時間管理がうまくいかない12の原因と対処法

著者Indeed キャリアガイド編集部

投稿:2022年8月16日

Indeed キャリアガイド編集部は、さまざまな分野の知識を持つ才能豊かなライター、研究者、専門家のメンバーで構成されています。Indeed のデータと知見を駆使して、あなたのキャリア形成に役立つ情報をお届けします。

キャリアを着実に積んでいくには、生産性と心身の健康(ウェルビーイング)のバランスを取ることが大切ですが、それは簡単なことではありません。

高い時間管理能力を身に付けることで、自分に合った量の仕事をこなしつつ、活力も維持することができ、仕事とプライベートの両面で、自分自身の可能性を最大限に引き出すことができます。

状況に合わせて時間を管理するのは難しいことですが、うまく対処するためのコツもいくつかあります。この記事では、時間管理上の課題について説明してから、時間管理がうまくいかない原因と効率を高める秘訣や対処法をご紹介します。

時間管理の課題とは

時間管理の課題とは、キャリアとプライベートの両方を充実させたいと考える時に直面する課題のことです。

多くの人が、プライベートや仕事で使える時間が少なすぎる、または使える時間はこれだけしかないのにやるべきことが多すぎる、という悩みを抱えています。

また、限られた時間をできるだけ効果的に使おうとすることから、さまざまな障壁に直面することもあるでしょう。時間管理の課題を特定し、うまく対処していくことにより、自分らしくキャリアを積み上げていくためのおすすめの方法を以下にご紹介します。

時間管理の課題を克服する方法

時間管理がうまくいかず悩んでいる場合、実は周囲の人々も同じような課題に直面していることを知ると、少し安心できるかもしれません。

ここでは、他の人がそういった問題にどう対処しているかをご紹介します。よくある時間管理の課題とその解決策を学び、自身の時間管理に活かせるヒントがないか考えてみましょう。

1. やる気が出ない

重要な仕事を終わらせなければならないのに、そもそもやる気が出てこないという経験はないでしょうか。

やる気の欠如が、時間管理の障壁となることがあります。例えば、あるタスクを完了するのに必要な時間は十分に与えられているのに、やる気が起きず、なかなか手をつけられないといったケースがこの問題に該当します。

これは、その日、その仕事をするのに必要な労力がやる気を上回っているか、ある仕事をやる上での熱意が足りないことが原因です。

モチベーションが上がらない、やる気が持てないというのはよくある課題の1つですが、これにうまく対処して時間管理能力を上げることができます。

まず、やる気が出ないタスクの中に1つでも面白いことを見つけて、その部分には真剣に取り組んでみてください。そうすることで、タスク完了に向かって着実に進めるだけでなく、あなたが興味がある分野の目標達成にも近づけるかもしれません。

例えば、棚のスペースを確保するために大量のファイルを別の場所に移動する場合は、新しくできたスペースに何が置かれるのかを想像しながら楽しく取り組んでみます。

2. つい先延ばしをしてしまう

締め切りが迫るまで仕事に取り掛からないという先延ばしもよく起こることです。先延ばしにしてしまう理由は、習慣や完璧主義、目標の曖昧さなどさまざまですが、先延ばしの癖を克服して、目標を効果的に達成することは可能です。

先延ばしを克服する方法の1つは、短い時間のタイマーを設定して仕事を開始し、タイマーが鳴った時にやる気が出ない場合は、中断しても良いというルールを自分に課します。

このような状況では、多くの人がタイマーが鳴った後も仕事を続け、その作業をさらに先延ばしにするのを避ける傾向があります。やり遂げたいことを細分化してスケジュールを設定し、最終的な締め切りの前に、断続的に期限を設けるのも有効です。

3. 時間が足りない

目標を達成するための時間が少なすぎるいう時間管理の課題を抱えている人もいます。

やるべきことが多く、そのどれもが重要な場合に起こりやすい問題です。また、重要性がそれほど高くない業務や、煩雑な業務を大量に抱えている時にもこのような状況に陥ることがあります。

片づけるべき業務があまりにも多いのに、完了するために必要な時間が不足していると感じた場合は、ToDoリストに優先順位を付けて、やらなかった場合のデメリットが少ない業務の優先順位を下げてみます。

信頼できる他のチームメンバーにサポートをお願いするのも1つの方法です。

4. マルチタスクがうまくいっていない

マルチタスクで仕事をこなすことで、時間効率が大幅に上がるのではないかと感じたことはないでしょうか。

実際は、作業を次々に切り替えていくことで、意思決定プロセスに負担がかかることから、かえって効率が落ちてしまうことも実は少なくありません。また、マルチタスクによって1つの仕事に集中するのが難しくなるため、仕事の質に影響が出てしまうこともあります。

できれば、1度に1つのことに集中することをおすすめします。集中することで仕事の効率が上がったり成果が現れやすくなり、結果として仕事の質が高まる場合があります。

飲食店での接客など、1つの作業に集中できない環境で働いている場合には、ToDoリストを使ったり、時々休憩を取るなどして、精神的なストレスを軽減してください。

5. 業務量が多すぎる

仕事を引き受けすぎることも、時間管理の課題になり得ます。仕事を頼まれた時、熱意からつい気軽に引き受けてしまうことがありますが、仕事を完了するために必要な時間をしっかり計算して、あなたが使える時間を上回ってしまわないよう気をつけましょう。

