業務効率化とは？方法や進める手順、注意点を解説

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人手不足が叫ばれる昨今、限られた人員で業務をこなすためには業務効率化が不可欠です。

日々の業務に追われて、効率化が後回しになっていませんか？

本記事では、業務効率化の方法や手順、取り組む際の注意点を解説します。

業務効率化とは、人と時間の削減術

業務効率化とは、より少ないコストで業務を完了できるようにするための対策です。

業務効率化では、コスト＝人的コストと時間的コストの削減に取り組みます。

たとえば、3人で実施していた業務を1人でできるようにする、などです。

昨今は長時間労働が問題視されたり、少子高齢化による労働人口の減少で人手不足に陥ったりと、業務効率化が求められる場面も多くあります。

業務効率化のメリット

業務効率化を通じて、人と時間が削減されると生じるメリットとは何でしょうか。

労働者からみた視点と企業からみた視点の双方から考えてみましょう。

労働時間の削減

業務効率化による労働時間の削減は、従業員の負担を減らせます。

時間や体力に余裕ができ、自己研鑽に励む余裕が生まれれば、より充実した生活を送れるようになるでしょう。

企業にとっては、従業員のワークライフバランスが向上することで定着率の向上につながり、採用などのコスト削減が見込めるでしょう。

また、外部からの評価向上も見込めます。

生産性向上

業務にかかる時間を削減して空いた時間は、他の業務に充てることができます。

より収益を上げやすい業務に人員を配置すれば生産性向上にもつながりますし、新分野への進出にも取り組めるかもしれません。

企業にとっては売上拡大の要因になり、従業員は評価や業績アップによる恩恵を受けられるでしょう。

業務効率化の方法

業務効率化の方法は、「ECRS（イクルス）の原則」のフレームワークで捉えることができます。

ECRSとは、Eliminate(なくす)、Combine(まとめる)、Rearrange(再配置する)、Simplify(簡素化する)の頭文字をとったものです。

Eliminate（不要な業務をなくす）

比較的早く効果が出やすい方法は、不要な業務をなくすことです。

慣例として実施してきた業務、形骸化している業務などをなくせば、その分業務負担が減ります。

Combine（似ている業務をまとめる）

別々の部署で似たような業務を実施している場合、一方に業務を集約すると時間も人も削減できる場合があります。

重複した作業や類似業務がないか、確認してみましょう。

Rearrange（業務フローや情報を整理し再配置する）

業務全体を整理すると見えてくるものもあります。

たとえば、資料にインデックスをつけて取り出しやすくすると検索時間を短縮できます。

また、属人化している業務を手順書に書き起こせば、一般化して分担や外注がしやすくなります。

Simplify（ITツールなどを活用して簡素化する）

特にルーティン業務は、多くの場合、ITツールを活用すると早く正確に実施できるようになります。一見、自動化が難しそうに思える業務でも、Rearrange（整理）と併せて取り組めば自動化しやすい業務フローに作り直せる可能性もあります。

業務効率化を進める手順

業務効率化は、基本的にPDCAサイクルに則って実行します。

PDCAとは、以下の4点から頭文字をとった、品質を管理するための継続的手法です。

• Plan（計画する）

• Do（実行する）

• Check（評価する）

• Action（改善する）

業務効率化は一度取り組んで終わりではなく、何度もサイクルを回して継続的に取り組むのが大切です。

Plan（対象業務を計画する）

業務効率化で初めに取り組むのが、対象業務の洗い出しと選択です。

同じ作業を定期的に繰り返すルーティン業務や、手作業で行っている業務を整理します。

業務にかかっている時間や人員の現状把握をするとともに、効率化の方法や削減度合いの計画を立てます。

Do（実行する）

計画した方法に従って、実際に業務効率化に取り組みます。

方法によっては準備に時間がかかるなど、一時的にコストが増大するかもしれません。

しかし、効率化が成功すれば増えた分のコストを回収できるくらいの効果が見込めます。

Check（結果を評価する）

計画したとおりに人と時間を削減できているのか、実際に取り組んで出てきた課題がないかを評価するのが次のステップです。

思うような結果に繋がらなかった場合は、原因を調査します。

Action（改善する）

評価結果を踏まえて、よりよい効率化の方法を再計画します。

いくつかの仮説を元に、複数の改善案を比較検討すると効果が上がりやすくなるでしょう。優先順位の高い方法を再実行し、またPlanから次のサイクルを回すのを繰り返します。

業務効率化の注意点

業務効率化を実施するにあたって、アプローチ方法には注意が必要です。

たとえば、効率化のためにITツールを導入しても、自社の体制や環境に合わなければ使用されず、浸透しないかもしれません。

また、効率化を重視しすぎて必要な仕事までなくしてしまうと、仕事の質が落ちて業績がかえって低下する可能性もあります。

効率化はあくまで手段であることを認識し、必要なツールや業務の見極めを行いましょう。

まとめ

業務効率化が達成できれば、企業にも従業員にもメリットがあります。

効率化のアプローチは業務の見直しや再配置、ツールの導入などさまざまです。

方法は1つではないため、環境に応じた適切な手法で業務効率化に取り組んでください。