応募・面接対策

事務職の面接でよく聞かれる10の質問と回答(ヒント付)

ポイント

  • 次の事務職の面接に向けて、自分の整理整頓、コミュニケーションや時間管理に関するスキルについて、説明の用意をしておきましょう。
  • 過去の仕事であなたが力を発揮したときの具体例を、STARメソッドを使って質問に回答するテクニックを活用して準備すると効果的です。
  • 求人の仕事内容を読み直し、採用企業が求める要件を回答に盛り込んでください。

さまざまな業界の組織において、チームのサポートや業務の円滑な運営は、事務職の従業員に委ねられています。事務職の面接特有の質問を把握しておくことで、回答を事前に用意でき、他の候補者に差を付け、面接で有力な候補者として自分をアピールできます。この記事では、事務職の面接で想定される10の質問を取り上げ、答え方のヒントや回答例をご紹介します。

STARメソッドを使って面接の質問に回答するテクニック

STARメソッドを使って面接の質問に回答するテクニックは、行動面接の質問に対し、裏付けとなる実例を交えて明確かつ簡潔に回答する方法です。STARとは、situation(状況)、task(課題)、action(行動)、result(結果)の頭文字をとったものです。このテクニックを活用して質問に答える際は最初に、自分の経験のうち面接官の質問と関連のある具体的な状況を明確に述べてから、その状況における自分の役割、状況を克服するために取った行動、そして最終的な結果を説明する必要があります。この方法を使うと、具体例を挙げて質問に答えやすくなります。

関連記事:【面接対策】STAR メソッドを使って行動面接の質問に回答する方法

事務職の面接で聞かれる質問

事務職の面接でよく聞かれる10の質問をご紹介します。

  1. オフィスにおいて、事務職の役割は何だと思いますか?

  2. 事務職で楽しいと思う仕事はどんなことですか?

  3. 使い慣れているソフトウェアやオフィス機器はありますか?

  4. 事務職としてやりがいを感じたプロジェクトについて教えてください。

  5. 事務職の仕事において最も重要だと思うスキルは何か、その理由も併せてお答えください。

  6. 事務職の仕事で慎重な行動を求められた状況について、実際にどう対応したかも併せて説明してください。

  7. 割り当てられた仕事に関する指示が不十分だった場合、どう対応しますか?

  8. 仕事のやり方をどの程度、上司に管理されることを望みますか?

  9. 事務職の仕事でいちばん難しいことは何だと思いますか?

  10. 大規模なチームのサポートを任されたとき、うまく対処できましたか?

1. オフィスにおいて、事務職の役割は何だと思いますか?

この質問を通して採用企業は、オフィスにおける事務職の役割についてあなたがどの程度理解しているか、自分の責任をどう考えているかを判断できます。また、オフィス内の階層における自分の位置付けや、チームの一員として認識しているかどうか、さらに事務職の仕事にやりがいを感じているかを確認します。この質問に答える際は、事務職の仕事で最も一般的なものを取り上げ、その仕事がオフィスにとってなぜ重要なのかについて説明しましょう。

回答例: 「事務職は、オフィスにおいて重要な一員だと思います。書類のファイリングや整理整頓、スケジュール管理といった日常業務に加えて、必要に応じて重要な情報を提供したり、すべてが円滑に進むように気を配ることにより、上司や同僚を補佐するという役割を担っています」

2. 事務職で楽しいと思う仕事はどんなことですか?

仕事を楽しんでいる人は、生産性も効率も高いものです。この質問を通して面接官は、あなたが事務職の仕事のどんなところが好きなのか、仕事を楽しんでいるかを判断します。この質問に答える際は、事務職の仕事で最もやりがいを感じることを1つか2つ取り上げ、自分の経験談を入れることで回答を裏付けてください。

回答例: 「事務職の仕事で最も楽しいと思うのは、オフィス全体の動きを把握できて、すべてが円滑に進むように気を配るという重要な役割を果たせることです。たとえば、前職で受付係をしていたときは、チームの同僚が大きなイベントや会議を企画するお手伝いをすることに毎回、やりがいを感じました」

3. 使い慣れているソフトウェアやオフィス機器はありますか?

