採用証明書とは？必要となるケースや書き方、依頼する際の注意点を紹介！

「就職が決まって一安心」と思ったら「採用証明書をもらって来てください」と言われた経験がある方も少なくありません。

「採用証明書はどのような書類なのか？」「就職先の会社にどう依頼すればいいのか？」と困っているの方もいるかもしれません。

普段はなかなかなじみのない書類ですが、ハローワークで失業給付をもらっていた方には、雇用保険の失業給付の受給をストップし、再就職手当を受給する際に必要な大切な書類の1つです。

本記事では、採用証明書の記載事項や手続きが必要となる場面、また依頼する時の注意点を紹介します。

採用証明書とは

採用証明書とは、会社が被雇用者を採用したことを証明する書類です。

採用証明書は、あなた自身の情報や、採用した経緯や採用条件などを記載する書面です。

多くの内容は会社側が記載しますが、一部の情報（支給番号や個人情報など）は事前に記載するよう指示がある場合もあります。

なお、採用証明書は自治体ごとに所定のフォーマットがありますので、役所のホームページからダウンロードしてください。

採用証明書が必要になるとき

採用証明書が必要になるのは、主に下記2つの場合です。

失業手当を停止するとき

前職を退職後に失業手当を受給しながら転職活動をしていて再就職が決まった場合、ハローワークから書類の提出を求められます。

失業手当を停止するためにこの手続きが必要です。

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再就職手当を受給するとき

失業手当の受給期間が3分の1以上残っており、かつ所定の条件を満たしていれば、再就職手当を申請できる可能性があります。

ハローワークに受給条件を確認の上、受給できる場合には採用証明書を準備しましょう。

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採用証明書を依頼するときの注意点

採用証明書をハローワークへ提出するには、会社に記載してもらう必要があります。しかし入社する前の会社に、書面作成を依頼するのは気が引けるかもしれません。

ここでは、依頼の仕方や書面の書き方、期限の注意点を紹介します。

採用証明書の依頼の仕方

採用証明書を会社へ依頼する際、注意すべきは下記2点です。

• いつまでに返送を希望するかを明確に伝える

• 所定フォーマットの送付はデータか原本かを確認する

通常は、申請を受けて所定フォーマットが人事に届いてから、1週間程度で書類が送付されます。

もしハローワークへの提出期限が迫っているようなら、いつまでの返送希望かを明確に伝えてください。

また、所定フォーマットをデータで送付できる場合と、紙で郵送する必要がある場合があります。

会社によって対応が分かれるため、依頼時に確認しておくとスムーズです。また郵送の場合は、添え状などを付けるとより丁寧な印象になります。

採用証明書の書き方

採用証明書を書くのは採用した会社側ですが、必要事項がきちんと記載されているかは自身でも確認しましょう。

個人情報

氏名、住所など自身の個人情報が正確かを確認してください。

雇入年月日

雇入日が土日祝と重なる場合や、アルバイトなどの試用期間がある場合は日付を確認が必要です。土日祝と重なっても雇入日を記載し、試用期間がある場合は試用期間の初日を雇入日として記載します。

雇入日を内定日と間違われる場合もあり、誤った書面の提出はトラブルの原因ともなり得ます。しっかり確認しましょう。

雇用期間の定めの有無

この項目は、再就職手当の受給に大きく関わる項目です。再就職手当の受給条件の1つに「1年を超えて勤務することが確実であると認められる」という項目があります。雇用期間の定めが「有り」の場合、条件を満たせない可能性があるので、会社とハローワーク双方に確認しましょう。

採用証明書の提出期限

失業手当を停止する手続きは、採用が決まってから雇入日の前日までに行う必要があります。

採用が決まり、ハローワークから提出を求められたら、すぐ書面の作成を会社に依頼しましょう。

先述のとおり、所定フォーマットを会社へ送る必要がありますし、書いてもらった書面を確認する時間も必要です。できるだけ期間に余裕をもった対応を心がけましょう。

まとめ

本記事では採用証明書の概要や作成を依頼する際の注意点を中心に紹介しました。

入社前に書類作成を依頼するのは緊張するかもしれませんが、人事側ではよく依頼される手続きですので安心して依頼してください。

ハローワークでの手続きを無事に終えて、すっきりとした気持ちで再就職先でのスタートを切りましょう。