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オンラインで新しい仕事を始める方法

昨今の新型コロナウイルスの影響により、在宅勤務が広く実施されています。ソーシャルディスタンスを保つ制限が緩和された後でも、リモートワークについて以前より柔軟な方針を採用する企業も増えています。その一方で、企業を含む私たち大多数にとっては、この在宅勤務というスタイルはまだまだ新しいものです。多くの企業は、オフィス勤務から在宅勤務に全面的に移行できるよう調整できているわけではありません。一時的または完全にリモートに移行している会社に新たに就職した人は、会社が新しい仮想オフィスの整備を進める中で、いくらかの混乱を経験しているかもしれません。

新しいチームに入るのは、普通の状況であってもワクワクすると同時に不安にもなるものです。仕事のスタイルやコミュニケーション方法の違いだけでなく、オンラインで新たな職務に就くことには、さらに独特の難しさがあります。

この記事では、在宅勤務をしながら新たな仕事をうまく始めるための戦略について考えていきます。

オンラインで質問することの重要性とは?

慣れない環境で人にものを尋ねるのは気が進まないことがあります。仕事をきちんとこなせるところを見せたい、チームに早く馴染みたい、と気持ちが焦っている場合は特にそうでしょう。それでも、質問をすることは学習と成長のプロセスに不可欠であり、同僚や上司は新しいメンバーがそのようにして仕事を覚えていくものと想定しています。誰もがリモートワークで共同作業を効果的に進める方法を模索中で、コミュニケーションの障壁が多数存在している今のような状況では、物事をはっきりと説明してもらうことが特に重要になります。

気兼ねなく質問ができるようになる心構えと、それが仕事にどのように役立つかをご紹介しましょう。

1. オンボーディング過程の失敗を減らせる

大きなことでも小さなことでも、気軽にたくさん質問すれば、失敗して挫折感を感じる可能性が低くなります。例えば、新入社員向けのオリエンテーションプログラムが、まだ現在の環境のニーズに十分合ったものになっていないかもしれません。その内容に従ってもうまくいかなかったり、従うこと自体が難しかったりするために当惑することがあるのも当然です。このようなときには、会社のポリシーやチームの仕組み、自分に期待されている役割についてしっかり理解できるよう、更なる情報、リソース、トレーニングを利用できないか、上司に尋ねてみるとよいでしょう。

2. オフィスのような活発な雰囲気が戻る

隣にいる人にちょっとした手伝いをお願いすることができないことも、フラストレーションの原因になります。Slack、Google Chat、Microsoft Teams などのオンラインチャットツールは、対面のやり取りと全く同じではありませんが、それでも役に立ちます。オフィスで同僚と隣同士で座っていたらいつもしていたであろうやり取りを、そのようなツールを使って行うようにしてみてください。

3. 仕事に集中していることを理解してもらえる

質問のリストを作成し、随時更新しておくとよいでしょう。1日の間に出てきた質問のうち、期限に間に合わせるために今すぐ答えが必要なものを見極めます。すぐに答えが必要でないものについてはリストに追加しておき、業務に慣れていく過程で、その質問について話し合うために上司との定期的なミーティングを設定するようにします。ミーティングの頻度は、最初は週に1、2回とし、必要に応じて調整していきましょう。

4. 上司の期待値が分かる

仕事でよいスタートを切るには、どのような成果とパフォーマンスを上司が期待しているのかをしっかり把握することが重要です。新しい仕事を始めて30日、60日、90日のプランが、もしまだ与えられていなければ、それを立案するのを助けてほしい、と上司に依頼してみましょう。こうすることで、目標とパフォーマンス指標についてお互いに納得し、進んでいく方向をはっきりさせることができるでしょう。

5. オンボーディングプランが円滑に進む

30日、60日、90日プランがすでに与えられている場合、その要求を達成できるかどうか検討し、質問や懸念があればその点について上司と話し合ってみましょう。通常、やりがいのある目標に喜んで挑戦する姿勢を見せることは有益ですが、期待されていることについて現実的に考えることも必要です。目標を達成できるかどうか懸念があれば、その点について前向きな姿勢を保ちつつ、仕事における成長への意欲を見せながら合理的な解決策を提示することが重要です。

