【ビジネス英語】リファレンスチェックの依頼方法（メール例文付）

求職活動のある時点で、リファレンスチェック先のリストを提出するよう求められることがあります。応募書類とともに提出することもあれば、面接段階で求められることもあるでしょう。
採用企業は、身元調査とリファレンスチェックを元に候補者の履歴書や面接での回答の事実確認をしています。そのため、自分の資質や経験を肯定的に話してくれる信頼できる人をリファレンス先に選ぶことが重要です。また、依頼する人には、求人に応募しており、リファレンスチェック先のリストに記載したことを事前に伝えておくと、相手も準備ができます。この記事では、リファレンス先の選び方と、リファレンスチェックを英語で依頼する方法を例文とともにご紹介します。

リファレンスチェックを依頼するには

1. 適切な人を選ぶ

リファレンスチェックのリストは、早ければ応募段階で求められることもあるため、求職活動の早い段階でリファレンス先を誰にするか検討し始めましょう。自分の業績、職業倫理、性格、資格などを高く評価してくれると思われる人を考え、候補者のリストを作成します。
リファレンス先には、次のような人を選ぶことができます。

• 以前の上司や監督者

• 以前の勤務先に所属している従業員

• 前職の同僚

• 業界仲間

• アドバイザー、教師、メンター、インストラクター

• ボランティア、社会人クラブ、学術団体からの知り合い

一般的には、できるだけ最近一緒に仕事をしたり交流した人を選ぶほうが好ましいと言われています。しかし、応募先の企業の従業員や、尊敬されているコミュニティのメンバー、過去の仕事で特にあなたの仕事を評価していた上司を選ぶ場合は例外です。
最初に思いつく限りの人をリストアップしてから、自分の優先順位、相手との関係性、応募する職種などを元に絞り込みます。通常、企業が求めるリファレンス先は多くても3人ですが、誰かの都合が悪くなった場合に備えて4人または5人のリファレンス先を用意しておきましょう。

2. リファレンスチェックを事前に依頼しておく

リファレンス先を決めたら、すぐにその旨を伝えましょう。相手がリファレンス先に指定されていることを知らない状態で企業から連絡を受けた場合、推薦の質に支障をきたしたり、仕事の機会を危険にさらしてしまう可能性もあるため、そのような事態は避けなければなりません。
リファレンス先に指定された人は、手紙を書いたり、アンケートに回答したり、人事担当者と電話で話す必要があるかもしれません。この依頼は相手にとっても負担がかかるものです。リファレンスチェックの依頼を検討する時間を十分に与えるとともに、時間と労力を割いてくれたことへの感謝を忘れないようにしましょう。

3. 丁寧に依頼し、自分がどのように受け取られているか意識する

リファレンスチェックを依頼したい相手と最後に連絡を取ってからしばらく経っている場合は、過去に一緒に働いたときのことや自分が現在キャリアでどのような段階にいるかといった内容をメッセージに含めて、過去と現在の空白を埋めるようにしましょう。履歴書を送るというのも簡単な方法です。“Would you feel comfortable being a reference for me?”（リファレンスチェックをお願いしたいのですが、抵抗はありませんか？）や“I understand your time is valuable, so don’t hesitate to let me know if this isn’t a good time.”（お忙しいと思うので、タイミングが悪ければ遠慮なくおっしゃってください。）といった言い回しで、必ず相手に断る選択肢を与えてください。躊躇しているようであれば、うまく依頼を撤回し、次の候補者に移りましょう。長期的に良好な関係を築いておくほうが重要です。

4. 役に立ちそうな詳細情報を伝える

採用企業にリストを提出したら、それぞれのリファレンスチェック先にどの企業から連絡が来るのか、そして詳細が分かっている場合はどのような情報を聞かれるかメールで伝えましょう。また、応募している役職と、採用企業に伝えて欲しい具体的な情報を話しておくことで、リファレンス先の相手は言うべきことを準備できます。
次のようなメールでリファレンス先に情報を伝えましょう。
Subject line: Reference request – update

Dear [Reference’s name],

Thank you again for being a reference for me. I wanted to let you know that I’ve completed my interviews for the [job title you interviewed for], and Company XYZ may be contacting you soon. I’ve attached the job description below so you’re aware of the qualities they’re seeking in a candidate. Let me know if there’s any additional information I can provide you.

