キャリア開発

在宅勤務でやる気を継続するためには

新型コロナウイルスの感染拡大を受け、在宅勤務を実施する企業も増えてきています。感染の影響が継続すれば、さらに多くの企業が在宅勤務に踏み切る可能性もあります。在宅勤務への移行は思っているより容易ではないこともあるかもしれません。特に生産性、コミュニケーション、モチベーションの観点において、課題を伴う場合があります。

この記事では、在宅勤務のベストプラクティスについてご紹介します。

リモートワーク中も生産性を維持する

在宅勤務にはメリットもありますが、集中力が持続しない場合もあります。用事、家事、家族、同居人、テレビ、ソーシャルメディア、ペットなどによって気が散ることもあります。以下は、在宅勤務時に注意力の散漫を防ぎ、生産性を向上させるためのヒントです。

1. きちんとした服装を心がける

ベッドから抜け出し、パジャマを着たままパソコンの前に座りたくなるかもしれません。しかし、就寝時の服装のままで脳を生産性モードに切り替えることは困難です。今までどおり朝のルーティンを継続し、自宅での仕事と生活の境界線を設定するようにしましょう。

朝の通勤の代わりに、生産性を向上させるアクティビティを試してみましょう。たとえば散歩、軽いワークアウト、瞑想などです。それから服を着替え、1日を始める準備をし、健康的な朝食を作ります。その日のタスクに備えた服装に着替えると、モチベーションが高まります。急遽テレビ会議に参加することになっても安心です。

2. スケジュールを設定して従う

自宅にいるとしても、仕事とプライベートの時間を分けることは重要です。透明性を確保するため、在宅勤務時にはマネージャーに勤務時間を伝え、カレンダーに応答可能な時間を記入します。
以下は、生産性を最適化するための毎日のスケジュール管理のヒントです。

  • その日と週の目標を達成するために完了すべきタスクを確認し、1日をスタートする
  • それぞれのタスクにかかる時間、複雑さ、重要性を把握して優先順位を付ける
  • あらかじめ合意を得たスケジュールでマネージャーや他のチームメンバーに重要なアップデートを提供する
  • 定期的な休憩を設定し、ストレッチしたり外に出て脳を休める

脳と体のために定期的な休憩を設けないと、健康と生産性に悪影響を及ぼします。脳は体の他の筋肉と同じく、休ませる必要があります。休憩時間には、例えば次のようなことをしてみてください。

  • 瞑想する
  • 本を1章読む
  • 音楽やラジオを聴く
  • 動画に合わせてヨガをする
  • 散歩する

3. ワークスペースを設ける

可能であれば、自宅に仕事用のスペースを設けます。決まった場所で仕事をすると、家の用事と仕事を分けることができ、生産性が向上します。設定された勤務時間中は在宅であっても仕事以外のことはできないと、家族や同居人に伝えましょう。
リモートワークを行うにあたって、ビデオ・テクノロジーはぜひ活用すべきツールです。遠隔でも仲間とつながることができます。ビデオ会議を最適に運用するために、次を行うことをおすすめします。

  • 重要な会議の前にはコンピューターのマイク、スピーカー、カメラをテストし、問題がないことを確認する
  • 会議に参加するときは背景に映る部分に気を配り、必要であれば背景画像を適したものに変更する
  • カメラを使用することで理解やコミュニケーションが改善されるため、可能な限りビデオカメラをオンにする

4. 仕事のしすぎに注意する

ワークスペースと自宅のスペースが混在することで、境界線や休憩の欠如につながる可能性があります。期待される仕事の成果に関してマネージャーやチームと意識をすり合わせ、働いた時間ではなく、達成したことに焦点を当てましょう。

それでも働きすぎだと感じる場合は、仕事の開始と終了の合図となるルーティン、強制的な運動(犬の散歩やストレッチのスケジュールなど)、ゲーム感覚の休憩を取り入れます。たとえば、25分間集中したら必ず5分間休憩をとる、というポモドーロ・テクニックを試してみてください。以下は、勤務時間と自宅での時間の境界線を作るためのその他の方法です。

