仕事図鑑

一般事務&事務の仕事をするには

事務職と言っても様々あり、通常、多くの企業に存在する事務的な仕事は「一般事務」と呼ばれています。
これに対して、語学力や専門知識が必要とされる専門事務などもあります。事務職を取り巻く環境も変化しており、正しく理解しておくことが求められます。この記事では、一般事務をはじめとする事務の仕事内容や年収、キャリアアップの方法や将来性について詳しく解説します。

一般事務とは

事務の仕事には一般事務以外にも実は様々な種類があります。一般事務とその他の事務の業務内容について簡単に見ていきます。

事務の種類

事務職は、事業を円滑に進める上でなくてはならない職種です。基本的な業務は、多種多様な書類の作成・データ入力、電話対応などです。ところで、事務と呼ばれる仕事は、「一般事務」「営業事務」「専門事務」に分類できることをご存知でしょうか。企業の規模が大きければ、一般事務の仕事もセクションごとに細分化されるので、上記の基本業務をこなしていくことが求められるでしょう。しかし、比較的規模の小さい会社であれば、経理・人事・営業など、専門性の高い事務作業を同時に求められることもあります。まずはそれぞれ、どのような性格を持つ職種であるか、確認しておきましょう。

・一般事務

一口に一般事務といっても、業務内容は広範で、企業や部署により様々です。具体的には、会議資料や決算書、見積りや請求書などの書類作成、作成された書類を分類・保存するファイリング、パソコンを使用してのデータ入力、各種伝票整理や郵便物の発送・仕訳、備品管理、電話や来客の応対などが主な作業です。仕事をこなす上で、高い専門性が求められることはめったにありません。

・営業事務

営業事務の仕事は、端的に言うと、営業担当者の仕事を事務的に支援することです。具体的には、営業担当者へのメールやスケジュールのチェック、作業内容の確認や連絡事項の申し送り、見積書や請求書の作成やデータ入力などです。場合によっては、営業担当者に代わって、顧客からの問い合わせの対応、来訪者の接客などを行うこともあります。

・専門事務

専門事務とは、企業における専任職種を、専門的な技術や知識を駆使して行う職種です。具体的には、経理や人事、貿易、金融、保険に関わる事務です。経理事務であれば、企業のお金の流れを把握し、管理・記録します。会計や簿記の知識が活かせます。また、貿易事務であれば、自社製品や原材料の輸出入に関する手続を担当します。貿易手続に必要な知識と語学が役立つでしょう。

一般事務と営業事務の違い

では、一般事務と営業事務との違いは何でしょうか。基本的に営業事務の仕事は、営業担当者のサポートがメインになります。そのため、仕事の領域は営業部門に限られます。営業の仕事と連携するために、営業資料の作成や製品の受発注業務、クライアントとのやり取り、商品在庫の管理など、営業部門に深く関わることになります。これに対して一般事務は、部門を限定せずに幅広く業務を遂行することを求められます。資料全般の作成やファイリング、電話応対、経理や庶務など、どの部門でも発生する業務に柔軟に対応しなければなりません。

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一般事務の仕事

ここでは一般事務が必要とされる様々な場所と仕事内容を具体的に紹介していきます。就職・転職活動の前に、実際に働いている姿をイメージするための参考にしてください。

一般事務の主な職場と仕事内容

事務作業は、組織が活動する際、必ず生じるものであり、官公庁などの政府機関、財団法人や公益法人、民間企業など、一般事務が活躍できる職場は幅広くあります。また、会社の規模により仕事の内容も変わってきます。大手企業であれば人員も豊富で、セクションは細かく分かれています。事務の仕事もあまり専門スキルを必要とせず、たとえば、顧客データの入力だけ、というように、決められた作業のみを行うことが多いようです。一方、中小企業のような規模の小さい会社であると、人事部や総務部、経理部などでの業務に加えて、専門性の高い事務作業を任されるケースもあります。
では、一般事務の主な仕事内容について、押さえておきましょう。

・書類作成

会社があらかじめ定めたフォーマットに合わせて、業務に必要な情報を入力します。扱う書類は、会議資料や議事録、見積書・請求書など、多くの種類があります。

・ファイリング

作成した書類を日付別、用途別に分類してファイルに収納しておく作業です。書類は企業活動の証拠となるものなので、あとで参照しやすいように整理しておく必要があります。

・データ入力

クライアントの情報や、日々の売上げ数字など、パソコンを使用して入力し、データ化する仕事です。金額などは一つの入力ミスが命取りになることもあるため、作業の正確さが求められます。

