文:
ケンダル様

この度は、ご家族の生命保険をライフタッチ保険グループにてご契約いただき、誠にありがとうございます。弊社では、ご家族の将来の経済的な安心を確保することが、ご本人とご家族にとって重要な一歩であることと理解しています。ご家族の将来の安心を守るため、ライフタッチ保険グループを選んでくださったことに感謝を申し上げます。こちらのメールに保険契約書を添付いたしました。添付書類には、お客様の保険について、お打ち合わせの際にお話しした内容がすべて記載されております。契約書類をご覧になった後、保障内容についてご質問やご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。保険契約期間を通して、あなたのための生命保険代理店であり続けます。ご利用頂きありがとうございました。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

モニカ・ルイス
セールス・マネージャー
ライフタッチ保険グループ
電話番号:(888)888-8888
Eメールアドレス:monica.lewis@email.com

ビジネスメールの書き方のポイント

ここでは、ビジネスメールを書くときに覚えておくべき一般的なポイントをいくつかご紹介します。

  • 受信者のことを思いましょう:ビジネスメールを書き始める前に、メールの受信者がどんな人なのかを事前に理解しておくことが重要です。基本的にメールは、ビジネスマナーに則って、フォーマルな要素を含んだスタイルやフォーマットで作成しましょう。お互いをよく知っている間柄であれば、カジュアルな文章を使ってもよいでしょう。受け取る側に合わせた文体を意識しながら、失礼のない文章を作成しましょう。

  • 感じの良い文章を作成しましょう:メールによるコミュニケーションでは、感情が正しく伝わりにくいため、受け取り手が相手の気持ちを判断するのが難しい場合があります。気持ちの温度感が伝わるようなフレーズを使用することで、感情がより豊かに表現され、円滑なコミュニケーションに一役買うことでしょう。

  • メールを送信する必要があるかどうかを確認しましょう:多くの人は1日に何十通ものメールを受信しています。送信する前に、今一度、本当にメールをすべき内容であるかどうかを確認することで、不必要なやり取りを減らすことができます。日々のメールを適切なタイミングに送っていれば、あなたのことを信用し、毎回メールを開いて読んでくれたり、返信してくれる可能性を高めることができます。

  • メール利用が適切か確認しましょう:メールはビジネス上、効率のいい素晴らしいコミュニケーションツールですが、内容によっては、対面や電話など別の形式で伝えた方がいい場合もあります。ビジネスメールを送信する前に、メール送信がコミュニケーションとして適しているかどうかを確認することが大切です。

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