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【ビジネス英語】基本から学ぶ仕事メールの書き方(例文付)

仕事でもプライベートでも最も多く使われているコミニュケーションツールの一つがメールです。そのスピードの速さや効率の良さから、業界や役職を問わず、多くの場面で頻繁に活用されています。たとえば、大事な会議、情報交換、近況報告、自己紹介文の送信など、さまざまな状況で、要点をまとめたプロフェッショナルなメールを送信する必要があります。

プロフェッショナルなメールとは、受信者にとって親しみやすく、明確で、簡潔で、行動に移しやすいメッセージを指します。これらの基準をすべて満たすワンランク上のメールの作成方法と英文例を紹介します。

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実用的で差がつくプロフェッショナルなメールを書くためには、次のようなヒントや事例を参考にして考えてみましょう。

Professional Email

プロフェッショナルなメールを作成するための6つのステップ

メールの作成方法に自信がない場合は、この6つのステップを踏みながらメールを作成することで、受信者にとってわかりやすいメッセージを作成でき、より良いコミュニケーションを取ることができるようになります。

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1. 目的を明確にする

メールを書く前に、受信者に何をしてほしいかを考えてみましょう。メッセージを受け取った受信者に、どのような行動を促したいかという目的を明確にし、メッセージ本文で記載する必要があります。例えば、添付したレポートを見てもらいたい場合は、そのレポートが何であるか、なぜそのレポートを見てもらいたいのか、どのようなフィードバックが必要なのか、いつまでにそのタスクを完了させたいかなどを具体的に伝えましょう。

2. 受信者のことをよく考える

メールを作成する際には、受け取る側に合わせた文体を意識し、相手に失礼ではないかを確認しましょう。例えば、初対面である目上の人にメールを送る場合は、ジョークやフランクな表現を避け、洗練されたビジネス敬語を使うように心がけましょう。一方で、良好な関係を築いている同僚にメールを送る場合は、あまり堅苦しくなく、親しみやすい表現を使うとよいでしょう。

3. 簡潔にする

受信者の中には、メールをじっくりと読む時間がないくらい忙しい人もいることでしょう。重要な情報は、できるだけ簡潔にわかりやすく書きましょう。また一度に多くの話題をメール本文に詰め込みすぎると、メッセージが長くなったり、読みづらくなったり、行動に移すのが難しくなったりします。メールを編集する際には、話題に関係のない余計な情報や、不要な言葉は削除して、短くシンプルな文章を使いましょう。そうすることで、文章が短く読みやすい、受信者も短時間で理解しやすいメールとなるでしょう。

4. 送信する前に必ずダブル��ェックする

誤字脱字がなく、伝えるべき情報に間違いのないメールは、正確さと勤勉さを兼ね備えたプロフェッショナリズムの証です。メールを送信する前に、誤字脱字や情報に誤りがないかを確認しましょう。また、正しい添付ファイルが含まれているかどうかをダブルチェックしましょう。顧客や取引先への重要なメールであれば、直属の上司や信頼できる同僚にメールを送る前に目を通してもらうのもよいでしょう。

5. マナーに従って正しい文章で作成する

書き出しの挨拶と末文の締めくくりを入れることで、親しみやすく丁寧な文章に仕上がります。さらに、受信者の勤務時間外や休日に返信を求めるようなことがないよう、状況や時間にも配慮してメールを送信しましょう。

6. フォローアップを忘れずにする

多くの人は1日に何十通ものメールを受信しているため、あなたからのメッセージを見逃したり、返信を忘れてしまったりすることがあるかもしれません。受信者から2営業日以内に返信がない場合は、こちらからフォローアップメールを送ってみましょう。

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適切なメールフォーマット

メールを作成する際に考慮すべき5つの要素を紹介します。

1. Subject line

Subject line(件名)には、メッセージの理由やコミュニケーションの目的を要約した簡潔で短いフレーズを入れましょう。受信者がどのように受け取ったら正確に把握しやすいか、簡単で推測しやすいような短い文を必要に応じて入れることが重要です。

例:“Follow Up: Product Presentation”(続報:製品発表会)

2. Salutation

Salutation(挨拶文)は、メール冒頭の書き出しにあたる、一般的には挨拶の役割を果たします。

例:“Hi Mr. Samson,"(サムソンさん、こんにちは)

3. Body

Body(本文)には、伝えたい情報やメッセージをすべて書きましょう。

例:“Thank you for attending the new product presentation this afternoon. I’ve attached a video file of the full recording so you can share it with your team. Please let me know if you have any questions.” 
(午後の新製品発表会にご参加いただきありがとうございました。ビデオファイルを添付しましたので、チームにご共有いただく事が出来ます。ご不明な点がございましたらご連絡ください)

4. Closing

Closing(結びの挨拶)は、メッセージの最後を締めくくる文章で、署名の前の最後の行に書きましょう。また、ここでメッセージの本文で要望に対して、連絡をしてほしい、回答してほしいなど、返事を求める挨拶で結ぶ事もできます。

例:“I look forward to speaking with you on Wednesday. Thanks again!”
(水曜日にお話しできるのを楽しみにしております。重ねて御礼申し上げます!)

