【ビジネス英語】イベント成功後のお礼メールを英語で書く方法

イベントが成功した後にお礼メールを送ることで、出席者やスポンサー、ボランティア、その他の関係者を大切に思う気持ちを伝えることができます。

イベントを成功させるために関わった多くの人々の協力に対して、感謝の気持ちを示し、相手を尊重することで信頼関係を築くと、次の機会にも積極的に参加したり、手を貸してくれるでしょう。

イベントコーディネーターや、プロモーションディレクター、デジタルマーケティングマネージャーとして働いている場合は、英語での適切なお礼メールの書き方を押さえておくことが大切です。

この記事では、イベントが成功した後にお礼メールを送ることが重要な理由を説明し、英語でお礼メールを作成するコツと、テンプレートとして使用できるイベント後のお礼メールの英文例をご紹介します。

お礼メールとは

お礼メールとは、仕事に関して感謝の気持ちを伝えるメッセージです。

お礼メールを送ることは、自分が感謝していることを伝え、受取人に自分が大切にされていると感じてもらうための礼儀正しい方法となります。

イベント終了後にお礼メールを送るべき理由

一般的にイベント終了後にお礼メールを送ることは、前回の参加者の忠誠心を維持し、自分が開催する次回のイベントにも来てもらうための効果的な方法です。

また、自分が大切にされていると感じる招待客は、次回のイベントのことを友人や家族、同僚に伝える可能性が高いので、お礼メールの受取人が大切にされていると感じるようにすることで、今後の参加者の増加にもつながります。

また、お礼メールを送ることで信頼性を築き、プロ意識の高い印象を与え、ターゲット層からの信用を得ることができるようになります。

それにより、参加者から信頼のおけるフィードバックを得やすくなり、Webサイトへのアクセスを促進し、コンバージョンを高め、好意的なレビューを集め、今後のイベントの成功を確実なものにすることができます。

イベントの成功後に英語でお礼メールを作成するコツ

イベントが成功した後に、英語でお礼メールを作成する際に役に立つコツをご紹介します。

• まず最初に、参加者やボランティア、スポンサーなど、お礼を伝えたい人々の連絡先を収集しておきましょう。

• 受取人を参加者やボランティア、寄付者など、どのようにイベントに関わったかに基づいて異なるカテゴリーに分け、各ターゲット層に合わせた具体的なメールを作成しましょう。

• 受取人1人ひとりの名前を入れて個人宛てのメールにし、相手が大切にされていると感じるようなメールを作成しましょう。

• 誠実で丁寧なトーン（語調）を心がけましょう。

• 感謝の気持ちが伝わるような、簡潔なメッセージを書きましょう。

• 読み手の関心を高めるために、イベントの写真を添えることを検討しましょう。

• イベントの成功を強調する、具体的な指標を記載しましょう。

イベント成功後のお礼メールに書くべき情報

イベント成功後のお礼メールに書くべき重要な情報には、次のようなものがあります。

• 自分の氏名

• ビジネスにふさわしい挨拶文と受取人の名前

• 感謝の気持ちを表し、イベントの概要をまとめた、短い1～2段落

• 今後開催予定の他のイベントについての簡単なお知らせ

• 礼儀正しい締めくくりの言葉

• 活字の署名

イベント成功後のお礼メールを英語で書く方法

次の手順に従って、イベントを開催した後に礼儀正しいお礼メールを英語で作成しましょう。

1. 分かりやすい件名にする

メールの件名は、受取人がメールを開く前に内容が分かるような、シンプルで率直なものにする必要があります。そうした件名には、たとえば次のようなものがあります。

• Thank you for making [イベント名] a success!（[イベント名]の成功にご協力いただきありがとうございました）

• Thank you for attending [イベント名]!（[イベント名]にご参加いただきありがとうございました）

• Thank you for your contribution!（ご協力ありがとうございました）

件名は必ず短くまとめて、さまざまなデバイスにおける表示に最適化するようにします。スマートフォンやタブレットなどのデバイスでは、件名が長すぎると途中までしか表示されないことがあるので、できれば50字未満にしましょう。

