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【ビジネス英語】プロフェッショナルなメール文例集

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相手とコミュニケーションを取りながら、お互いの作業効率を高める重要なスキルの一つが、プロフェッショナルなメール術です。プロフェッショナルなメールの書き方を理解することは、より的確で洗練されたメッセージを書く力につながります。この記事では、面接後のフォローアップや、仕事のオファーへの返事、顧客との連絡など、さまざまな場面で必要となる、プロフェッショナルなメールについて、英文テンプレートと一緒にご紹介します。

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プロフェッショナルなメールとは?

プロフェッショナルなメールは、あなたが現在の会社で働いている上で、もしくはこれから社会に出て働くすべての人が必要とするコミュニケーションスキルです。受信者が理解しやすいよう、一般的な言葉と専門的な言葉を適切に使い分けたり、1日に何十通ものメールを受け取る受信者のために、明確で簡潔な言葉を使ったりすることが、プロフェッショナルなメールの要になります。簡潔かつ効率的に書くことは、メールの送信者と受信者、双方の作業効率を高めることができます。

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プロフェッショナルなメールの作成方法

円滑なコミュニケーションを取るために、職場で求められるプロフェッショナルなメールの書き方を理解しましょう。以下の手順を参考に、メールを作成してみてください。

  1. 内容がひと目で分かる件名にする
  2. 挨拶のワードを入れる
  3. ポイントを明らかにして簡潔に書く
  4. どのような行動を促したいか明確に記載する
  5. 署名を記入する

1. 内容がひと目で分かる件名にする

受信者に要件が正確に伝わるよう、簡潔で具体的な件名にしましょう。受信者にとってもメールの優先順位をつける際にも役立ちます。

2. 挨拶のワードを入れる

ビジネス上のメールは、"Dear "や "Hello "で始めることができます。親しい同僚にメールを送る場合は、単に相手の名前を入れても良いでしょう。

関連記事: 【ビジネス英語】英文メールの書き出し20パターン

3. ポイントを明確にし簡潔に書く

受信者に時間をかけさせないよう、メールの目的はすぐに伝え、必要な情報をできるだけ簡潔に詳しく説明します。要件が複数ある場合には、箇条書きや番号付きリストを使用し、情報を整理すると良いでしょう。

4. どのような行動を促したいか明確に記載する

メールを確認後、何らかの行動を受信者にとってもらいたい場合には、その内容を明記してください。返信が必要な場合は、どのように対応すべきかを詳細に記載します。返信期限がある場合は、その旨も添えましょう。

5. 署名を記入する

メールの最後には、名前と肩書き、連絡先を記入しましょう。必要な場合は電話番号も含めてください。書類や製品を受取る必要がある場合には、その宛先を記載してもよいでしょう。

関連記事: 【ビジネス英語】英文メールの締めの言葉の書き方(文例付)

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プロフェッショナルなメール文例集

ここでは、プロフェッショナルなメールの英文例をいくつかご紹介します。

面接後のお礼メール

Dear [Name],

Thank you for meeting with me today to discuss the [job title] position at [company]. It was a pleasure to meet you, and I enjoyed discussing [reference to interview conversation]. I'm excited about the opportunity to lend my skills and [industry or education] experience to the [department] team, as I believe I could be a valuable asset in your [project] work.

I look forward to hearing from you soon. Please let me know if you need any additional information.

Best regards,

[Name]

(日本語訳)

[氏名]

本日は [御社] での [ポジション] について、お話するお時間を頂き誠にありがとうございます。
お会いできて光栄です。また、[面接の会話を参考に] のお話ができてとても勉強になりました。
私の [業界、またはマネジメントスキルなど] の経験を御社のチームで活かせる機会があるをことを楽しみにしております。そして、御社の発展に貢献できるという自信もあります。

それでは、ご連絡お待ちしております。
また、他に何か必要な情報がございましたらお知らせください。

どうぞよろしくお願いいたします。

[送信者名]

面接後のフォローアップメール

Hello [Name],

I interviewed for the [job title] position at [company] on [date] and wanted to check in with you on the current status for this job. I'm excited about the opportunity to work with the [department] team and help with [tasks you're experienced in, IE building your client base, creating new marketing campaigns].

Please let me know if there's any additional information that I can provide to assist in the hiring process. I look forward to hearing from you.

Sincerely,

[Name]

(日本語訳)
こんにちは、 [氏名]

[面接を実施した日付] に、[会社名][ポジション] の面接を受けましたが、現在の選考状況はいかがでしょうか。私は、[部署名] チームと協力し、[経験した課題、Javaを使ったクライアント基盤の構築、新しいマーケティングキャンペーンの作成などのスキル] で御社のお役に立てる機会を楽しみにしております。

その他に選考に必要な情報などがございましたらお知らせください。
それでは、ご連絡お待ちしております。

敬具,
[送信者名]

詳細な情報を求めるビジネスメール

Hello [Name],

Thank you for taking the time to reach out to me about [topic]. Could you please provide me with some additional information so I can better understand your request? I'd like to assist you as quickly as possible. If you could please detail the three most important points that you need my help with, that would help speed up the process.

Once I have this clarification, I'll be able to assist you more effectively.

Thank you,

[Name]

(日本語訳)
こんにちは、 [氏名]

[トピック] についてご連絡いただきありがとうございます。 頂いた依頼をより詳しく理解するために、追加の情報をいくつかご提供いだだけますでしょうか。 なるべく早急に対応できればと存じます。 対応が必要な中で最も重要な3つのポイントを詳しくご説明いただければ、作業効率を上げるのに役立ちます。

ご説明いただき次第、迅速に効率よく対応させていただきたく存じます。

ありがとうございます。

[送信者]

内定辞退メール

Dear [Name],

Thank you for offering me the position of [job title] with [Company]. I appreciate you taking the time to consider me for this job. After careful consideration, I've realized that this is not the best fit for my goals at this time. I've decided to [accept another position, stay at a current position, seek another job or take a different course of action].

