【ビジネス英語】英文メールの書き方ステップガイド

著者Indeed キャリアガイド編集部

投稿:2022年8月8日

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仕事で毎日、あまり深く考えずに英文メールを送っている場合、デジタルコミュニケーションを向上させるチャンスかもしれません。

この記事では、英文メールのフォーマルとカジュアルのスタイルの違いや、それぞれの使い方と書き方を説明し、実際に書くときの参考になる英文テンプレートや例文をご紹介します。

フォーマルなメールとカジュアルなメールの違い

フォーマルなメールとカジュアルなメールの主な違いはトーン(語調)です。言葉の選び方や構文によって、メールのトーンは変わってきます。

フォーマルなメールもカジュアルなメールも、簡潔で温かみがあり、要点を押さえた内容にすることが重要ですが、カジュアルなメールでは格式ばった会話は必要なく、期待されません。フォーマルなメールとカジュアルなメールでは、特に挨拶が異なります。

いずれの場合も、"Dear"などの古臭い書き出しは避けてもよく、カジュアルなメールなら"Hey"などの一般的な挨拶で始めた方が良いでしょう。

フォーマルなメールの場合は、ビジネスなど礼儀正しさが求められるケースを想定して、"Hello"のような挨拶を選んだ方が無難です。同じルールは、フォーマルなメールとカジュアルなメールの結びの言葉にも適用されます。

全般的に、くだけた言葉遣いはカジュアルなメールをさらに親しみやすく、好意的な印象にしますが、ビジネスなどの儀礼的なメールでは、読みやすく分かりやすい、明瞭簡潔でフォーマルな表現を使う必要があります。

カジュアルなトーンのメールでは、独創的な言葉を選ぶことで、互いに打ち解けた間柄の会話がさらに活性化し、距離を近づけるでしょう。

その他にフォーマルなメールとカジュアルなメールで異なる部分と言えば、件名です。

フォーマルな場合は、メールの内容を要約した件名にするのが鉄則ですが、カジュアルなメールの場合は、質問形式や興味を引くような件名を使い、メールを開きたくなる工夫をしても良いでしょう。

英文メールの書き方

正しい英文メールの書き方をステップごとに説明していきます。

  1. 読み手のことを考慮する。

  2. 件名を作成する。

  3. 標準的な挨拶を書く。

  4. 冗長表現を避け、明確にする。

  5. 簡潔でありながら、温かみのある文章を心がける。

  6. シンプルな言葉で締めくくる。

1. 読み手のことを考慮する

英文メールを書く準備をするとき、読み手は誰かを考えることが重要です。たとえば、相手が仕事の関係者であれば、社会人らしく、礼儀正しいトーンでまとめましょう。

しかし、友人や恋人、家族などに送る場合は、くだけた言葉遣いや愛情を込めた呼びかけ、ニックネームなど、相手や場面に応じた表現を選んでも構いません。

愛情を表す打ち解けた表現は、カジュアルなメールの場合のみに使いましょう。

2. 件名を作成する

読み手が誰かが決まったら、次は件名を作成しましょう。ビジネス関係のメールを書く場合は、メールの内容を要約して件名につけるのが鉄則です。

カジュアルなメールの場合は、独創的な件名にしたり、メールを読みたいと思うような質問形式の件名を使ったりしても良いでしょう。

3. 標準的な挨拶を書く

いずれの場合も、堅苦しい挨拶は避けましょう。"Hi"または"Hello"で十分です。カジュアルなトーンのメールの場合、仲間内だけで通じる言葉、スラング、愛情ある呼びかけなどを適切な場面で使いましょう。

4. 冗長表現を避け、明確にする

どちらの場合も、分かりやすい表現で、冗長にならないように注意しましょう。ただし、仕事関係のメールの場合は、あまりに独創的な表現は避け、文字通りの意味の言葉を選ぶことをおすすめします。

