キャリア開発

時間管理スキルとは?

時間を上手に管理するスキルは、キャリアアップに役立ちます。日々の業務を計画して時間通りに仕事を完了することは、重要な会議に積極的に参加したり、発想力を働かせて率先して仕事に取り組めるような余裕を生み出します。優れた時間管理スキルを身につけることは、最終的には重要な目標を達成したり、昇進にもつながります。

このガイドでは、時間管理の意味、時間管理スキルが重要な理由、スキルアップの秘訣、そして求職活動中にアピールする方法をご紹介します。

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時間管理スキルとは?

時間管理スキルには、時間を上手に管理するためのさまざまなスキルが含まれます。その中でも特に重要な時間管理スキルとして、次のようなものが挙げられます。

情報整理力

情報整理をしておくことで、いつ、何を完了させる必要があるのか明確に把握できます。カレンダーのスケジュールを最新の状態に保ったり、特定の文書を簡単に見つけられるようにしたり、作業環境を整理整頓したり、まめに詳細なメモを取ることなどはすべて情報整理力の高さを意味しています。

優先順位付け

それぞれの職務の優先順位を見極めることは、時間管理の鍵です。達成すべきことに優先順位を付ける方法は数多くあります。例えば、短時間で終わる簡単なものから始めて、時間のかかる複雑なものに取り掛かることもできますし、締め切りが厳しいものから取り組んだり、その両方を組み合わせて優先順位を付けることもできます。

目標設定

目標設定は、時間管理スキルを身につけるための第一歩です。目標設定により、最終目標と、それを達成するために何を優先すべきかを明確に理解することができます。短期目標と長期目標の両方を設定することは、キャリアの成功にもつながります。

コミュニケーション

優れたコミュニケーションスキルを身につけると、一緒に仕事をする同僚に自分の計画や目標を明確に伝えることができます。仕事を分担して、自分の目標に関連している重要性の高いタスクの完了に集中することもできます。

計画力

時間管理の基本となるのは、計画を立てることです。1日の予定や会議、どのように物事を達成するかを効率的に計画することで、スケジュールに沿って仕事をできるようになります。

仕事の割り振り

時間管理が上手くできるということは、個人や組織の目標達成に役立つ仕事のみに集中して完了させることを意味します。このスキルは管理職が多く使うものですが、プロジェクトを管理している場合は、タスクを分担する練習をしましょう。仕事で誰かに何かを頼まれたときに断るのが難しいこともありますが、自分の時間を上手に管理し、最終的には目標を達成するための境界線を引くよう心がけることが重要です。

ストレス管理

時間管理を実践する際には、心の健康にも気を配る必要があります。前向きな姿勢でストレスに対処することは、スケジュールをこなしていく中でモチベーションを維持し、良いパフォーマンスを発揮するのに役立ちます。1日を通して休憩を挟んだり、タスクを達成した際に自分にご褒美をあげるのも効果的です。

それぞれのスキルを身につけるために時間をかけることは、仕事や求職活動中、新しい能力を学ぶ際に、日々の仕事を整理するのに役立ちます。

時間管理スキルが重要な理由

時間管理スキルが重要な理由は、目標を達成するために仕事を体系立てるのに役立つためです。例えば、仕事を見つけることが目標であれば、履歴書の更新、求人情報の検索、応募、企業調査、面接の準備などに時間を割く必要があります。毎日決まった時間を割り当てておくことで、求職活動に必要なステップを完了させることができます。

すでに仕事があるという場合は、会社が特定の目標を達成するための、さまざまな責任を負っている可能性があります。カレンダーや会議、タスクの管理は、仕事で成功を収めるために欠かせません。

時間管理を行うことで、目の前のタスクにしっかり集中することができます。例えば、会議に遅刻してしまい、会議中にも他の人が話している間に締め切りを忘れていたプロジェクトに取り組まなければならない場合、仕事に役立つ重要な情報を聞き逃してしまうかもしれません。

時間を上手に管理することで、発想力を豊かにし、目標に向かって積極的に行動できるようになります。タスクを完了させるために時間を確保しておけば、自分自身や組織の全体像を考える時間も設けることができます。

時間管理スキルを磨くには

時間管理スキルの向上に取り組むことで、より優れた従業員となり、求人に応募する際には優れた候補者になることができます。時間管理スキルを向上させる方法を見てみましょう。

1. 短期目標と長期目標を設定する

定期的な目標設定は、一定の結果を得るために何を達成する必要があるかを明確に理解するのに役立ちます。大きな長期的な目標を達成するためには、そこにたどり着くまでの小さな節目の目標を設定しましょう。例えば半年以内に昇進するという目標がある場合、特定のスキルを向上させるために、小さな目標を設定する必要があるかもしれません。目標は具体的で、測定可能で、達成可能で、関連性があり、時間軸に沿ったものでなければなりません。目標設定について詳しくは、SMARTゴールとは:目標設定に役立つ活用方法と事例をご覧ください。

2. カレンダーを管理する

リストの中で最も重要なタスクを完了するために時間を割り当てておくことは、時間管理に欠かせないステップです。定期的にカレンダーに予定を入れて時間を確保しておけば、会議を入れられる心配もなく、集中してタスクに取り組むことができます。会議に出席することが有益かどうかも検討する必要があります。自分が会議に価値を与えたり貢献できていないと感じる場合は、その会議に出席しないという選択肢があることを覚えておきましょう。その場合は、会議の主催者に出席を断った理由をメールするなど、慎重かつ丁寧に対応することが重要です。

3. 仕事に優先順位を付ける

優先順位付けは難しいスキルですが、練習すれば簡単にできるようになります。やることリストを作るのが、優先順位付けの練習に効果的な方法です。やるべきことをすべて書き出すことで、最も緊急性の高いタスクや、すぐに終わらせられそうな簡単なタスクに順番を付けることができます。助けが必要な場合は、上司や優先順位付けが得意な同僚に聞いてみるのもいいかもしれません。タスクが他者に与える影響や期限、ビジネスの目標について理解することで、特定の仕事を誰よりも先に完了できるようになります。

時間管理のスキルを向上させることで、より優れた従業員となり、1日を通して集中力を保つことができます。上手く時間を管理するには、整理や目標設定、やることリストの優先順位付けを心がけましょう。

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