キャリア開発

【ビジネス英語】英文メールの書き出し20パターン

Indeed 履歴書があると素早く簡単に求人応募できます。

明確で親しみやすく、プロフェッショナルな英文メールを書くことは、キャリアのベースとなる基本的なスキルです。メールの始まりと終わりを適切にすることは、良好な人間関係を築き上げ、仕事を成功させるのに役立つことでしょう。
この記事では、英語でのメールの書き出しやヒントについて、実際に使えるフレーズを含めてご紹介します。

Indeed 履歴書があると素早く簡単に求人応募できます。

英文メールの書き出しが重要な理由

メールは、電話やテレビ会議と同じように、重要なコミュニケーション手段です。一通一通を、相手を尊重するように丁寧に扱うべきです。英文メールの書き出しが適切な文章であれば、第一印象が良くなる可能性が高くなり、相手にメールを最後まで読んでもらうことができるでしょう。

Indeed 履歴書があると素早く簡単に求人応募できます。

英文メールの書き出しの心得

メールの書き出しを考える前に、心に留めておくべきことがいくつかあります。

  • 名前は正しく綴る。 相手の名前のスペルを間違えることは失礼にあたり、相手からの信頼を損なうことに繋がります。良好な関係を築くためにも、名前のスペルには細心の注意を払いましょう。相手と何度もメールをやり取りしている場合は、相手の名前がメールや署名に記載されていますが、初めてのやり取りの場合は、相手の名前が正しいことを今一度確認しましょう。
  • プロ意識を持つ。 絵文字や感嘆符などを使って、親しみやすく楽しいメールを送りたくなるかもしれませんが、メールの文面は常にプロフェッショナルで最低限の内容に収めることを心に留めておきましょう。
  • 相手に合わせる。 冒頭の挨拶文は、相手に合わせて調整する必要があります。相手のことをよく知っているのであれば、ある程度カジュアルな表現を使う方が適切です。また、一人に対してや数人、大勢に対して送る場合など、送る相手の人数によっても表現方法を変えましょう。

Indeed 履歴書があると素早く簡単に求人応募できます。

英文メールの書き出しに含める内容

メールの書き出しには以下の内容を記載します。

1. 宛名: まずは挨拶から始めましょう。伝える内容や相手によって様々な書き方で始めることができます。

2. 挨拶 (任意): 必要に応じて、"Hope all is well" (お元気のことと思います/お変わりなくお過ごしのことと思います) や "Hope you had a great weekend" (よい週末を過ごされたと思います) のような簡潔でポジティブな挨拶文を添えると良いでしょう。この表現は、しばらく相手と連絡を取っていない場合や、相手と親しい間柄にある場合に適しています。重要な情報のみ記載することが好まれる場合は、この部分を省略しても問題ありません。

面識のない相手に初めてメールを送る場合は、自己紹介から始めましょう。

My name is [あなたの氏名] and I am a [役職名] for [会社名].
My name is [あなたの氏名] of the [部署名] division at [会社名].
My name is [あなたの氏名] and I am in charge of [担当部署・事柄] at [会社名].
I am [あなたの氏名], a [役職名] from [会社名].

3. 理由の明記: メールを書く理由を簡潔に1~2文入れるようにしましょう。相手に明確な目的を伝えることで、その後のやり取りがスムーズになります。

I am writing to… (...するためご連絡致しました)
I am emailing you because I would like to… (...したくメールを差し上げます)
I would like to ask some question about… (...についてお尋ねします)
I am sending this email for the first time to... (...のため初めてメールさせていただきます)

関連記事: 【ビジネス英語】ここで差がつくプロフェッショナルなメール術(例文付)

Indeed 履歴書があると素早く簡単に求人応募できます。

英文メールの書き出し例(宛名の書き方)

ここでは、メール冒頭の宛名の書き方の例をいくつかご紹介します。メールを送る相手や状況、内容などによって当てはまるものを選ぶようにしましょう。

1人または2人に対して書く場合:

  • Dear [相手の氏名],
  • Dear [相手の氏名] and [相手の氏名],
  • Hello [相手の氏名],
  • Hi [相手の氏名],
  • [相手の氏名],

3人以上に対して書く場合:

  • Hello everyone,
  • [グループまたはチーム名],
  • Hi team,
  • Hello all,
  • Hi there,
  • Good morning,
  • Good afternoon,
  • Good evening,

相手の名前が分からない場合:

  • Dear Sir, (男性に使用)
  • Dear Madam, (女性に使用)
  • Dear Sir or Madam, (男性と女性両方に使用)
  • Hi,
  • Hello,
  • Dear Hiring Manager, (採用マネージャーに使用。その他特定のポジションの記載が可能)
  • Greetings,

Indeed 履歴書があると素早く簡単に求人応募できます。

英文メールの書き出し例文集

ここからは、シチュエーションによって使い分けたい、英文メールの書き出し例をご紹介します。

求人に応募する場合:

“Dear Jeanine,

Hope this finds you well. I’m writing in response to your job posting for the Reception Associate position…”

(日本語訳)
ジェニーン様

お変わりなくお過ごしのことと思います。受付スタッフの求人情報の件ですが、...

面接終了後:

“Hello Javier,

Thank you again for taking the time to meet with me about the Accounting Manager position today. I’m following up with the additional information you requested regarding my portfolio…”

(日本語訳)
ハビエル様

本日は、経理部長のポジション件でお時間をいただきありがとうございます。ご依頼いただきました私のポートフォリオについての追加情報をお送り致します...

会議を設定する場合:

“Greetings team,

I’m reaching out to set up a meeting about the upcoming project…”

(日本語訳)
チームのみなさん

今度のプロジェクトの打ち合わせの件ですが...

新しいチームメンバーを紹介する場合:

“Kelley,

Hello! I’m writing to introduce you to the newest member of our HR team, Helen Farber…”

(日本語訳)
ケリーさん

お疲れ様です!人事部の新入部員を紹介します。ヘレン・ファーバーという...

内定を承諾する場合:

“Hi there Kiran,

Thank you so much for getting back to me. I’m excited to learn about the offer…”

(日本語訳)
キラン様、こんにちは。

お返事をくださりありがとうございます。オファーをいただき大変ワクワクしており、...

適切な英文メールを書くことは、どのような仕事においても重要な部分です。相手のことを考え、なぜそのメールを書いているのかできるだけ明確にしましょう。そうすることで、良好な人間関係を構築し、プロジェクトを推進させることができます。

英文メールの書き出しを押さえて、相手に良い印象を与え、英語でのスムーズなビジネスコミュニケーションを図りましょう。

関連記事: 【ビジネス英語】英文メールの締めの言葉の書き方(文例付)

Indeed 履歴書があると素早く簡単に求人応募できます。

関連記事

すべて表示 arrow right
在宅勤務について知っておくべきこと preview image

突然の在宅勤務開始には課題や戸惑いも多いことでしょう。在宅勤務中も健康で生産性をキープするためのヒントをご紹介します。

もうやってみた?「オンライン飲み会」のメリット・デメリット preview image

「オンライン飲み会」が言葉をご存知でしょうか?すでにやってみた方もいらっしゃると思いますが、今回はあらためて、そのメリット・デメリットなどをご紹介します。

子どもを持つ保護者のためのテレワークガイド preview image

ストレスと混乱の多いこの時期に、バランスを取りながら子どもや家族の世話と仕事のスケジュールを維持するためのヒントをまとめています。