【ビジネス英語】6つのステップで依頼の英文メールを書く方法

著者Indeed キャリアガイド編集部

投稿:2022年6月30日

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英語を使う職場でキャリアを積んでいく中で、職務の遂行やキャリアアップ、重要なリソースの確保など、人に何かを依頼しなければならない場面はよくあるはずです。

その依頼を英文メールで行うことは、ビジネスマナーに沿った便利な方法です。そして効果的な依頼の仕方を知っておけば、説得力のあるメールを書くことができます。

この記事では、英語で人に何かを依頼する際にメールを書くことが重要な理由を説明し、英文メールを実際に書く際の参考になる英文例やヒントとともに、手順を追って書き方をご紹介します。

依頼のために英文メールを書くことが重要な理由

必要なリソースや、キャリアにおいて望むものなど、人に何かを依頼する際に英文メールで行うことは、ビジネスマナーに沿った礼儀正しい方法です。キャリアを通じて、人に何かを依頼しなければならない状況は何度もあり、依頼メールを送る相手も大勢いるはずです。

メールで依頼を行うべき理由には、次のようなものがあります。

  • 依頼内容に関する必要事項を明確に伝える

  • 今後のフォローアップのため、依頼内容を文書で記録する

  • やり取りした内容を整理する

  • 依頼に応じてもらうために必要な補足資料を提供する

  • 感謝の気持ちを述べる

人に何かを依頼する英文メールの書き方

人に何かを依頼する英文メールを書く際には、次のような手順が参考になります。

1. 依頼内容を整理する

英文メールを書く前に、依頼する内容について、自分の考えを整理しておくと良いでしょう。依頼内容によって、考慮しなければならないことは異なってきます。

自分の要望を自分でしっかり把握するために、それが実現された場合に得られるメリットと、実現のために必要なステップを書き出してみます。

また、追加で必要となる資料をそうした準備の間に集めておけば、説得力のある依頼を行うことができます。

2. 分かりやすい件名を書く

メールを書く準備ができたら、分かりやすい件名を考えましょう。件名は、依頼内容を1文でまとめたものになるよう心がけます。

または、一般的な挨拶文を件名として使うことで、受取人に親しみやすい印象を与え、メールを開いて内容を確認したいと思わせることもできます。

3. フォーマルな挨拶文でメールを始める

次に、受取人への挨拶文を書きましょう。ビジネスの場にふさわしいトーン(語調)を保つために、メールの冒頭でフォーマルな挨拶文を書くことが重要です。

フォーマルな挨拶文には、次のようなものがあります。

  • Dear [受取人の名前]

  • Good morning

  • Good afternoon

  • To Whom It May Concern

  • Hello [受取人の名前]

  • Greetings

上記のような挨拶文でメールを始めることで、仕事上の理由があってメールを書いていることが相手に伝わります。

また、こうした挨拶文は良い第一印象を与えて信頼関係を築くことにもつながるため、受取人が依頼に応じてくれる可能性も高まります。

4. 要望を伝える

挨拶文に続く段落で、自分の依頼内容について説明しましょう。最初の1〜2文で、相手の配慮に感謝したり、相手の仕事を尊敬していることなどを述べてから、具体的な内容の説明に入ると効果的です。

また、メールの受取人と直接面識がない場合は、この部分で自己紹介をしておくことが大切です。自分の氏名と職種名、会社名などを記載し、相手の連絡先を知った方法も簡単に説明することをおすすめします。 

続いて、分かりやすく簡潔な文章で、依頼内容をしっかりと説明しましょう。相手が依頼に応じる場合に必要となる情報も忘れずに含め、補足資料がある場合は、添付ファイルがあることにも言及します。

5. 受取人にとってのメリットを説明する

その次の段落では、あなたの依頼に応じることで、相手にとってもメリットがあることを説明しましょう。それによって依頼に応じてもらえる可能性が高まるため、この手順は非常に重要です。依頼に応じることで受取人も個人的または仕事上の利益が得られると、数行の文章でアピールします。

6. CTA(行動を促す要素)で締めくくる

メールの最後には、CTA(Call To Action)を明記しましょう。CTAとは、メールを読んだ後に相手に取ってほしい行動を促す言葉のことです。どのような行動かは依頼内容によって異なりますが、それを最後の文章で明確に記載することが大切です。

