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【ビジネス英語】内定承諾の英文メールの書き方(例文付)

努力を重ねた結果、やっと採用内定の通知が届いたとしましょう。内定承諾の英文メールを送信することで、正式に内定を受諾して新しい仕事をスタートさせると同時に、採用に対して感謝の気持ちを伝えます。承諾の英文メールに記載する情報や、どのような形式で書くのかを把握しておけば、好印象を与える文章を作成することができます。

この記事では、テンプレートと例文を交えながら、内定承諾の英文メールの書き方を説明します。

内定承諾のメールとは

内定承諾のメールは、受け取った内定通知に対し正式に同意するために作成します。内定先の雇用主から職務名、給与、入社予定日などの雇用条件を記載した内定通知書、または内定通知メールが届いたときに返信するメールです。雇用主は、雇用を正式に文書化するため、このメールを従業員記録ファイルに追加する場合があります。採用プロセスで連絡を取っていた担当者(採用担当者または人事担当者)から具体的な指示があり、どのような承諾メールを書くか、どのような情報を記載すべきかを具体的に教えてくれるはずです。

英文メールで内定を承諾するには

内定通知には承諾の期限が記載されている場合もあり、与えられた指示に従いながら、内容についてじっくり考えることも大事です。この企業での仕事に意欲的であることが伝わるように、明確で簡潔、かつ礼儀正しい承諾メールを書くように心がけます。次のような手順に沿って、内定承諾の英文メールを書いてみましょう。

1. 明確な件名を書く

内定承諾の英文メールには、本文の意図が一目でわかる明確な件名をつけます。"Accepting (Company Name)’s Offer—(Your Name)((企業名)御中内定承諾の件 - (自分の氏名))"などシンプルな件名にしましょう。この件名だけで受信者は、メッセージの内容と送信者が誰かわかります。英文メールの採用内定通知に返信を書く場合は、件名を変更する必要はありませんが、このテンプレートに沿って変更するだけで件名が明確になります。

2. 適切な担当者を宛先にする

通常は、採用内定通知の送信元の担当者を宛先にします。内定通知をメールで受け取った場合は、そのメールに返信することで承諾します。ただし、書面または口頭で採用内定通知を受け取った場合は、直属の上司に当たる人物や採用担当者など、適切な人物をメッセージの宛先にしましょう。

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3. 採用に対する感謝を述べる

内定承諾書は、面接だけでなく、その会社で働く機会をもらったことに対する感謝の気持ちを採用企業に伝えるチャンスです。内定承諾書は、感謝と今後の仕事に対する熱意を表す方法として活用しましょう。

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4. 雇用条件に同意し、箇条書きにする

内定承諾の英文メールは、簡潔で要点を押さえたものにすることが重要ですが、この機会を活かして、メッセージの中で採用企業との間で合意した条件を再確認することもできます。給与や福利厚生、有給休暇など報酬に関する項目に加え、入社日を記載しておくと良いでしょう。

採用内定通知の内容に関して交渉したいと思う場合は、正式な内定承諾のメールを送信する前に、具体的な項目について相談できるか、雇用主に尋ねてみましょう。新しい仕事につくまでに時間が必要だと思う場合は、入社日を調整できるか尋ね、その理由を説明します。

5. メールに署名する

内定承諾の英文メールの最後には簡単な締めの言葉を入れます。採用企業に対する感謝の気持ちを再度伝え、"Best regards(よろしくお願いいたします)"や"Sincerely(何卒よろしくお願い申し上げます)"などの丁寧な挨拶で締めくくります。一番下に署名します。

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内定承諾の英文メールに使えるテンプレート

メールは会話形式のコミュニケーションになることもありますが、わかりやすく、社会人らしい構成であることが求められます。テンプレートを下書きに使って、内定承諾の英文メールを作成しましょう。

Subject line: (Your Name) – Offer Acceptance

Dear (Hiring Manager or Supervisor’s Name),

Please accept this email as my formal acceptance of the offered position as (position) with (company). I thank you for the opportunity, and I look forward to applying my skills to the position.

As the offer letter displays and as we previously discussed on the phone, I accept the starting salary of (offered salary) with (benefits packaged offered).

I look forward to beginning work and meeting the team on (start date). If you require any additional information from me before then, please let me know. You can reach me by phone at (your phone number) or by email at (your email address).

Thank you again for giving me the opportunity to demonstrate my value to the team.

Sincerely,
(Your Name)

(日本語訳)
件名:(自分の氏名)- 内定承諾の件

(採用担当者または上司の名前)様

このたびは内定のご連絡を頂き、ありがとうございます。(企業)社での(役職)職の内定を正式にお受けいたします。与えられた職務で自分のスキルを活かし、貴社で活躍できればと考えております。

内定通知でお知らせいただき、またお電話でもお話しした通り、初任給(提示された給与)、(含まれる福利厚生)で承知いたしました。

(入社日)から就業開始とし、皆様にお会いできることを楽しみにしております。それまでに必要な情報などございましたら、お知らせください。お電話(電話番号)またはメール(メールアドレス)でご連絡いただけますと幸いです。

最後になりますが、このような機会を頂き、本当にありがとうございます。一日も早く、貴社に貢献できるよう努力してまいります。

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
(自分の氏名)

内定承諾の英文メールのサンプル

必要な情報が含まれていれば、内定承諾メールには任意の形式を使って構いません。上記のテンプレートを基にした、内定承諾の英文メールのサンプルをご紹介します。

Subject line: Charlie Spears—Offer Acceptance

Dear Mr. Andrews,

Please accept this email as my formal acceptance of the offered position as the Director of New Accounts with Leyton Purchasing. I thank you for the opportunity, and I look forward to applying my skills to the position.

As the offer letter displays and as we previously discussed on the phone, I accept the starting salary of $68,000 with the availability of benefits after 60 days of employment.

I look forward to beginning work and meeting the team on July 1. If you require any additional information from me before then, please let me know. You can reach me at (564) 893-7833 or by email at c.spears@website.com.

Thank you again for giving me the opportunity to demonstrate my value to the team.

Sincerely,
Charlie Spears

(日本語訳)
件名:チャーリー・スピアーズ - 内定承諾の件

アンドリュース様

このたびは内定のご連絡を頂き、ありがとうございます。レイトン貿易での新規営業担当ディレクターの役職につきまして、内定を正式にお受けいたします。与えられた職務で自分のスキルを活かし、貴社で活躍できればと考えております。

内定通知でお知らせいただき、またお電話でもお話しした通り、初任給68,000ドル、入社60日後から福利厚生適用ということで承知いたしました。

7月1日から就業開始とし、皆様にお会いできることを楽しみにしております。それまでに必要な情報などございましたら、お知らせください。お電話((564) 893-7833)またはメール(c.spears@website.com)でご連絡いただけますと幸いです。

最後になりますが、このような機会を頂き、本当にありがとうございます。一日も早く、貴社に貢献できるよう努力してまいります。

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
チャーリー・スピアーズ

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