Thank you again for your time and support. I wish you the best in finding the right employee for this position.

Regards,

[Name]

(日本語訳)
[氏名]

[会社名] での [ポジション] の内定通知のご連絡をくださりありがとうごいます。 この度は、私の選考のためにお時間を使っていただき、ありがとうございます。 慎重に検討した結果、今回は自分の目標には向いていないことに気付きました。 私は、[別の内定を受け入れる、現在のポジションに留まる、別の仕事を探す、または別の行動を取る] ことに決めました。

大変お世話になりました。そのポジションにふさわしい方が見つかることを祈っております。

何卒宜しくお願い申し上げます。

[送信者名]

紹介依頼メール

Hello [Name],

I've been [goal, i.e. seeking a new job, looking for new clients] and noticed that you [specify connection, i.e. have worked with, wrote a paper with] [target's name]. I was hoping that you could introduce me so that I can [goal]. I've provided a sample introduction with some detail on the project that I'm working on below, but please feel free to customize this yourself. Don't hesitate to let me know if I can provide any additional information.

I hope you're doing well and look forward to catching up with you more soon. Thank you for any assistance that you can provide.

Best,

[Name]

(日本語訳)
こんにちは、[氏名]

私は [目的(新しい仕事を探し、新しいクライアントを探しなど)]をしていて、あなたが [紹介してほしいターゲットの名前][繋がりがある事柄(一緒に仕事をしていた、論文に記載があったなど)] ことに気付きました。 私が [目的] ができるように、ご紹介いただけませんでしょうか。 現在取り組んでいるプロジェクトの詳細を含むサンプルを以下の通りご案内致しますので、必要に応じてご自由にお使いください。 必要な情報が他にもございましたら、遠慮なくお知らせください。

ご自愛のほどお祈りいたしております。そして近々お会いできることを楽しみにしております。ご協力頂けると幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

[送信者名]

仲介役となって知人を紹介するビジネスメール

Hi [Name],

I'd like to introduce you to [Name]. He is a [job title] with [Company] looking to connect with [need, i.e. suppliers who can meet the company's growing needs, researchers in the industry, experienced freelancers for a new project]. I think you might be a good fit for this project and wanted to help you connect with one another.

I've copied [Name] on this email so he can tell you more about the [opportunity] himself. [Name] is [relationship, i.e. a former employee of mine, a fellow graduate, a contractor I've worked with] and I recommend him highly for [type of work]. I hope that this is the beginning of a profitable relationship for you both.

Sincerely,

[Name]

(日本語訳)
こんにちは、[氏名]

[紹介したい方の名前] をご紹介させて頂きたく存じます。 彼は 、[職名][会社] に勤めており、[必要性(会社の増大するニーズを満たすことができるサプライヤー、業界の研究者、新しいプロジェクトの参加できる経験豊富なフリーランサーなど)] とのつながりを模索しています。 そのためこのプロジェクトに適しているのではないかと思い、紹介させていただきました。

このメールのCCに [紹介したい方の名前] を入れて送信しているので、彼より直接 [この機会の詳細] についてお伝えることができます。[紹介したい方の名前] とは、[関係(元従業員、卒業生、以前一緒に働いたフリーランスエンジニアなど)] であり、[紹介する方の職種やスキル] を高く評価してます。 この機会がお二人にとって有益な関係の始まりになることを願っています。

どうぞよろしくお願いいたします。

[送信者名]

クライアントへの紹介特典案内のビジネスメール

Hi [Name],

Thank you so much for your kind words regarding the [project] we completed for you last month. If you don't mind, I'd like to quote your message in the testimonials section of our website. Please let me know if you're comfortable with that. If not, that's fine. No pressure!

I also wanted to let you know that we have [number] openings over the next three months for new clients. I love working with customers like you who are excited about [goals]. If you know anyone who might benefit from our services, please feel free to send them my way.

You can give them the following contact information so they can get in touch with me personally. My direct phone number is [number] and my email address is [address]. I'm able to offer a 10% discount to new clients who sign up over the next three months. You will get 10% off your next service for referring clients who purchase at least [amount]. Additional information about our current promotions is available at [link].

Thank you!

Best,

[Name]

(日本語訳)
こんにちは、 [氏名]

先月完成した [プロジェクト] について、嬉しいお言葉をいただき、誠にありがとうございます。もしよろしければ、頂いたメッセージを弊社ウェブコンテンツの「お客様の声」に引用させていただきたく存じます。ご了承いただける場合、お知らせて頂けますと幸いです。難しい場合は問題ございません。プレッシャーに感じないでください!

また、今後3ヶ月間で [] の新規クライアントを募集することになりました。あなたのように [目標] に向かって心を躍らせるお客様と一緒に仕事をするのがとても嬉しいです。 弊社サービスを必要とされる方をご存知でいらっしゃいましたら、遠慮なくお知らせください。

ご興味がある方がいらっしゃった場合、直接私の連絡先へご連絡くださいとお伝えください。 直通の電話番号は [00-0000-0000] で、メールアドレスは [Eメールアドレス] です。 今から3ヶ月以内にご契約いただく事ができた場合、新規のお客様には10%の割引を提供させて頂きます。 また、ご紹介頂いたお客様が[金額]以上ご購入て頂いた場合、お客様にもサービスから10%割引が適用されます。 現在のご紹介キャンペーンに関する追加情報は、[リンク先URL] でご確認いただけます。

どうぞよろしくお願いいたします。

敬具

[送信者名]

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