【4コマ漫画でわかる】コミュニケーション手法(メール、電話、チャット)を場面ごとに正しく使い分けよう

著者Indeed キャリアガイド編集部

投稿:2021年9月10日

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コミュニケーション手法にはどのようなものがある?

ビジネスシーンにおけるコミュニケーション手法といえば、これまではメールや電話が主流でした。最近では、ビジネスチャット、社内SNS、Web会議ツールなど、多様なコミュニケーション手法が利用されるようになりました。

場面ごとにどのようなコミュニケーション手法が最適なのでしょうか?

【4コマ漫画でわかる】コミュニケーション手法(メール、電話、チャット)を場面ごとに正しく使い分けよう
画像の説明

4コマ漫画
漫画1コマ目:先輩社員分厚い資料もって後輩の席にくる
先輩社員「この資料、先方に送っておいてー」
後輩社員「かしこまりました!」
漫画2コマ目:資料を持った後輩社員が先輩社員に質問する
後輩社員「先輩、ところでこの資料ってメールでPDFで送ればよろしいですか」
先輩社員「お客さんメール嫌いなんだよね、鳩にしなよ」
漫画3コマ目:後輩社員が疑問に思いながら鳩の足に資料くくりつけて資料を送ろうとしている
後輩社員「??????」
漫画4コマ目:後輩社員窓から鳩を放とうとするも、資料重くて鳩飛べない
後輩社員「とべない……」

いかがでしょうか。

コミュニケーション手法は、目的や顧客別に使い分けることが必要です。うまく手法を使い分けることによって、コミュニケーションが円滑になり生産性の向上にもつながるでしょう。それでは、場面ごとに適したコミュニケーション手法を紹介していきます。

コミュニケーション手法を場面ごとに使い分けよう

メールを利用する場面

メールは送受信の履歴が残るので、顧客との重要なやり取りを証拠として残しておきたい場面に最適です。また、文字数制限がないことから、長文のメッセージを相手に送りたい場面にも適しています。

その他にも、お知らせや挨拶などまとめて同じ内容を相手に送りたい場面でも、一斉送信が可能なのでメールの利用がおすすめです。

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電話を利用する場面

時間差のある連絡になってしまうメールとは異なり、相手に素早く連絡したいときに電話は役立ちます。文章だけでは冷たいと感じてしまう内容や、感謝や謝罪の気持ちをしっかり伝えたいときなどにも、感情や意図が伝わりやすいでしょう。

ただし、時間帯によっては失礼になることもあります。電話が長くなりそうなときは、メールやチャットで電話する旨を事前に伝えておくと親切です。

チャットを利用する場面

件名や挨拶文などルールやマナーがあるメールと違い、チャットには細かいルールがありません。

送信の取り消しもできるため、気軽にコミュニケーションを取りたい場面で使いやすいツールです。通知機能があるためメッセージに素早く気付け、スマートフォンでも使いやすいことから、スピーディーに連絡をとりたい場面に適しています。

その他にも、グループを作成できるため、チームやプロジェクトごとに必要な連絡を取ることもできます。

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相手に合わせたコミュニケーション手法を考えよう

どのコミュニケーション手法を使うか迷ったときには、まず相手の立場に立って考えてみることです。相手のタスクや状況が想像できると、どの場面でどう連絡すれば伝わりやすいかがだんだん分かってくるでしょう。

また、人によっては電話が嫌い、メールが好きなどの好き嫌いもあります。効率やスピードはもちろん大切ですが、相手のお仕事状況、性格を考慮し、配慮が伝わるようなコミュニケーションを取れると信頼関係が築いていけるはずです。

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