2. ビジネスにふさわしい書き出しを選択する

メールの冒頭で、フォーマルな挨拶文かカジュアルな挨拶文か、どちらがふさわしいかを判断します。フォーマルな挨拶文が必要な場合や、分からない場合は、"Dear"という挨拶を使用して受取人に呼びかけます。カジュアルな挨拶文の方がふさわしい場合は、次に挙げる挨拶文のいずれかを書き出しとして使いましょう。

• Hello/Hi

• Greetings

• Hello there

• Good morning/afternoon

受取人の下の名前を使って、親しみを感じるメールにします。また、送信ボタンを押す前に、名前の綴りが間違っていないか確認しましょう。

3. 感謝の気持ちを伝える

書き出しの文章の次に、メールの本文を作成します。メッセージは簡潔にまとめ、受取人が協力してくれたことに対する感謝の気持ちを表現することに焦点を当て、読後感の良い文章にしましょう。

感謝を伝えたい内容としては、イベントへの参加や寄付、またはイベント開催中にプレゼンテーションを行なったり、その他のサービスを提供してもらったことなどが考えられます。丁寧な言葉遣いを心がけ、相手が大切にされていると感じるように、お礼の内容を具体的に説明します。

4. イベントの概要を含める

感謝の気持ちを伝えることに加えて、メールの本文では、イベントが成功した理由を強調することをおすすめします。

また、参加者数や集まった募金額、イベントに参加した講演者の数などを記載するのも効果的です。できれば数字や割合、統計値を使って、イベントの成功度を分かりやすく伝えましょう。

5. 今後開催予定の他のイベントについて受取人に伝える

メールを締めくくる前に、今後開催を予定している他のイベントについての詳細を手短に伝えることを検討しましょう。

その場合は、今後のイベントの詳細が掲載されているWebサイトのリンクを必ず記載し、参加登録の方法を説明します。こうした情報を共有することで、次回のイベントへの参加者を増やすことができます。

6. メールを締めくくる

礼儀正しい締めくくりの言葉でメールを終え、その下に自分の氏名を書きます。また、受取人が今後のイベントについて問い合わせできるように、自分の役職や会社名、電話番号などを記載しても良いでしょう。

締めくくりの言葉は、次のようなものの中から選択します。

• Sincerely 

• Best regards 

• Kind regards

• My sincere gratitude

• Thank you

イベント成功後のお礼メールの英文例

イベントが成功した後に、礼儀正しいお礼メールを書く際の参考になる英文例をご紹介します。

Subject:Thank you for making the 23rd Annual Women's Conference a success!

Dear Julie,

I am writing to thank you for attending the Annual Women's Conference! This year, we welcomed a record-breaking number of 500 professional women to our Annual Women's Conference, hosted over 50 break-out sessions with industry experts and raised more than $25,000 to continue partnering with local nonprofits.

Your support has helped us continue to expand our mission to provide the community, resources and education that women in business need to thrive. We hope to see you again at next year's Women's Conference or one of the upcoming workshops listed on our website!

Sincerely,
Megan Kulow
Event Coordinator at The Women's Business Forum
920-437-2298

（日本語訳）

件名：第23回年次女性会議の成功にご協力いただきありがとうございました

ジュリー様

年次女性会議にご出席いただき、ありがとうございました。今年度の年次女性会議では、過去最多となる500名の専門職の女性を迎え、業界の専門家による50を超えるブレイクアウトセッションを開催し、地域の非営利団体との提携を継続するために25,000ドルを超える募金が集まりました。

ジュリーさんのご支援のおかげで、ビジネスで女性が活躍するために必要なコミュニティ、リソース、教育を提供するという私たちのミッションは拡大を続けています。来年度の女性会議や、当社Webサイトに掲載されている今後のワークショップのいずれかで、再びお会いできることを楽しみにしています。

今後ともよろしくお願いいたします。
メ―ガン・クーロウ
ウイメンズビジネスフォーラム社イベントコーディネーター
920-437-2298