  • 勤務時間が終了したらコンピューターをシャットダウンする
  • 終了すると決めたら、メールやオンラインチャットを開かない
  • 仕事を終了する時間に開始するアクティビティ (運動や散歩、用事、友人との約束など)を設定する

リモートのチームメイトとコミュニケーションをとる

在宅勤務をしていると対面でのコミュニケーションが制限され、世間話や顔の表情などによって信頼関係を築くことが難しくなります。リモートワーク中も同僚との健全なコミュニケーションを維持するために、以下を参考にしてください。

1. 毎日もしくは毎週のスタンドアップミーティングを設定する

ソフトウェア開発チームにとってスタンドアップミーティングとは、コアチームが参加して進捗や問題点を共有する毎日のミーティングのことです。一般的なスタンドアップでは、各チームメンバーが次の質問に対する回答を準備してきます。

  • 昨日は何をしたか
  • 今日は何をするか
  • 妨げとなっている課題は何か

毎日、個々の達成事項や計画を共有することで、チーム全員が組織への貢献を楽しく感じられるようになります。

2. オンラインチャットを「メインオフィス」にする

多くの企業とチームがオンラインチャットを使用して、個人的、そして仕事関連のトピックに関してつながりを保っています。料理、エクササイズ、ペットなど、仕事以外の軽い話題に関するアップデートを共有できる場を設けるのもよいでしょう。また、チャットを日常的に利用して、主要な目標やその進捗状況についてのコミュニケーションをできるだけ頻繁に行いましょう。

3. ミスコミュニケーションを解消する

リモートでのコミュニケーションは、ミスコミュニケーションや誤解につながることがあります。対面のコミュニケーションにおける豊かな表現(場の雰囲気や顔の表情を含む)が、文字だけでは伝えきれないことがその一因です。

メッセージを何度もやりとりしていたり、否定的な雰囲気に気づいたときは、電話やビデオを使用する合図だと考えてください。誰かの言葉によって傷ついたり気分を害したりしたときは、中立的な言葉でさえネガティブに受け取りがちになります。疑問があれば話し合いましょう。同僚の意図を理解するために質問をしてください。

4. チームのやる気を維持する

在宅勤務中は、プロジェクトや進捗状況のアップデートに限らず、チームメイトとやりとりできるスペースを設けることがなにより重要です。リモートワークをしていると孤独に感じることもあります。以下は、在宅勤務時に同僚とつながる方法の一例です。

  • オンラインチャットをオフィスでの世間話やハッピーアワーとして活用する
  • お昼休みのビデオチャットを設定して、皆で一緒に読むと決めた本やお気に入りの手料理など、楽しい話題について話し合う
  • リモートオフィスでは実現できない貴重な対面でのコミュニケーションの代わりに、仮想チームビルディングを取り入れる

リモートチームを管理する

リモートでチームを率いるときには、独特の課題が生じます。リモートワークがあなたやチームにとって新たな変化であればなおさらです。プランニング、コミュニケーション、期待値設定は、満足感と生産性の維持に役立ちます。
以下は、リモートチーム管理のヒントです。

1. 明確な期待を伝える

時間をとって計画を立てます。達成すべき項目、期限、四半期ごとの計画および目標に対して加えるべき変更などです。文書化することで、チームとのディスカッションを開始できます。情報源として活用できるドキュメントを作成すれば、誤解を防げます。また、その他の関係者やチームとドキュメントを共有することもできます。

新たな期待やリモートワークによって変わったこと (あてはまる場合) について話し合うチームミーティングを設定します。次をアジェンダに含めます。

  • 目標と責任者・担当者
  • 期待されるアップデートの頻度と形式(書面、ビデオチャット、録画、スタンドアップミーティング)
  • コミュニケーション基準(各種メッセージに使用するプラットフォーム、期待される応答時間、勤務時間外など)