カジュアルなメールであれば、面白くしたり、物語風にしたり、自由度が高くなりますが、メールの基本は簡潔に自分の気持ちをまとめ、分かりやすく伝えることです。

5. 簡潔でありながら、温かみのある文章を心がける

カジュアルなメールの場合、簡潔すぎると冷たい、またはよそよそしいという印象を与えてしまうことがあり、分かりやすさは大前提ですが、信頼関係を築くことも心がけましょう。

特に、メールのやり取りが活発に繰り返されている場合は、冗長にならないように、"Hi"は最初の1回だけで十分です。メールの返信は毎回"Hi"で始めなくてはと思う必要はありません。

6. シンプルな言葉で締めくくる

どのようなメールでも、締めの言葉はシンプルにします。仕事関係の場合は、"Best"や"Sincerely"のような標準的な結びの言葉が使われます。

カジュアルなメールに署名を入れることはほぼありません。堅苦しく形式ばった雰囲気にならないように、言葉の選び方に気をつけて、温かみのある終わり方にしましょう。

カジュアルな英文メールのテンプレート

次に、カジュアルな英文メールを作成する際のテンプレートをご紹介します。

Subject(件名): [魅力的な件名を入れます]

[カジュアルな挨拶を入れます] [受取人の名前をここに入れます],

[簡潔かつ思慮に富んだ本文を記載します]

[カジュアルな結びの言葉を入れます]
[自分の氏名]

フォーマルな英文メールのテンプレート

フォーマルな場面で英文メールを書く場合は、次のテンプレートを使用しましょう。

Subject(件名): [魅力的な件名を入れます] 

[フォーマルな挨拶を入れます] [受取人の名前をここに入れます],

[明確かつ単刀直入に要点を述べる本文を記載します]

[フォーマルな結びの言葉を入れます]
[自分の氏名]

英文例

カジュアルなメールとフォーマルな英文メールの例を次にご紹介します。

カジュアルなメールの英文例

Subject: Want to carpool to the basketball tournament?

Hi Rebekah,

I was wondering if you were going to the Raleigh Girls Basketball Tournament that is happening this weekend at Jackson High School. My daughter is playing in the tournament with your daughter, and I thought it could be fun to ride together. It's environmentally sensible too! Let me know if you're planning on going by Wednesday and we can make plans to carpool if you'd like.

Talk to you soon,
Deborah Merrick

(日本語訳)

件名:バスケの試合に1台の車で一緒に行きませんか?

リベカさん

今週末、ジャクソン高校で行われるローリー女子バスケットボール大会ですが、観戦に行かれますか?娘同士が同じトーナメントでプレーしているので、1台の車で一緒に行ったら楽しいと思います。環境にも良いですしね。もし行く予定なら、水曜日までに知らせてください。ご都合が良ければ、相乗りの計画を立てましょう。

それではまた
デボラ・マーリック

フォーマルなメールの英文例

Subject: Follow up on our meeting

Hello Steven,

I am writing to thank you for making time to sit with me on Friday to talk about the products that National Chem can offer your business. I wanted to let you know I'm available if you have any follow up questions about anything we discussed. As you mentioned in the meeting, time is of the essence when it comes to saving money for your business. When do you think you will be reaching a decision?

I look forward to speaking with you soon,
Anna GastonAccount ExecutiveNational Chem

(日本語訳)

件名:ミーティングのフォローアップ

スティーブンさん

金曜日は、ナショナルケム社から御社に提供する製品紹介にご同席いただき、ありがとうございました。当日お話しした内容について、ご不明な点などあれば、遠慮なくお問い合わせいただければと思います。ミーティングの際におっしゃられていたように、ビジネスのコスト削減には時間が最も重要です。いつ頃、結論がいただけそうか、ご連絡をお願いいたします。

それでは、またお話しできるのを楽しみにしております。
アンナ・ガストン アカウントエグゼクティブ ナショナルケム社


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