・伝票処理、整理

企業内で生じる入・出金、売上げ、仕入、振替などの項目ごとに伝票に記載し、管理する作業です。

・郵便物の発送、仕分

クライアントや関係先へ、書類や郵便物を発送し、逆に自社に届いた郵便物を部署別に仕分、分配する業務です。

・備品整理、発注

コピー機の消耗品の発注や、文房具の在庫管理、パソコンやOA機器のメンテナンスを業者へ依頼する仕事です。

・電話、メール対応

会社の代表番号や、部署にかかってきた外部からの電話を、各担当者へ取り次ぐ仕事です。

・来客対応

会社への来訪客を来客室などへ案内し、失礼のないように対応します。来訪客へ飲物を手配したり、担当者に来客の旨を取り次いだりもします。

一般事務の働き方

一般事務では、正社員の他、派遣社員やアルバイトなどの非正規雇用など、様々な勤務形態があります。正社員で働く場合、安定した収入が得られ、給与の他にも賞与や各種手当の支給、福利厚生などが期待できます。派遣社員は期間を定めて雇用される働き方で、契約を更新しない限り、長期で働くことはできません。アルバイトは時給換算で給与が支払われる勤務形態で、雇用期間の定めはありません。収入は不安定にはなりますが、他のアルバイトとかけもちするなど、柔軟な働き方が特徴です。
一般事務の勤務時間ですが、正社員であれば、朝8時半から夕方の5時半まで、あるいは朝9時から夕方6時までなど、休憩1時間を挟んで実働は1日8時間が一般的です。残業は少なく、夜勤が生じにくい仕事でもあります。日中に操業している企業であれば、基本的に夜勤は発生しません。ただ、製造業においては一般事務職でも製造装置の管理を任されていると、夜間に製造ラインが稼働している場合、対応を迫られることもあります。勤務日数は、正社員であれば週5日勤務が普通ですが、派遣社員やアルバイトの場合、週3~4日で勤務するなど、正社員に比べて柔軟な働き方を選べます。

一般事務になるには

基本的には特別な技能がなくても一般事務として就職することは可能ですが、持っていると便利な資格もあると言います。そんな資格や、どんな人に一般事務が向いているかについて紹介します。

一般事務に有利な資格やスキル

一般事務はこれといった専門スキルを必要とせず、需要は至る所にあります。それだけに、資格を取得しておくと、他の求職者と比べて、就職・転職を有利に運ぶことが可能な場合もあります。ここでは、保有しておくと有利になる資格について見ておきましょう。

・MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)

事務作業で欠かせないのが、WordやExcel、PowerPointの操作です。MOSは、マイクロソフト社が公式に認定している、マイクロソフトオフィス製品のスキルを客観的に証明できる資格です。

・文書情報管理士

事務職に携わる以上、文書を正しく扱い、管理する能力は絶えず試されているといってよいでしょう。文書情報管理士は、オフィスで扱う様々な文書を作成し、正しく管理した上で適切に廃棄するエキスパートであり、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)が認定する資格です。

一般事務に向いている人はこんな人

企業が業務を滞りなく行う上で、一般事務の仕事は重要な役割を担っています。業務内容は、一括りにできないほど多様で、会社や部署により異なります。では、そのような一般事務の仕事に従事するためには、向き不向きや適性などはあるのでしょうか。この項では、一般事務として働くために、望ましい適性についてご説明します。

・正確性

事務職の仕事は、事務処理を通して他の社員をサポートするのが本質です。任された仕事を正確かつスピーディーに処理しなければなりません。パソコンの入力ミスや、計算間違いなどは極力なくし、決められた時間までに書類を整える能力が求められます。

・コミュニケーション能力

組織の中で仕事を行う以上、必ず必要になる能力です。一般事務の仕事は、基本的には社内でのデスクワークが主体になります。書類の作成や伝票処理など、常に他の社員から指示を受けて作業しますが、相手の意図を正しく理解し、遂行しなければなりません。日頃から社内の人達とのコミュニケーションを取り、依頼された仕事の内容に疑問が生じたら、遠慮なく質問できる程度の人間関係は築いておきたいものです。

・サポート力

一般事務の仕事の本質は、組織において他の人の仕事を事務能力で支えることです。「裏方」と言い換えることもできるでしょう。そのためには自分の置かれた職場環境を、冷静に見つめ直すことが必要になります。状況の変化を見据え、今、組織のために自分に何ができるかを的確に判断する能力が求められるのです。他の社員からサポートを要請されたとき、自分の持つ能力を総動員して貢献することで、チームの一員として認められることにもつながります。

・気配りができる人

一般事務は他の社員から指示を受けて仕事をすることがほとんどです。受け身に徹する姿勢も重要ですが、言われてから動くのでは「気が利かない」と評価されてしまうかもしれません。サポート力でも触れましたが、一般事務で働くならば、常に状況の変化を捉え、先読みする能力が必要になります。そして、自分に仕事を頼む相手が何を必要としているかに気を配り、行動するようにしましょう。