2. 1 on 1ミーティングの時間を確保して大事にする(マネージャー向け)

1 on 1 ミーティング(個人面談)の時間は、チームの各メンバーとあなたが同じ目的に向かって進んでいること、取り組んでいる業務が適切あることを確認する場です。そしてなにより、チームの健康やエンゲージメントを確かめる機会でもあります。

定期的に確認することで、より大きな問題が発生しにくくなり、定期的な即時のフィードバックが可能となり、オープンなコミュニケーションを促進できます。バーチャルチームを管理している場合、チームメンバーとの1対1の時間を割くことは特に重要です。30分から1時間を設けて、直属の部下全員と毎週1対1のセッションを行いましょう。

1 on 1 の時間を最大限に生かす

ミーティングの成功を左右する要素は多くあります。管理しているメンバーの感情面でのニーズ、関係性、チームメンバーの経験値などです。1 on 1 を成功させるために最も重要な要素は、メンバーの頭にある課題や不安について話し合える快適な場を作ることです。これらのミーティングは主にメンバーのためであり、必ず参加してもらう必要があります。

1on1のヒント: あらかじめ共有アジェンダを用意します。ミーティングの開始前に背景となる状況を説明するのに役立ちますし、マネージャーとメンバーの両者がそのミーティングについて当事者感を持って進められます。話す必要があるトピックについてはしっかり時間を確保しましょう。
新型コロナウイルスに関して、日々変化するメディアの報道や、新しいリモートワークのあり方によって、チームが混乱したり、不安に感じたりしている可能性があります。チームメンバーが自分は常にサポートされており、最新の情報を得られていると感じられるようにすることは、マネージャーの責任です。

自由形式の質問で1 on 1のセッションを開始します。これにより、メンバーにとって最も重要で、気にかけているトピックが分かります。以下は、質問の例です。

  • 調子はどうですか?
  • 何か気になっていることはありますか?
  • あなたにとって優先順位は明確ですか?
  • チームの輪の中に入れていますか?
  • 他のチームメンバーから孤立していると感じますか?
  • 一番楽しみなことは何ですか?
  • 一番不安に感じていることは何ですか?
  • 何か私にできることはありますか?

まず答えをすべて聞いてから、解決策を講じます。チームメンバーが楽しみにしていることや、自分がメンターとして成功に導く方法を明らかにしたり、メンバーが最高の仕事ができるように、その妨げとなる障害を取り除いていきます。

3. 頻繁にフィードバックを提供する

メンバーがこれまで毎日フィードバックを自然と受け取ることのできるオフィス環境で働いていた場合、リモートワークの静かすぎる環境では、不安や混乱を招く可能性があります。フィードバックを聞かない限り、自分の仕事がうまくいっていないと想像してしまいがちです。定期的なフィードバックがあれば、自らの立ち位置を理解し、誰もが同じ観点に立てます。また、より公式な人事査定などにおいても、期せぬ出来事や意見の不一致の可能性を軽減することができます。

4. 必要な情報は、迅速かつ包括的な、整理された方法で共有する

すべてのチームメンバーに即座に情報を共有し、皆が最新情報を把握している状態を保ちましょう。必要な情報をチームに浸透させて、共有するにはリーダーシップが不可欠です。情報がただしく伝わっているか、チームメンバーからの質問はしっかり把握できているか、時間をとって確認してください。

メッセージやその意図に応じて、それを伝える適切な方法、もしくは複数の方法の組み合わせを選択します。時には、メール送信後に確認のためのチームミーティングが必要な場合もあります。リモートワーク環境では、特に最初のうちは、コミュニケーションは多くとるに越したことはありません。ときには(各自のコミュニケーションスタイルにもよりますが)、長いメールの代わりにビデオを活用するのもいいかもしれません。

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