この質問に対する答えは重要です。ソフトウェアやオフィス機器の使用歴から、必要最低限のトレーニングだけで実務を始められるかどうか、採用企業が安心して判断できるからです。この質問に答える際は、これまで使用したことがあるソフトウェアやオフィス機器を挙げ、それぞれについてどの程度習熟しているかを説明してください。

回答例: 「Microsoft Office系列のアプリケーションはかなり使い慣れています。学校の授業で勉強しましたし、前職でWordとOneNoteは毎日、ExcelとPowerPointは毎週使っていました。オフィス機器については、パソコン、スキャナ、プリンタ、ファックス、郵便料金計器、マルチライン方式の電話機など、幅広く使えます」

4. 事務職としてやりがいを感じたプロジェクトについて教えてください。

これも事務職の仕事をしていて、何がよかったと思っているかを判断するため、面接官が聞く質問です。自分のスキルをどのように使って、職場のプロジェクトに貢献するのかも問われています。面接官は実際の経験を尋ねているので、STARメソッドを使って回答するテクニックを活用することをおすすめします。あなたが関わったプロジェクトを具体的に挙げ、自分の役割や、プロジェクトのために取った行動、プロジェクトの結果と、最もやりがいを感じたことについて説明してください。

回答例: 「中堅の法律事務所で事務職をしていたとき、チームが毎日必ず決まった時間にクライアントとメールでやり取りする習慣を付けるプロジェクトに参加し、コミュニケーションの効率化をサポートしました。毎日最低2回、シフトの開始時と終了時にメールを確認して返信するようにチームのメンバーに提案し、理解を得ました。チームのメンバーとクライアントの双方が困っていた課題の解決に貢献できたので、非常にやりがいを覚えました」

5. 事務職の仕事において最も重要だと思うスキルは何か、その理由も併せてお答えください。

この質問に対する回答から面接官は、事務職の仕事にとって最も重要だとあなたが考えるスキルは何か、なぜそのスキルが重要だと考えるのか、そのスキルをこれまでどのように活用してきたのか、そのスキルを今後チームの成功のためにどのように活用していくのかなどを判断します。この質問に答える際は、STARメソッドを使って回答するテクニックを活用し、事務職の主要なスキルをこれまでどのように使ってきたのか、また、そうしたスキルをどのように活かして採用企業に貢献するのか、説明することが大切です。

回答例: 「事務職はオフィスの円滑な運営になくてはならないものだと、私は考えています。常に円滑な運営を図るため、事務職には優れたコミュニケーション、時間管理、整理整頓のスキルが求められます。前職で役員秘書を務めていたときは、4人の役員のスケジュールの作成と管理を任されていました。

そのため専用のスケジュール管理プログラムを使い、各役員の面会や会議の予定を適宜スケジュールに組み入れ、週に1回はメールで、そして毎朝の会議では対面で、各役員にスケジュールを説明しました。それにより、業務全般をスケジュールどおり進行できました。これと同じスキルを御社でも活用し、業務の円滑な運営に貢献させていただきたいと考えています」

関連記事:【面接対策】よくある質問 「この仕事に活かせるスキルはありますか?」

6. 事務職の仕事で慎重な行動を求められた状況について、実際にどう対応したかも併せて説明してください。

事務職の仕事では、オフィス内や顧客に関する多数の秘密情報に接することがしばしばあります。この質問を通して採用企業は、あなたが機密保持や情報の取り扱いに関する慎重さを守りながら、複雑で微妙な状況に対応できるかを判断します。この質問に答える際も、STARメソッドを使って回答するテクニックを活用し、慎重な行動や機密保持が不可欠になった状況の具体例を挙げ、どのように対応したかを詳しく説明してください。

回答例: 「人事担当アシスタントの仕事で人事部長の補佐をしていたことから、人員削減が近々行われることを知りました。その企業には多くの友人がいましたが、オフィス内の秩序と安定を保つために、慎重な行動が不可欠だと私は理解していました。誰が解雇になるかはわかりませんでしたが、人員削減の予定と時期は承知していました。人事部門の誰もがストレスを感じていましたが、私自身は守秘義務を守り、人員削減の情報は適切な時期に正規の方法で他のスタッフに伝えられました」

7. 割り当てられた仕事に関する指示が不十分だった場合、どう対応しますか?

