履歴書・職務経歴書

採用担当者の目に留まる「添え状」の作り方

社会人としてのマナーが備わっているかどうかは、採用に大きな影響を与えます。履歴書や職務経歴書を提出する際に同封する添え状は、その一例です。添え状に関しては、採用企業側から提出を依頼されている書類の中には含まれていない場合もあり、作成するかどうか迷われるかもしれません。しかし、添え状をうまく活用する事で、採用企業側に本気度をアピールする事ができるため、必ず作成するようにし、自分を売り込めるようにしましょう。

1.添え状とは?

履歴書や職務経歴書などの応募書類を企業に送付する際に、同封資料に関する案内状のような役割を果たすのが添え状です。添え状には、誰が、誰宛てに、何を送ったのかを簡潔に書きます。そうする事で、受け取り側は、一目で送られてきた書類が何なのかを把握する事ができるのです。また、添え状には、簡単な挨拶のほかに応募書類を採用企業側に目を通してもらえるように、アピールする事もできます。簡潔明瞭な添え状があれば、印象アップにつながります。

2.なぜ添え状が必要か?

採用企業側の人事担当者宛には、一日に何十通もの応募書類が送られてきます。応募書類には、履歴書や職務経歴書その他の書類が同封されており、これらの内容を一つ一つ確認して、宛先や内容などを照合するのは骨が折れる作業です。ここに添え状があれば、受け取り側も、誰から、何が届いているかが分かりやすくなり、手間を省くことができるのです。マナーや体裁の整った添え状がある事で「社会人としてのマナーがある」と良い印象を残すことができるだけでなく、添え状を同封することで、周りを配慮しながら働くことができるアピールにもつながります。顔が見えないからこそ、このようなマナーがより一層大事となります。

3.添え状の基本

添え状は履歴書のように決まったフォーマットはありませんが、履歴書や職務経歴書のサイズと同じA4サイズで、一枚に収まるよう作成します。作成にあたっては、手書きよりも、パソコンで作成する方が好ましいとされています。添え状の作成ができたら、誤字脱字が無いよう、十分に見直し、同封する書類の一番前になるように封筒入れましょう。最近ではインターネットに添え状の無料テンプレートもありますので、必要に応じて利用すると良いでしょう。

4.添え状に記載する内容

添え状に記載する内容は、ほとんど決まっています。基本的には、書類作成日、宛先、氏名、連絡先、簡潔な志望動機や自己PR文、結語、同封書類の一覧です。これらの情報を必ずA4の1ページに収め、くれぐれも複数ページに渡ることが無いように気をつけましょう。

1. 書類作成日:日付は必ず右上に記入します。日付に関しては西暦・和暦どちらを使っても問題がありませんが、必ず履歴書と職務経歴書で使用している表記に合わせてください。年や月を省くことや、2020/07/13などの形式では記載しないよう注意してください。
2. 宛先:書類作成日から改行し、宛先を左詰めにして記入をします。宛先は(株)などと略して書かないよう注意しましょう。また、担当者名は必ず敬称の「様」と記入し、担当者の名前が分からない場合は「ご担当者様」としましょう。
3. 氏名:宛先の下に右寄せで記載をします。氏名の下に住所、メールアドレス、電話番号などの個人情報を記入します。メールアドレスは、氏名がわかるようなシンプルなメールアドレスを使うようにしてください。
4. 志望動機や自己PR:「拝啓」で書き始め、これまでの応募の経緯を簡単に説明します。その後、応募をする理由や、志望動機を2行程度で簡潔にまとめましょう。あくまでも添え状であることを意識し、あまり長く自己PRをしないように気を付けることがポイントです。締めくくりは「何卒よろしくお願い致します」とし、右寄せで敬具と書き入れて終わるようにします。
5. 同封書類一覧:封筒の中に、何の書類が、何通入っているかを箇条書きで記載します。書類の内訳を書く前に、中央寄せで「記」と書き入れることを忘れないようにしましょう。

5.印象の良い添え状を書くポイント

  • 簡潔に:あくまでも同封している履歴書と職務経歴書が主役であり、添え状は書類に目を通してもらうための脇役にすぎません。記載する内容は、簡潔明瞭である必要があります。
  • アピールしすぎない:添え状では簡単にアピールにとどめましょう。A4用紙1枚にまとめる必要があり、自己PRできるだけのスペースは十分にないからです。

6.添え状で避けるべき内容

  • 学歴のアピール:この情報は履歴書にも書かれているため、添え状で繰り返しアピールする必要はありません。自分の強み、価値観、動機と願望をうまく志望動機や自己PRにつなげて記載しましょう。
  • 労働条件に関する内容:添え状は、何の書類をどれだけ送ったかを案内する書類です。多少のアピールは許されているものの、個人的な都合などを書くのは避けましょう。勤務地の希望や給与の希望などを書いてしまうと、心証を悪くしてしまう可能性もあるので注意が必要です。
  • 長すぎる志望動機や自己PR:あまりにも長い志望動機や自己PRを書くと、一体何の書類なのかが分からなくなってしまいます。添え状では、志望動機や自己PRがメインではありません。長くても3行程度にまとめて、簡潔に書くように心がけてください。

7.お役に立ちポイント

  • 添え状は基本的に必要と認識する:添え状が必要かどうか迷っときは、作成をするように心がけましょう。添え状を同封する事で、受け取り側のデメリットになる事はなく、志望動機と自己PRも盛り込めるため、相手にとってもは良い印象につながるでしょう。
  • 自分の言葉で書く:添え状に記載する内容はほとんど決まっておりますが、志望動機や自己PRは、自分の言葉で書くようにしましょう。応募のきっかけが分かりやすく記載されていれば、受け取り側も気持ちよく履歴書や職務経歴書に目を通すことができるはずです。

8.まとめ

就職活動や転職活動で作成する添え状は、社会人としてのマナーやルールが問われます。履歴書や職務経歴書のように、添え状は必須ではありませんが、採用担当者が最初に目にする書類となります。出来る限り良い印象を残せるように工夫すべきですし、記載すべきポイントを盛り込みながら簡潔にまとめることで、採用担当者に好印象を残せることでしょう。

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