CTAの後は、次のような親しみやすい言葉で締めくくりましょう。

  • Sincerely 

  • All the best

  • Regards 

  • Warmly

  • Thank you

また、自分の連絡先をメールの最後に記載することも重要です。連絡先には、氏名と職種名、所属部門名、組織名、電話番号、または他のメールアドレスなどが含まれます。

こうした情報を忘れずに記載することで、必要に応じて、関心を持った受取人があなたに連絡しやすくなります。

人に何かを依頼する英文メールを書くときのヒント

上記の手順に加え、依頼の英文メールを書く際に役立つヒントをいくつかご紹介します。

受取人の話題に触れる

何かを依頼するメールを書く際に、受取人に焦点を当てることは、強力な説得材料になり得ます。あなたの依頼に応じることが、相手にとっても利益になることをできるだけ強調しましょう。

そうすることで、あなたの依頼は雑用ではなく、互いにメリットのある仕事だと考えてもらえるようになり、依頼内容が実現するチャンスが高まります。

必要な資料を提供する

メールの受取人が依頼に応じるにあたり、必要な書類を提供することも重要です。書類には、英文履歴書やポートフォリオ、営業の提案書、プレゼンテーション資料、請求書、補助金や助成金の申請書、パンフレットなどが含まれます。

こうした補足資料を提供することで、あなたの依頼に対する信頼性が高まり、相手も依頼に応じやすくなります。

依頼が必要な証拠を含める

メールの受取人に依頼に応じてもらうことが必要だと証明することも、メールを書く際の重要な説得材料になります。これは、寄付の依頼やボランティアとして仕事の依頼をする場合に、特に大切なことだと言えます。

あなたの組織にとってその依頼がいかに重要であるか、また依頼に応じてもらうことで、それがあなたの仕事、そして地域社会とその人々にどのように良い影響を与えるのかについて説明し、相手を説得しましょう。

感謝の気持ちを伝える

感謝の気持ちを伝えることは、礼儀正しい社会人として重要なマナーです。メールでのやり取りを通じ、一貫して丁寧にプロ意識の高い態度で接することは、相手と良好な関係を構築し、維持することにつながります。そうした人間関係は、将来のキャリアにおいて役に立つはずです。

たとえメールの受取人が、現時点ではあなたの依頼に応えることができない場合でも、あなたが親しみやすく、礼儀正しく、プロ意識が高い人物だと感じれば、将来的に機会があった場合には、手助けをしてくれるかもしれません。

人に何かを依頼する英文メールの例

次に、人に何かを依頼する英文メールの良い例をご紹介します。

Dear Ms. Smith,

My name is Jane Thompson, and I'm head of the fundraising department with Nurses for Nutrition. We're a nonprofit focused on providing food and nutritional education to impoverished communities across the country. I'm writing to you today because I believe the values and mission of your company closely align with our quest to close the nutrition gap and end hunger for so many in this county. We're currently accepting donations in the form of corporate giving grants, and I'd love to set up a time to discuss how giving to our organization could benefit your company.

The corporations we partner with receive recognition on all of our public platforms, including our website, which receives over 300,000 views per day. In addition to making an impact in your local community, enrolling in our corporate giving program can help your company create a positive brand image, increase brand awareness and enjoy the benefits of being associated with a credible, reputable and admirable nonprofit like Nurses for Nutrition.

If you're interested in speaking more about this opportunity, please respond with a few dates and times you're available for a phone call. We thank you for taking the time to read this email and for your consideration.

Warmly,
Jane Thompson
Head of Fundraising, Nurses for Nutrition
123-444-5566

(日本語訳) スミス様

私は、ナーセズフォーニュートリションで資金調達部門の責任者を務めているジェーン・トンプソンと申します。ナーセズフォーニュートリションは、全国の貧困地域に食料と栄養教育を提供することに重点をおいて活動している非営利団体です。今日メールを差し上げているのは、貴社の価値観とミッションが、この国の大勢の人々における栄養格差を解消し、飢餓をなくすという私たちの使命と密接に寄り添っていると考えたからです。現在、企業寄付による助成金という形で寄付を受け付けていますが、私たちの組織へ寄付を行っていただくことは、貴社にとっても利益があるということについて、ぜひお話しする機会を設けさせていただきたいと思っています。

パートナーになっていただいた企業様は、1日あたり30万回以上の閲覧数があるWebサイトを含む、私たちの組織のすべてのプラットフォームに掲載されます。企業寄付による助成金のプログラムに参加いただくことで、地域社会に良い影響を与えることができるほか、ナーセズフォーニュートリションのような信頼が厚く、評価の高い非営利団体と提携することで、貴社のブランドイメージや知名度の向上につながります。

興味がおありでしたら、お電話でお話しできる日時の候補を、本メールの返信にてお知らせください。メールをお読みいただき、ありがとうございました。ご検討いただければ幸いです。

どうぞよろしくお願い申し上げます。
ジェーン・トンプソン
資金調達部門責任者、ナーセズフォーニュートリション
123-444-5566


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