社内メールで病欠の連絡をする時に伝えるべき内容とは？例文付きで解説

一般的には会社を病欠する際は、メールではなく電話での連絡がマナーです。

しかし、何らかの事情で電話ができない時や、社内のルール上で認められている場合などは、メールでの欠勤連絡が想定されます。

本記事では、メールで病欠の連絡をする際に伝えるべき内容を例文付きで解説します。

病欠メールを送る際の基本マナー

会社を欠勤すると職場の上司や同僚、場合によっては取引先など社外の関係者にも影響を与えてしまう可能性があるため、早めに連絡を入れる必要があります。

病欠する場合は「いつ確認されるかわからないメール」よりも「リアルタイムで意思を伝えられる電話」での連絡が一般的ですが、下記のようなケースでは、メールでの病欠連絡が認められている場合もあります。

• 病状が重い、のどの炎症で声が出ない場合

• 治療、入院などで病院内にいて電話ができない場合

• 社内ルールでメール連絡が認められている場合

こういったケースで病欠連絡をメールで行う際の基本的なマナーを解説します。

必要な人全員にメールを送る

病欠連絡のメールは、一人だけではなく複数の相手に送信しましょう。

一人だけにメールを送った場合、欠勤や出張でメールを確認できない、あるいは見落としによってほかの人への共有がされないかもしれません。

また、業務の引継ぎなどを円滑に行うためにも、直属の上司だけではなく、業務上知らせる必要のある人全員へのメール送信が望ましいでしょう。

始業時間前に送る

病欠の連絡をメールで行う場合、始業時間前に送りましょう。

電話連絡の場合、始業時間前ではつながらない場合もありますが、メール連絡ではそういった心配はありません。

体調不良など欠勤が確定した時点でメールを送るよう心がけましょう。

署名を忘れずに

欠勤連絡のメールでは「署名」を忘れてはなりません。

特に、仕事で使用しているアドレス以外（私用アドレスなど）からメールを送る場合、署名がなければ送信者がだれか特定できないことも考えられるので、「所属部署」と「氏名」を忘れないようにしましょう。

病欠メールに記載すべき内容

次に、病欠連絡のメールに記載すべき内容を解説します。

具体的な症状

病欠の連絡は「体調が悪いので休みます」と記載するだけでは足りない場合もあります。

「いつから」「こういった症状があり」「熱は何℃あるか」など症状を具体的に記載し、休まなければならない理由（正当性）を明確に伝えましょう。

また、病院を受診するか、発熱の場合は医療機関や相談センターに相談を行うかどうかなど、今後の具体的な行動も併せて記しておきましょう。

欠勤する期間

次に記載しなければならない内容は「欠勤する（予定の）期間」です。

症状によっても欠勤する（予定の）期間は異なるため、下記のようにおおよその期間を記しておきましょう。

• のどが痛いだけなので、午前中に病院を受診したのち午後から出社する

• 発熱しているため今日一日休む

• インフルエンザの診断を受けたため、一週間ほど休む

不在期間の明示は、職場の上司や同僚に対するマナーです。症状が重く回復までの期間が不明な場合は、医師と相談して改めて連絡する旨を記載しましょう。

引継ぎ事項

業務上の引継ぎ事項がある場合は、忘れずに記載しなければなりません。

怠ると自身の評価が下がるだけでなく、場合によっては会社の信用問題にもつながる恐れがあります。

特に来客や訪問など、外部関係者との約束がある場合は「いつ」「誰に」「何を頼むか」を明確に記しておきましょう。

病欠メールの例文パターン

最後に、病欠メールの例文を状況別に解説します。

当日一日だけ休みたい場合

まず、風邪などで当日一日だけ休みたい場合の例文です。

件名：【勤怠連絡】病欠の連絡（所属、名前）

〇〇課　
〇〇課長

おはようございます。〇〇です。

昨晩から体調を崩してしまい、頭痛と吐き気により出社が難しい状況です。
誠に申し訳ございませんが、本日一日、お休みをいただけませんでしょうか。

発熱はしておりませんので、自宅で一日静養し、明日には出社したいと考えております。

何卒よろしくお願い申し上げます。

（署名）

一日の静養で出社できると判断した場合は、「本日一日」と明記し、明日は出社したい旨を盛り込んでおくと、メールを受け取った側は安心できます。

発熱している場合は、自分の判断で出社できない場合もあるので、会社や医療機関の指示を仰ぎましょう。

休みが長引く可能性がある場合

次に、長期間休みをとる可能性がある場合の例文です。

件名：【勤怠連絡】病欠の連絡（所属、名前）

〇〇課　
〇〇課長

おはようございます。〇〇です。

昨晩より発熱とのどの痛みの症状があり、今朝も39℃の熱が続いているため、誠に申し訳ございませんが、本日お休みをいただけませんでしょうか。

インフルエンザの疑いもあるため、念のためかかりつけの病院を受診いたします。
診察の結果が出ましたら、改めて連絡いたします。

何卒よろしくお願い申し上げます。

（署名）

高熱がありインフルエンザなどの疑いがある場合、検査結果次第では長期間休まなければならない可能性もあります。

自分の判断で病欠期間を明記せず、「病院で検査を受けること」「検査結果が出たら報告する旨」を伝えておきましょう。

引継ぎがある場合

引継ぎ事項がある場合は、本文に続き下記例文のように記載します。

代わりの対応をお願いする場合は、漏れがないように「時間」と「誰にお願いするのか」を明記しましょう。

休みたい期間中に来客があり、代わりに対応してもらう

本日（〇月〇日）13：00に、〇〇商事の△△様がお見えになる予定です。
誠に恐れ入りますが、代わりの対応を、主任の□□さんにお願いできませんでしょうか。

どうぞよろしくお願いいたします。

休みたい期間中に訪問予定があり、リスケジュールの連絡をお願いする

本日（〇月〇日）13：00に、〇〇商事の△△様宛に訪問する予定となっておりますが、
訪問キャンセルの連絡を、主任の□□さんにお願いできませんでしょうか。

私が出勤後、改めて先方へお詫びの連絡と訪問日時の相談をいたします。
どうぞよろしくお願いいたします。

休みたい期間中が期限の仕事があるので、対応をお願いする

本日（〇月〇日）提出予定の見積書がファイルケースの２番目の引き出しに入っています。

誠に恐れ入りますが、代わりの提出を、主任の□□さんにお願いできませんでしょうか。
提出期限は17時までとなっております。

どうぞよろしくお願いいたします。

まとめ

病欠の連絡は電話が基本ですが、電話で連絡できない場合は、基本的なマナーを守って、伝えなければならない内容を明記するように心がけましょう。

また、メールで行うと「文章として残す」ことが可能です。電話を入れる場合でも、引き継ぎ事項などがある時は、メールも送っておくと安心できるでしょう。