必須ではない仕事を新しく引き受ける前に、現在の仕事量をよく考えてみてください。フリーランスの仕事であれば、所要時間を依頼主と話し合ったり、自分で計算して無理がない量を引き受けるようにします。

業務過多になっている場合は、仕事を他の人に分担してもらったり、協力してもらうなどの別の時間管理の仕方を検討しましょう。

6. 休み時間を確保していない

仕事熱心な人は、生産性を上げるために睡眠時間を削ったり、必要な休憩を取らなかったりすることがあります。

休憩時間を減らしたり、まったく取らずに働くと、短期的には生産性が上がったように見えますが、結局、休憩不足によって効率が悪くなっています。十分に休息を取り、心身の疲労を回復して働くことは生産性の維持に必須です。

休息が必要な時や、休息を取る余裕がある時はできる限り休んでください。睡眠のスケジュールは毎日同じにして、夜間に十分な休息を取るようにしましょう。

また、睡眠障がいの疑いがあるようなら、専門家に必ず相談してください。活力を取り戻すために、1日の中に休憩の時間を作ってください。

7. 仕事を1人で抱え込みすぎている

仕事を他の人に割り当てたり、協力を依頼するタイミングを把握しておくことも、時間を管理する上でよくある課題です。

業務を単独で遂行することを好む人は多いですが、業務過多になっているのに、完了するための時間が足りない場合には、どのように時間管理ができるかを考えてみましょう。

こうした課題に直面した場合には、あなたの仕事を代わりにやってくれる信頼できるチームメンバーがいないか考えてみてください。

時間的に余裕があり、その業務を担当するスキルを持った人がいるのであれば、協力してもらってあなたの業務量を調整することにより、仕事の質を維持することができるはずです。

直接仕事を割り振ることのできないチームメンバーの立場であれば、同僚と協力して、チーム全体の時間をより効果的に管理することを検討してください。

8. 整理整頓ができていない

整理整頓ができていないことが、時間管理や生産性の妨げになるのもよくあることです。情報や身の回りの物をきちんと整理整頓しておくことは、時間管理に有効です。目的の達成に使える時間が増え、作業を同時進行で片づけたり、探し物をする時間を減らすことができます。

ToDoリストを用意して、タスクを整理したり、紙の手帳やデジタルのタスク管理ツールを使って予定を整理するようにしてください。

また、仕事用のスペースを整理して、ワークフローを合理化することもおすすめです。散らかっていると、生産的な時間管理に支障をきたすことがあるため、毎日、少し時間をかけて作業スペースを片付けるとよいでしょう。

9. 気を散らす物に囲まれている

過剰な人付き合いやスマートフォンなどの電子機器、雑務なども職場での時間管理を難しくする要因となります。このような集中を妨げる要素の多くが、普段の生活に当たり前のように存在することから、生産性を阻害する要因となっていることに気付かないこともあります。

こうした気を散らせる要素を減らして集中力を発揮するには、作業スペースを集中モードを維持できるように整えてみてください。

職場で問題がないようであればヘッドフォンを付けて作業したり、扉を閉めるなど、集中モードであることを周囲が分かるようにすることで、気が散る要素を減らせます。

スマートフォンなどの電子機器は部屋の反対側に置き、重要な情報を受け取る他の手段がある場合は、サイレントモードにするか、電源を切りましょう。このような取り組みをするための休憩時間を1日のスケジュールに組み込むようにしてください。

10. 計画にこだわりすぎている

綿密すぎる計画を立ててることが、実は無計画なのと同じくらい時間管理の妨げになることがあります。

完璧だと思える計画を立てたとしても、割り込みの仕事が入るなど、予定が変わる可能性はいくらでもあります。予定変更に柔軟に対応しなければならないことは不可避であり、それが時間管理の課題につながることもあります。

割り込み業務をどうしても引き受ける必要がある場合は、柔軟性を最優先してみるとよいでしょう。新たに依頼されたタスクやプロジェクトを、その日やる予定だった仕事の合間にできないか検討してみます。

例えば、業者に設計図を渡す仕事を新たに依頼され、その日顧客とのランチミーティングでたまたま外出する予定が入っていた場合は、外出した際にすべてまとめて処理できないかなど、臨機応変に対応することをおすすめします。

11. 優先順位付けの問題

抱えているタスクのうち、最も重要で緊急性が高いタスクがどれなのかをきちんと把握しておくことは、適切な時間管理をする上で不可欠です。

社内の関係者が希望する優先順位があなたの意見と異なっている場合や、優先順位を付けられずに手一杯になっている状態は、時間を有効に管理することを難しくする要因となります。

優先順位付けが時間管理の課題の1つになっている場合は、グラフィックオーガナイザーや図表などの視覚的に優先順位付けができるツールを使ってみてください。

他にも、同僚に協力してもらったり、時には信頼できるメンターに相談したりして、一定期間内の最も重要なタスクを判断することもできます。

12. つい完璧を目指してしまう

細部への注意力は、職場で大きな強みになり得る大切なスキルです。ただし、仕事の成果にあまり影響がないような細部にこだわりすぎるあまり、余計な時間を使いすぎてしまうことは意識して避けるべきです。

このような習慣が、生産的な時間管理の妨げになってしまうことがあります。

完璧主義が時間管理の妨げになっていると感じたら、ToDoリストに効果測定の指標をメモしておくことを習慣づけます。これにより、本来達成すべき目標や成果を意識しながら取り組めるため、時間を使いすぎる前に次の作業に取り掛かることができるようになります。


関連記事

仕事のミスを挽回する方法

こちらの記事もおすすめです