職場で役立つ自己管理能力とは?(ヒントと具体例あり)

著者Indeed キャリアガイド編集部

投稿:2022年10月27日

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生産性を最大化し、職場のパフォーマンスを改善し、仕事の目標を効率よく達成するのに役立つ自己管理能力を向上させると、採用される可能性が高まり、キャリアパスをうまく進めるようになるでしょう。

この記事では、職場で役立つ自己管理能力を見極め、自己管理能力を高めるためのヒントと、自己管理能力を発揮する具体例をご紹介します。

自己管理能力とは

自己管理能力とは、自分の思考や感情、行動をコントロールする能力を指します。自己管理能力が高い場合、主体的に目標を設定し、目標達成に向けて率先して行動することがあります。

また、目的意識を持って自己管理を行うことで、キャリアパスの方向性を決定し、目標に近づくための機会を確実に手にすることができるでしょう。

自己管理能力の6つの具体例

自己管理能力は、個人の責任における次のような側面を重視するものです。

1. 情報整理力

情報整理力を時間や物理的なスペース、体力、精神力などの面に応用することで、整然とした状態を作り出し、機能性を向上できる可能性があります。

また、情報整理力に長けている場合、重要な活動についてきちんと計画し、優先順位をつけて実行でき、職場で大事な責任を自己管理するのに役立つでしょう。

2. 目標設定力

目標設定力とは、達成したいことを明確な形できちんと決める能力を指します。

職場において目標設定力は、何が重要なのかを決め、その価値に沿って目標を達成する行動計画を立てるのに役立つでしょう。

また、目標設定力により、時間と行動を管理することができるため、職場の生産性を維持するためには必要なスキルかもしれません。

3. 時間管理能力

時間管理能力が高い場合、仕事に優先順位をつけ、気が散る状況を避け、集中力を維持することができるでしょう。

職場で効果的な時間管理ができると、締め切りを設定して守り、1度に1つのことに取り組み、適切に業務を割り当てるのに役立つ可能性があります。時間管理能力は、自己管理に欠かせない要素だと言えるでしょう。

4. 自発性

自発性とは、完了すべき仕事を率先してやり遂げる能力を指します。

自発的に行動する人は、より重要な課題を達成するため、または現在進行中の課題を解決するために必要とされる、潜在的なタスクを予測し、計画することができるでしょう。

また、外的要因に左右されず、成功したいという気持ちが原動力となり、職場の生産性も高まる場合があります。自発性は、プロジェクトや活動を確実に前進させるための自己管理の側面だと言えるでしょう。

5. ストレス管理

ストレス管理には、健康的な食事や運動習慣を維持することや、瞑想や日記などの活動に積極的に取り組むことなど、さまざまな形態がありますが、職場のストレス要因に積極的に対処することで、落ち着いて仕事に取り組むことができるでしょう。

また、ストレスが問題になる前に対処することで、目標に集中し、着実に前進できる可能性があります。

ストレスをコントロールすることで自分の感情を自己管理し、職場でビジネスパーソンとして意識の高い態度を保つことが大切です。

6. 説明責任(アカウンタビリティ)

説明責任とは、自分の考えや行動に責任を持つ当事者意識のことを指します。責任を持つことで、自分の仕事を評価し、仕事を進める上で最も適切なやり方を判断できるようになるでしょう。 

自己管理能力を高めるには

日々の仕事を指示し、評価し、改善する方法について積極的に焦点を当て、自己管理能力を高めましょう。次に、自己管理能力を高めるための方法をご紹介します。

1. 自分の強みを見極める

自分が得意とする専門的な仕事を見極め、自分の能力を最大限に発揮する方法に注目しましょう。

自分の強みを理解すると、プログラミングやテクニカルライティング、グラフィックデザイン、カスタマーサービスなどのスキルを発揮できるキャリアパスを達成できる可能性があります。

2. 業務の優先順位を決める

どの業務が最も重要なのかを明確に定義し、最も重要な仕事に注意を払い、重要事項から意識が離れるような要素をなくしましょう。

4. 情報を整理する方法の整備

時間を管理し、日々の活動を効率化し、大事なものを見つけやすい場所に置くための効果的な方法を見つけましょう。

たとえば、スケジュール帳を使ったり、携帯電話の時間管理アプリを設定したり、デスクにファイリングシステムを設置したりすることが挙げられます。

5. 厳格な期限を設ける

プロジェクトの各段階に締め切りを設定し、スケジュールを管理しましょう。自分で決めた進捗確認のタイミングに合わせ、必要であれば作業時間を増やし、予定通り、または前倒しでタスクを完了させる責任を持つことが大切です。

