応募・面接対策

内定通知にはどう返事をする?

転職希望先の企業から内定が出たら、どのような手段で、どんな内容の返事をすればよいのでしょうか。
この記事では、内定通知に返信する方法とタイミング、意思表示の前に検討しておくこと、承諾・保留・辞退のそれぞれの場合での伝え方を紹介します。

内定通知をもらったら まず「受け取った」ことを伝えよう

転職希望先から内定をもらうと、「早く入社の意思表示をしなくては」と焦ってしまうかもしれません。でもあわてないで。正式な意思表示の前にきちんと検討しておくべきこともあります。
そうはいっても、企業側を待たせすぎてしまうのはマナー違反です。まずは、「内定の連絡を受け取りました」ということをお礼とともに伝えましょう。
また、入社を前向きに考えているならば、ここで雇用契約書(または労働条件通知書・内定通知書・採用通知書など)のような労働条件が具体的に書かれた文書の送付もお願いしましょう。

電話で通知が来た場合

その場でお礼を伝え、労働条件が確認できる文書の送付をお願いしましょう。

電話に出られなかった場合

当日中、または遅くとも24時間以内に折り返しましょう。内定通知であれば、お礼とともに労働条件が確認できる文書の送付をお願いしましょう。

メールで通知が来た場合

当日中、または遅くとも24時間以内に内定通知を受け取ったことをお礼とともに返信しましょう。労働条件が確認できる文書が添付されていない場合は、その送付もお願いしましょう。
メールで通知が来ていても、早く確実に採用担当者と連絡を取りたい場合や質問がある場合は電話を使うのがおすすめです。

正式な内定承諾の前に 労働条件に不明点がないか確認を

入社後のトラブルを避けるため、契約期間、給与・賞与の金額、業務内容、就業場所、就業時間、休暇の日数などの労働条件は必ずこのタイミングで、送付された文書をもとに確認しましょう。不明点がある場合は内定承諾の前に明らかにしておきましょう。

内定承諾をするときの5つのポイント

雇用契約書の不明点が解消し、入社意思が固まったら採用担当者に連絡します。
このときのポイントは5つです。

1. 内定通知のときに示された期日までに

内定通知で期日が示されている場合は必ず守りましょう。示されていない場合は、内定通知から1週間以内に連絡しましょう。

2. 電話で

特に連絡手段を指定されていなければ、電話で連絡しましょう。電話であれば声のトーンに気持ちを乗せることができますし、その場で採用担当者から入社に向けた指示を受けることもできます。電話をかけるときは相手の都合を考え、始業直後や終業間際、昼休みの時間帯は避けましょう。
採用担当者が不在の場合は一旦メールで連絡を入れます。そのときは「先ほどお電話いたしましたが、ご多忙のようでしたのでメールにて失礼いたします」と、事前に電話したことを書き添えておきましょう。

3. お礼から始める

まず自分を選んでくれたことへの感謝の気持ちを込めてお礼を伝えましょう。ただし長々としないよう、「このたびは、内定のご連絡をいただきありがとうございました」と簡潔な言葉に気持ちを込めましょう。

4. はっきり意思がわかる言葉で

企業側がいちばん知りたいのはあなたに入社の意思があるかどうかです。遠回しな表現は避け、「内定をお受けします」とはっきり意思が伝わる言葉を選びましょう。

5. 入社後の意欲を伝えて締めくくる

最後に、「一日も早く御社に貢献できるよう努力します」など、入社後の意欲を伝えましょう。

このあと、入社に向けての手続きなど採用担当者から指示を受ける場合もあります。電話口には必ずメモとペンを用意しておきましょう。

返事を保留したい場合の伝え方

ほかの転職希望先からの結果を待っているなどの事情で、回答期限を越えて返事を保留したい場合は、期限を待たずすみやかに採用担当者に連絡しましょう。
その際には、

  • 内定のお礼
  • 保留を願う理由
  • 返事ができる日時
  • 待ってもらうことが可能かどうか
  • 待たせることへのお詫び

を簡潔に伝えます。このとき、言いづらくても正直な理由を話し、真剣に検討しているからこそ待ってほしいという姿勢を示すことが大切です。
採用担当者からの指示に従い、新たな回答期限が示されればその日を守って正式な返事をしましょう。

内定を辞退する場合の伝え方

内定を辞退したい場合もすみやかに採用担当者に連絡します。内定を出してくれたことへのお礼と、辞退したいということを明確に伝え、意に沿えないことを丁寧にお詫びしましょう。

まとめ

企業から内定通知をもらったら、まずすみやかに受領の連絡をすることが大切です。そして、承諾・保留・辞退のどの返事をすることになっても、これまであなたのために時間を費やして選考してくれたことに感謝し、誠実な姿勢で返事をしましょう。
好印象で次のステップへの一歩を踏み出してくださいね。

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