5. Signature

Signature (署名)は、あなたを識別するための名前、肩書き、その他の連絡を取るために必要な情報などを示す場所です。メールのシステム設定で、メール本文の最後に自動的に追加されるように設定することができます。

例:
“Sincerely,(よろしく)
Jillian Jones(ジリアン・ジョーンズ)
Senior Software Engineer(シニア・ソフトウェア・エンジニア)
ABC Company, Inc.(ABCカンパニー)”

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3つのプロフェッショナルなメール例

ここでは、プロフェッショナルなメールの例文を3つ紹介します。

1. 初めての相手に送るメール

Subject Line: UX Research Contract Opportunity

Hello Amal,

I hope this message finds you well. I’m reaching out today because I’m managing an application redesign project here at ABC Company and seeking a skilled UX research contractor to help analyze several sets of usability testing data.

This is a three-month project beginning February 1st, and we estimate it will take roughly 15 hours per week. All work can be completed remotely, but you’re welcome to use our workspace.

Please let me know if you’re interested in this project and we can set up some time to discuss the details further. I look forward to hearing from you.

Sincerely,
Alan Goto
User Experience Director
ABC Company, Inc.

(日本語訳)
件名: UXリサーチの業務委託契約について

アマル 様

お元気でお過ごしのことと存じます。私は現在ABCカンパニーでアプリケーションの再設計プロジェクトを管理しております。現在、ユーザビリティテストのデータを分析するための熟練したUXリサーチの契約社員を募集しているため、ご連絡を差し上げた次第です。

2月1日からの3ヶ月間のプロジェクトを予定しており、週に15時間程度の作業を想定しています。作業はリモートですべて行うことができますが、当社のワークスペースを利用していただくことも可能です。

ご興味がございましたら、是非ご連絡ください。詳細については別途お時間を設けて相談させていただきたく存じます。ご連絡をお待ちしております。

アラン・ゴトウ
ユーザー・エクスペリエンス・ディレクター
ABCカンパニー

2. チームメンバーへの一斉送信のメール

Subject Line: Marketing Meeting Canceled

Hi team,

The marketing strategy meeting scheduled for this afternoon has been canceled.

I apologize for the late notice, but I know everyone will welcome the extra time back in their day. We will reconvene at our regularly scheduled time next Wednesday.

Thanks,

Gretchen Van Buren
Senior Marketing Manager

(日本語訳)
件名: マーケティング会議のキャンセル

チームの皆さんへ

本日午後に予定していたマーケティング戦略会議はキャンセルとなりました。

*直前でのご連絡となり申し訳ございません。しかし、皆さんは自分の時間が増えたことで喜んでいることでしょう。来週の水曜日は定刻通りにミーティングを行いますので、その時にお会いしましょう。

どうぞよろしくお願いいたします。

グレッチェン・ヴァン・ビュレン
シニア・マーケティング・マネージャー

3. 確認メール

Subject Line: Re: Availability for Introductory Meeting

Hi Elizabeth,

I just wanted to check back in regarding the date for your meeting with Mr. Al-Jamil. Just let me know whether June 5 or June 6 works better for your schedule.

Thank you!

Adam Moore
Executive Assistant
123 Company

(日本語訳)
件名: Re: 初顔合わせ会合の日程のご相談

こんにちは、エリザベスさん

アルジャミルさんとの会合の日程を再度確認したいと思います。 6月5日と6月6日のいずれかの日程でご調整が可能かお知らせください。

どうぞよろしくお願いいたします。

アダム・ムーア
エグゼクティブ・アシスタント
123カンパニー

これから社会人になる方も、メールでのコミュニケーションスキルを向上させたいと考えている方も、プロフェッショナルな英文メールの書き方を習得することは重要です。上記のヒントや例文を参考にしてメールを作成すれば、すぐにワンランク上なメッセージを作成できるようになります。

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