6. 1度に1つの作業を行う

時間や労力、スキルを1つの作業に集中しましょう。各作業を完了してから次の作業に移ることで、時間と労力を効率よく管理できる可能性があります。

7. 忍耐強く接する

冷静さを保ち、客観的に物事を考えましょう。相手を思いやり、エンパシー(共感力)を活かして相手のニーズや経験を理解し、適切に支援できるよう心がけることが大切です。

8. 心身の健康管理に気を配る

適切な食事や、定期的な運動、衛生管理、ストレスの軽減には前向きに取り組みましょう。

休憩時間にストレッチをして頭をすっきりさせ、職場には健康的なスナックを置き、ランチタイムに早足でウォーキングを行うなど、体を動かす機会を見つけると良いかもしれません。

9. 進歩を評価する

目標を目指す途中で進捗状況を確認するチェックポイントを設定し、達成度を追跡して、目標を達成できているかどうかを客観的に評価しましょう。

総合的な評価を得るために、メンター(指導者)に支援を依頼するのもおすすめです。メンターからのフィードバックは、今後の自己管理の改善に役立つ可能性があります。

職場における自己管理能力

職場での活動を注意深く管理することで、仕事上の目標を達成し、目標を超える成果を挙げることが可能になります。

次のヒントを参考に、職場での自己管理を実践し、生産的かつ効率的なスケジュールを維持しましょう。

会議には十分に準備ができた状態で時間通りに出席する 

会議が近いと分かっている場合は、前日に持参すべき情報を収集し、質問事項を考えておく時間を設けましょう。

また、会議の1時間前に質問やメモを確認することで、会議の目標に集中し、協調性を活かして発言することが大切です。

退社前に翌日の計画を立てる

1日の終わりには、カレンダーを確認したり、新たにやるべきことのリストを書いたり、翌日の仕事を書き込んでプランナーを整理したりする時間を作りましょう。

また、この時間を使って達成したことを振り返り、その日の目標への到達度を確認することも大切です。

アジェンダ(計画)を整理しておく

イベントや締め切り、会議などの詳細なスケジュールを書くことで、プロジェクト、タスク、業務をうまく管理できるでしょう。すべての項目を整理するためには、プランナーやタスク追跡アプリなどの使用を検討すると良いかもしれません。

プロジェクト目標の概要を作る

厳格な締め切りを決め、日、週、月、四半期ごとにカレンダーで締め切りを管理しましょう。 

プロジェクトは早めに評価する

プロジェクト開始前に質問があれば尋ね、自分の役割を正確に理解しましょう。また、タスクの開始後に質問することで、タスクが正しく完了したかどうかを確認したり、調整が必要なことを発見したりすることも大切です。

自己管理能力を強調するには

自己管理能力の高い従業員は、どの職場でも貴重な存在だと言えるでしょう。社内で自分の自己管理能力を適切にアピールし、また採用面接で応募先の企業に自己管理能力を認識してもらうことが大切です。

履歴書や送付状で強調できるスキル

履歴書や職務経歴書には、情報整理力、時間管理能力、目標設定力など、具体的な自己管理能力を記載しましょう。

また、自分の職歴を詳しく説明する際に、自己管理能力を発揮した例を提示することも可能です。送付状では、履歴書や職務経歴書に記載したスキルをもとに、自己管理能力を活かしてどのように生産性や効率を高めたかをさらに詳しく説明しましょう。

例:「私は、カレンダー管理で日々の業務を整理し、長期プロジェクトの期限を明確に設定しています。カレンダーを管理することで、仕事の事実関係を確認する時間を確保し、予定通りに課題を完了させることができるからです。また、他のメンバーともカレンダーシステムを共有することで、日々のタスクをうまく整理できるよう率先して取り組んできました。その結果、クライアントの提出期限前に課題を完了できるようになり、チームの効率が向上しました」

面接で強調できるスキル

面接では、自己管理能力を発揮するために、十分な準備をした上で時間通りに到着しましょう。

また、履歴書や職務経歴書のコピーを持参し、面接にふさわしい服装で臨み、また採用企業が最近受注した具体的なプロジェクトに言及できるように、事前に企業研究を行なっておくことも大切です。

こうした活動により、先を予測して考える力と、率先して準備する力をアピールできるでしょう。

面接の質問に答える際には、自分の自己管理能力を強調する機会を探しましょう。

積極的な目標設定や優れた情報整理力、締め切りを厳守するスキルなどについて説明し、自己管理能力を前職でどのように発揮したか、具体的な例を挙げることが大切です。

例:「前職では、従業員のスケジュールをすべて管理し、特別な便宜を図るためにさまざまなチームメンバーと連絡を取り合っていました。私はスケジュールが常に正確であることを確認するために、定期的に休みを取ることが多い人を追跡していました。

たとえば、家族の用事のため、いつも特定の日程で休みを取っている従業員がいました。新しい週のスケジュールが作成されたときに、この従業員が普段は休んでいる日に出勤する予定になっていたため、従業員に連絡し、スケジュールが正しいことを確認しました。私はすぐに従業員が休みを変更したことを記録するので、情報の更新を忘れることがありません」


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