Thank you!
[Your name]

（日本語訳）
件名： リファレンスチェックのアップデート

[相手の名前]さん

リファレンスチェックを引き受けていただき、ありがとうございます。[応募している職種名]の面接が完了したので、XYZ社から近日中に連絡があるかもしれません。先方が候補者に求めている要件がわかると思うので、求人情報を添付しました。他に私から提供できる情報があれば、お知らせください。

よろしくお願い致します。
[自分の名前]

フォローアップ

リファレンスチェックが完了したら、リファレンス先に手書きの手紙や心のこもったメールを送ってお礼を伝えます。その仕事に採用された場合は、内定をもらった旨と、協力に感謝していることを伝えて一緒に祝いましょう。何かできることがあれば、いつでもお返しをするつもりであると伝えるのもいいかもしれません。
次のようなメールでリファレンス先に情報を伝えましょう。
Subject line: Reference request – update

Dear [Reference’s name],

Thank you again for being a reference for me. I wanted to let you know that I’ve completed my interviews for the [job title you interviewed for], and Company XYZ may be contacting you soon. Let me know if there’s any additional information I can provide you.

Thanks!
[Your name]

（日本語訳）
件名：リファレンスチェックのアップデート

[相手の名前]さん

リファレンスチェックを引き受けていただき、ありがとうございます。[応募している職種名]の面接が完了したので、XYZ社から近日中に連絡があるかもしれません。他に私から提供できる情報があれば、お知らせください。

よろしくお願い致します。
[自分の名前]

お礼のメールは、次のように書きましょう。
Subject line: Reference request – update

Dear [Reference’s name],

I’ve just accepted the [job you interviewed for] role at Company XYZ. Thank you so much for all you did on my behalf. I sincerely appreciate it. I’d be happy to return the favor by serving as a reference for you in the future. Thanks again,

[Your name]

（日本語訳）
件名： リファレンスチェックのお礼

[相手の名前]さん

リファレンスチェックにご協力いただいたXYZ社の仕事で、内定をもらうことができました。お引き受けいただき、本当にありがとうございました。心から感謝しています。何か私にできることがあれば、いつでもお手伝いしますので、おっしゃってください。

この度は、本当にありがとうございました。
[自分の名前]

画像の説明

お礼状の書式

1. 挨拶から始めます。

2. 具体例を挙げてお礼を述べます。

3. 会話の詳しい内容に触れます。

4. 他に意見や情報があれば追加し、締めくくります。

5. 丁寧な挨拶で結びます。

*内容をしっかり推敲してください：数分かけて、スペルや文法、構文の間違いがないか、お礼状をよく推敲しましょう。誤りのないメッセージを送ることで、プロ意識が高く几帳面であることをアピールできます。

これらの人脈は、キャリアを通して重要なものになるはずです。感謝の気持ちを伝えることで、今後も長い間、その関係から恩恵を受けられる可能性が高まります。

リファレンスチェックを依頼する際のメールの例

リファレンスチェックを依頼する際は電話や直接会って話すほうが適した場合もありますが、まずはメールから始めることもできます。次のメールテンプレートの例を参考に、応募する仕事やリファレンス先との関係性に応じて内容を調整して英語でメールを作成してみましょう。

Subject line: Reference request – update

Dear [Reference’s name],

I hope you are doing well! [Insert a pleasantry (e.g. ‘How is your family?’ or ‘It was great seeing you at the Women in Tech event last month

I am currently seeking employment as a [job title you’re applying for] and am wondering if you’d be comfortable providing a reference for me. Having worked with you for several years at Company ABC, I believe you can provide potential employers with specific information about my skills that will improve my chances of getting the job.

Attached is my current resume. Please let me know if you need any additional information to act as a reference on my behalf. If now is not a good time for you, don’t hesitate you let me know. Thank you so much for considering my request.

Thanks again,

[Your name]
P: 555-555-5555
E: youremail@email.com

（日本語訳）
件名：リファレンスチェックのお願い

[リファレンス先候補の名前]さん

お世話になっております。（「ご家族はお元気ですか？」や「先月のイベントでは、お目にかかれて嬉しかったです。」など、簡単な挨拶を加える）
現在、[応募中の職種名]の仕事を探しているのですが、リファレンスチェックをお願いできないかと思い、ご連絡差し上げました。ABC社で数年一緒にお仕事をした経験から、私のスキルについての具体的な情報を採用企業にお伝えいただき、採用の可能性を高めていただけると考えています。

最新の私の履歴書を添付いたしました。リファレンスを引き受けていただくために、他に必要な情報がありましたらお知らせください。もしお忙しくて難しいようであれば、遠慮なくおっしゃってください。ご検討いただき、ありがとうございます。

よろしくお願い致します。
[自分の名前]
携帯電話：555-555-5555
メールアドレス：youremail@email.com