履歴書・職務経歴書

応募書類に送付状は必要?

履歴書や職務経歴書などの応募書類をそろえていざ郵送となったとき、そのまま送ってもよいのか迷う人もいるのではないでしょうか。今回は応募書類の送り方を郵送、メールの方法別に紹介します。

ビジネスマナーとして送り状は必須!

転職時の応募書類の送付の仕方は、企業側がビジネスマナーの有無をチェックしている可能性もあります。特に中途採用の場合は、企業側も“最低限のビジネスマナーが身についていること”を前提で考えるもの。時間をかけて作った応募書類ですから、よい印象を持って見てもらうためにも、基本を押さえましょう。

応募書類を郵送する場合、送付状はWord作成にし、履歴書や職務経歴書と同サイズで1枚に収めます。

送り状に記載する内容は?

【送り状の一例】

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(1) 日付
Word文書の右上に郵送する日の日付を入れます。年は元号でも西暦でも構いませんが、履歴書や職務経歴書と形式をあわせておくのが無難でしょう。

(2) 送付先の担当者の名前(宛先)
日付の一段下左端に送付先を入れます。企業名は(株)などと略さずに「株式会社◯◯◯◯」など、正式名称を入れましょう。担当部署も募集広告等に掲載されている名称を使います。もし、事前に電話等で応募の問い合わせをした場合には、送付先の部署名と担当者名を確認しておきましょう。担当者名がわかる場合には「◯◯◯◯様」とし、募集広告等で確認できなかった場合には、「採用ご担当者様」とします。

(3) 応募者の名前と連絡先
送付先の担当者名の一段下右端に、応募者である自分の名前と連絡先を入れます。郵便番号、住所、名前、電話番号、メールアドレスまで記載しましょう。ここでも住所は、「◯◯町◯丁目◯番◯号」と、正式なものを記入します。

(4) 件名を入れる
自分のメールアドレスの下を一段空けて、中央揃えで件名を記入します。件名は「応募書類送付の件」「応募書類の送付について」などとします。

(5)本文
手紙のマナーと同様に、頭語を入れ、時候の挨拶を入れましょう。その後にこの郵送物が応募書類の送付を目的としていることを記載します。終わりに結語を入れましょう。

【一般的な頭語と結語】

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一般的に「拝啓」と「敬具」の組み合わせが多く使われています。送り主が女性の場合に、「かしこ」も結語に使われます。時候の挨拶は、季節感を出すのが一般的ですが、企業に出す場合には、「貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」「貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます」など、企業側の発展を表す挨拶を入れるとよいでしょう。

次いで応募書類を提出する郵送物であることを記載します。
【例】

  • この度、〇〇(求人サイト名など)に掲載されておりました、◯◯職の求人を拝見し、応募させていただいた次第です。
  • この度、貴社求人に応募させていただきたく、応募書類を送付させていただきます。
  • この度、貴社の採用情報を拝見いたしました。以下の応募書類を送付させていただきます。

次いで一段あけ、自分がなぜこの求人に応募したのかを2〜3行簡潔に記載します。長くなりすぎないように注意しましょう。最後に面接の場を設けてもらいたいという熱意を伝えます。「ご検討のうえ、面接の機会を頂戴できれば幸いです。何卒宜しくお願い申し上げます。」など、簡潔にします。

(6) 同封する書類を記す
一段あけて右端に結語を入れたら、下2段あけて中央揃えで「記」と記載し、同封書類の一覧を書きます。応募書類は企業によって求められるものが異なりますが、一般的には次の例のように書きます。

  • 履歴書 1部
  • 職務経歴書 1部(全2枚)

最後に右下に「以上」と入れます。

メールでの送付はどうすればいい?

最近では、企業側から履歴書や職務経歴書のメール送付を指示されることもあります。この場合に備えてデータはあらかじめ準備をしておきましょう。Wordで作成した場合もPDF変換して送ることで、レイアウトが崩れて見にくくなったり、第三者が改ざんしたりする心配もありません。履歴書と職務経歴書を送る場合には、まとめて圧縮し、パスワード設定をします。

メールは時間に関係なく送付できるのがメリットですが、応募書類の場合は企業側の就業時間内に送ることを心がけましょう。メールは、本件とパスワード通知の2回にわけて送り、個人情報を保護することも忘れずに。

メールで履歴書を送る場合には、郵送の送り状より簡潔で構いませんが、読みやすさに配慮が必要です。本文が長いときには改行して、文章の内容ごとに一行あけるなど工夫をしましょう。

【メール送付の一例】

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【2通目:パスワード送付】

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1通目と2通目(パスワード)は時間をあけずに行います。あらかじめメール本文を2通準備し、1通目、2通目の順番で送信するとよいでしょう。

応募書類に添付する送付状は、相手側の第一印象をよくする意味でも大切なものです。「こうでなければならない」というものではありませんが、ビジネスマンとしてのマナーや、多くの応募書類に目を通す相手側の立場に立った配慮が求められます。

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