この質問を通して面接官は、明確な指示が与えられていない難しい状況で、あなたがどう対応するかを判断します。採用企業は、あなたが何かをする方法を知るのにどのような調査スキルを使うのか、必要な場合には説明やサポートを求めることを苦にしないかを確認したいと考えています。この質問に答える際は、与えられた課題について自分で調査し、また必要であれば説明を求める能力があることを必ず述べてください。

回答例: 「与えられた業務に関して明確な指示がなかった場合は、まずインターネット検索などの簡単な調査を自分で行い、その業務に必要な情報が入手できないか検討します。それでもやはり指示が必要な場合は、その業務を指示した上司や同僚に説明を求めます。その業務で何をいつまでにしなければならないのか十分に把握してから、プロジェクトに取りかかります」

8. 仕事のやり方をどの程度、上司に管理されることを望みますか?

この質問で面接官は、職場におけるあなたの自立度を見極め、あなたの仕事の進め方が採用企業の管理方法に合うかどうかを判断します。事務職の仕事では、細かく管理されなくてもある程度自立して、オフィス業務の円滑な運営を維持できなければならないと同時に、仕事の進め方と上司の管理方法が合っていることも重要です。この質問に答える際は、自分のやりやすい方法を正直に伝え、あなたと採用企業の双方にとって、あなたがその仕事にふさわしいことを明確に説明してください。

回答例: 「上司には、業務に必要な情報を共有するとともに期待値を明確に設定していただき、あとは細かい干渉をせず、私を信頼して仕事を任せていただければと思います。私は几帳面で時間管理も得意ですので、ちゃんと仕事をしているか、また効率よくやっているかについて、定期的に確認していただく必要はありません。場合に応じて、仕事のフィードバックや、改善すべき点について助言をいただければありがたいです」

9. 事務職の仕事でいちばん難しいことは何だと思いますか?

これは、あなたの弱点を尋ねる質問です。面接官はこの質問に対する回答から、あなたが自分の改善点を特定し、具体的な対策を取ることができるかを判断します。この質問に答える際は、STARメソッドを使って回答するテクニックを活用し、あなたが難しいと感じた具体的な状況を取り上げ、その状況を克服するために何をして良い結果を得たのか、説明してください。

回答例: 「前職では、明確なスケジュールで自分の予定を管理しないと、業務の優先順位を付けるのに苦労することがありました。私は何でもすぐに済ませてしまいたいタイプで、何かを後回しにしたり、業務が完了するのを誰かが待っている状況は苦手です。そこで、各業務の締め切りに基づき優先順位を付けるスケジュール表を自分用に作成し、それに従うことで問題は解決できました。電子カレンダーを使うことによって、毎日の予定をきちんと整理できるようになり、業務に集中して取り組み、プロジェクトを締め切りまでに完了できるようになりました」

10. 大規模なチームのサポートを任されたとき、うまくできましたか?

この質問を通して面接官は、あなたが仕事に優先順位を付け、いくつかの業務を同時にこなし、締め切りを守り、大規模なチームをサポートして良い結果を生み出せるかを判断します。仕事において中心となる責務を果たす能力を説明し、過去に取り組んだチームプロジェクトの経験で回答を裏付ければよいので、事務職の実務経験がない候補者にとってありがたい質問です。他の質問と同様に、STARメソッドを使って回答し、自分の過去の経験から関連する具体例を挙げて説明してください。

回答例: 「規模が大きいチームの一員として働いて、チームが目標を達成できるようサポートすることは得意です。高校時代はずっとチアリーディングチームに所属し、2年目と3年目はチームのキャプテンに選ばれました。キャプテンとして、演技の振り付け、練習や大会の予定作成のほか、チームの全員が練習に参加し、十分に準備ができた状態で大会に臨めるようにする役目を果たしました。3年目には私が指揮したチームで県大会に出場し、準優勝しました」

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