一般事務の仕事は、他の社員のサポートが主であり、たとえば、営業のように実績が目に見えるものではありません。また、依頼された仕事は、過不足なくこなして当たり前、まさに「縁の下の力持ち」と言える存在です。確かに地味な役回りではありますが、携わる業務は事業の基本に関わるもので、仕事が滞れば経営が成り立ちません。自分の持つ事務能力が、社内の人たちを陰で支える重要な役割を担っているのであれば、これは何物にも代えがたいやりがいではないでしょうか。

一般事務の月収とキャリア形成

事務職の月収はどのくらいでしょうか。また、地方ごとに収入の差はあるのでしょうか。そんな収入に関することと合わせて、今後、キャリアアップするために身に着けると良いスキルについても見ていきます。

一般事務の収入の目安

ではここからは、気になる一般事務の収入について見てみましょう。
Indeedの求人サイトで、一般事務の平均給与を調べると、全国平均で20.0万円となっています。地域ごとに見てみると、北海道では18.1万円、東京都では21.1万円、大阪府では20.0万円、福岡県では19.0万円と地域によって異なります。

資格や専門知識を身につけてキャリアアップ

一般事務として勤めながら、給与アップを図るためには、専門スキルや知識を習得してキャリアアップをする道もあります。先にも述べましたが、事務職には一般事務の他に、「営業事務」や「貿易事務」「金融事務」「保険事務」などがあります。たとえば、営業事務であれば、営業担当者が売上げに貢献できるようにサポートするのが仕事です。商品の受発注管理や在庫管理、プレゼン資料作成など、高度なパソコンスキルや専門知識が要求されることもあります。MOS資格や簿記能力検定を取得しておくことで、給与の査定にも反映され、転職にも有利に働くことでしょう。また、貿易事務であれば、国家資格である「通関士試験」や、民間資格の「貿易実務検定」に合格して資格を取得すれば、仕事の幅も広がります。給与も一般事務に比べて、高めに設定されていることが多いようです。

一般事務の将来性と求人傾向

現在、様々な業種においてIT、AI(人工知能)の導入が進んでいます。ITやAIが一般事務にどのような影響を与えるのでしょうか。また、現在において一般事務の就職・転職はしやすいと言えそうでしょうか。

IT化で一般事務の需要が減る?

一般事務の将来性について、考えてみましょう。公共職業安定所の求人などを取りまとめた厚生労働省のデータ「一般職業紹介状況(令和元年11月分)」によると、一般事務の有効求人倍率は0.36倍。販売職(商品販売)の2.12倍などと比べると、有効求人倍率は低くなっています。
また、一般社団法人 日本人材派遣協会が実施した調査によると、派遣社員の職種別(女性)内訳は、事務職の占める割合が45.9%になります。

・IT化により仕事を奪われる?

IT化の進展により、パソコンが普及した結果、会社の職場の風景も様変わりしました。書類の束と格闘したり、電卓片手に計算したりといった事務の仕事は、今はあまり見られません。書類はパソコン上で作成できますし、計算結果は数字を入力すれば自動で出てきます。さらに、今後、オフィスのAI化が進めば、データ入力や情報収集などの事務処理は、ますますオートメーション化していくでしょう。一般事務の仕事の大半は、定型化されたものが多く、処理速度や正確さの観点から、AIに取って代わられる可能性は高いと考えられるため、今後は自身のスキルアップを図りながら、キャリアアップを目指すことも必要でしょう。

一般事務は就職・転職しやすい?

一般事務職に興味を持たれた方は、多いのではないでしょうか。一般事務の有効求人倍率は、先ほど紹介した通り、0.36倍とかなり低いものでした。これは1つの求人を3人で取り合う状況であり、人気が高く、就職が難しい事実を物語っています。とは言え、それはあくまでマクロの話であり、求人サイトで探すと一般事務の求人は多く見られます。
Indeedで「一般事務」のキーワードで検索すると、34万件以上の検索結果が出ました。求職側の企業の業種や、業務内容も様々です。雇用形態も、正社員はもちろん、派遣社員やアルバイト・パートなどの募集もあります。一般事務職への就職・転職を希望する方は、まずはIndeedでお仕事探しをはじめてみてはいかがでしょう。
※平均給与および求人検索件数は、Indeed調べ(2020年3月現在)

【まとめ】

今回は、一般事務など事務職について、仕事の内容と求められるスキル、収入の事情と将来性について、解説してきました。社内の他の人を事務仕事でサポートするのが一般事務の本分であり、ともすれば「陰の存在」と思われてしまうこともあるでしょう。しかし、実際は、企業活動の根幹を支える仕事であり、非常にやりがいのある職種です。自分のこれからのキャリアを見据えて、求人情報を探してみてはいかがでしょうか。