スケジュール管理で仕事を効率化!方法やコツ、メリットを解説

著者Indeed キャリアガイド編集部

更新:2021年12月22日

投稿:2021年8月16日

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「スケジュール管理をしたほうがいいよ」と言われても、具体的に何をすればいいのか、どんなメリットがあるかという疑問があるかもしれません。

しかし、スケジュール管理を疎かにすると仕事で思わぬミスを招く場合があります。

スケジュールを適切に管理すれば、仕事の効率化ができるだけでなく業務の質もアップしてまさに一石二鳥です。

本記事では以下の内容について解説します。

  • スケジュール管理するメリット

  • 管理に使うべきツール

  • 具体的なやり方やコツ

仕事を見直したい、もっと結果を出したい方はぜひご覧ください。

スケジュール管理する3つのメリット

スケジュール管理すると大きく分けて3つのメリットがあります。

  • タスクが明確になる

  • 優先順位がつけられる

  • 仕事を効率化できる

それぞれ解説します。

タスクが明確になる

スケジュールを管理する過程で、今持っているタスクがすべて可視化できます。現在どの程度忙しいか、仕事に余裕があるか、という状況がわかるのは大きなメリットです。

抜け漏れの防止にもなるので、頼まれていた仕事をギリギリで思い出して慌てて仕上げることもなくなります。

優先順位がつけられる

スケジュール管理をすると、仕事の優先順位がつけやすくなります。タスクを洗い出しているので、今やるべきことから順番に手がつけられるようになるからです。

思いついた順にタスクをこなしていると、暇な日もあるはずなのに、なぜか残業しないと仕事が終わらない事態になりがちです。優先順位順にこなしていくことで、忙しさを分散できるようになるでしょう。

仕事を効率化できる

スケジュール管理すると仕事の効率化にも繋がります。人に依頼したほうがいいことと、自分でやるべきことの整理ができるからです。

また、時間をかけるべき業務かどうかの判断もしやすくなるため、仕事のムダがなくなります。

スケジュール管理の3つのツール!メリット、デメリットも紹介

スケジュール管理は大きく分けて3つのツールを用いることができます。

  • スケジュール帳

  • スケジュールアプリ

  • エクセル

それぞれ、メリットデメリットに触れつつ解説します。

スケジュール帳

個人のスケジュールを週や月単位で管理するには、スケジュール帳がおすすめです。

スケジュール帳は予定を俯瞰して見やすいのがメリットです。「今週は出張が多くて時間が取れない」「この週は空きが多くてまとめた事務作業ができる」など、ざっくりした状況を把握しやすいでしょう。

ただし、スケジュール変更が多い場合は書いたり消したりして読みにくくなる可能性があるのがデメリットです。

スケジュールアプリ

予定変更が多い場合は、スケジュールアプリを使うとよいでしょう。また、スケジュールの共有もできるので、チームで使うのにも重宝します。予定の前にアラートをかけられるので、うっかり忘れを防ぎやすいのもメリットです。

ただし、電源の有無や電波状況に左右されるところは欠点でしょう。

エクセル

プロジェクトのスケジュールを全体共有するときに使えるのがエクセル。クライアントや自社内の他チームと全体スケジュールを共有するときに、クラウド上で変更が効かないので便利です。

時間の計算が簡単にできるところも魅力です。

一方、スケジュール変更を積極的に共有したい場合は、アプリを使った方が効率よく作業を進行できるでしょう。

スケジュール管理の方法

ここでは、スケジュール管理のやり方を説明します。スケジュールを立てるときは、3つのステップを順番に行いましょう。

  • タスクをすべて洗い出す

  • タイムリミットを決める

  • 優先順位をつけていく

ポイントは、それぞれのステップがすべて終わってから次に進むことです。

タスクをすべて洗い出す

まずはタスクをすべて洗い出しましょう。最初にタスクを一覧化することで、予定が組みやすくなります。

新しいタスクが入ったときは、どんどん追加していきましょう。

タイムリミットを決める

洗い出したタスクに対して、それぞれ期限を決めていきます。

明確な納期がないものも、自分で期限を切ってしまうのがポイントです。リミットが決まっていないと後回しになり続けるため、すべてのタスクに関して締切を決めましょう。

優先順位をつけていく

すべて期限が決まったら、優先順位をつけます。また、このときに他の人に依頼できる作業がないかも合わせて検討しましょう。

優先順位が決まれば、早くやるべきものから順番に予定を決めていくだけです。

スケジュール管理のコツ

スケジュール管理をするときに意識すべきコツは以下のとおりです。

  • 余裕を持ったスケジュールを組む

  • 一日のスケジュールは1ツールで管理する

  • 早めに作業に着手する

  • タスクはできるだけ細分化する

  • 作業する時間に注意する

それぞれ解説していきます。

余裕をもったスケジュールを組む

スケジュールは常に余裕を持って組みましょう。突発的な会議が入ったり、見積もりより作業に時間がかかったりと、予定どおりにスケジュールが進むことは稀です。

カツカツのスケジュールを組んでしまうと、リカバリーができません。ゆとりをもって予定を組んでおきましょう。

一日のスケジュールは1ツールで管理する

一日のスケジュール管理には、1つのツールのみ使いましょう。スケジュールアプリと手帳を併用したり、プライベートとビジネスで分けたりすると、ダブルブッキングの原因になります。

予定管理するならば1つのツールのみ使うほうが失敗しません。

早めに作業に着手する

締切に余裕があっても、できるだけ早めに作業を始めましょう。作業を始めてみたら思ったより大変だと気づくことも多いからです。

特に初期の頃は工数が読みにくいので、少しでも作業を早めに着手するように意識してください。

タスクはできるだけ細分化する

タスクはできるだけ細かく設定しましょう。大きく設定するほど、全体の作業時間も読めず、人にも依頼しにくいためです。

細かくタスク設定することで、細切れの時間にもできる作業を進めやすいところもメリット。小さく分けて、タスクを考えてみてください。

作業する時間にも注意する

タスクを元にスケジュールを組むときは、時間も意識すると良いでしょう。たとえば細かい作業は前日に行い、次の日の朝チェックすると、リフレッシュした目で見られるので間違いに気づきやすいです。

また、集中力を要する作業は、電話がなりにくく突発的な会議が入りにくい時間に設定したほうがよいでしょう。

一日の流れを意識してスケジュールを組むと、より作業の効率も質も上がります。

まとめ

スケジュール管理により、仕事の効率化と質アップを同時に叶えられます。仕事ができる人ならば必ず管理をしているので、本記事を参考にぜひ始めてみてください。

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