6. 自分の進歩が把握できる

30日、60日、90日プランの進捗状況をチェックし、毎週の上司とのミーティングで、うまくいっている点や改善の余地について確認してみましょう。すべての目標を達成できていれば、その会社における自分の価値を認識することができ、現在の職務でさらに責任を担える可能性も高まります。たとえうまく行かなかったとしても、新しい仕事を遂行するスキルを身につけるのに時間を要するのは当然のことであり、引き続き努力していくための解決策や戦略を見つけ、必要であれば目標を再設定することが肝心です。

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オンラインでのソフトスキルの使い方を知る

オンラインで新しい職に就く時は、対面での環境とは違ったソフトスキルが必要になります。例えば、同僚との自己紹介でも、電話やビデオ会議ではジェスチャーや声の調子にあまり頼れません。そのため、事前に話す内容を準備することでミーティングの時間を有効活用します。質問で大事な点を明らかにし要点を再確認することで、情報共有と今後のアクションについて正しく理解した上で、ミーティングを終えられるようにします。

ここからは、オフィス以外の場所で新しい仕事を始めた場合でも、プロフェッショナルに振る舞うのに役立つ5つの方法をご紹介します。

1. 辛抱強くある

自分にも、同僚にも、上司にも辛抱強くありましょう。多くの人が依然としてリモートワークのベストプラクティスを学び、実践しようと努力しているところです。共同作業やマネジメントが理想的な状態になるのには時間がかかるかもしれません。

自分が同僚やプロセスに苛立ち始めていることに気づいたら、1〜2分その状況から離れ、深呼吸してから対策を考えましょう。話し合うのにチャットではなく通話の方が効果的だという結論になることもあれば、必要な答えを得るために考え抜かれた質問をするのが有効な場合もあるでしょう。また、一旦一休みしてから進めるのが最善の解決方法だと分かることもあるかもしれません。

2. チームの習慣に注意を払う

チームの習慣に注目し、できるだけそれを真似することがチームに溶け込む助けになります。音声通話やビデオ通話、バーチャル背景、メールやチャットといったチームが使うコミュニケーションツールに注意を払うようにてみましょう。例えば、ミーティングや業務プロセスに関する情報共有にはメールを使用し、もっと細かなタスクのアップデートには Google Chat を使っているかもしれません。チームのオンラインコミュニケーションの方針に不明な点があれば、遠慮せずに質問して確認してみましょう。

新しいチームにおける思考や行動のパターンを観察する必要もあります。
お互いへの関わり方は改まったものか?それとも肩肘の張らないものか?
服装はビジネスカジュアルか?それとももっとリラックスしたものか?
チームメンバーはチームミーティングの場で突っ込んだ質問をしているか?それとももっと少人数、または1対1のミーティングでするようにしているか?

3. 自分を知る

同僚とのコミュニケーションでは、自分の言葉遣い、ジェスチャー、コミュニケーションを取るタイミングがどのように受け取られているかを観察しましょう。誤解されたように感じたら、チャットや通話で個別に連絡して説明することを考えます。誤解を繰り返さないためにも、自分の振る舞い方を調整してみるといいでしょう。一方で、自分が他の人のコミュニケーションをどのように捉えているかも意識します。同じ言葉でも、文字にした場合、口頭で伝えるよりネガティブに響くことがあるため注意が必要です。

4. 前向きな姿勢を示す

落ち着いた、前向きな姿勢を第一印象として残すことができれば、以後のコミュニケーションが円滑になります。現在のように混乱した社会状況の中で前向きであり続けることは、かなりの努力が必要かもしれません。これは決して、感情を押し殺して自分や現在の状況にそぐわない振る舞い方をするということではありません。

前向きな姿勢とは、問題から逃げることなくクリエイティブに解決しようとすることや、不確かな状況にあっても、チームが解決策を見出せるように助けること、失敗しても学習して再挑戦する折れない心を示すことです。

5. 積極的に行動する

新しいチームで健全な関係を築くもう一つの方法は、新しい任務、チームの課題、人間関係構築に積極的に取り組むことです。これは、期待値や期限を事前に明確にすることや、依頼される前に問題に対する解決策を提案することかもしれません。また、新しい同僚たちとのミーティングを自分から設定することもよいでしょう。

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オンラインでの人間関係を構築する

在宅勤務は生き生きとしたコミュニケーションや関係構築の妨げとなる可能性もありますが、新しい仕事を始める上では重要な要素です。実際、職場での交流は生産性とやる気を高めてくれます。また、共通の目標に向かって一緒に仕事をすることで、より効率的に仕事をすることができます。

あなたが新しく配属されると、担当上司がチームに紹介メールを送ってくれるでしょう。そうでない場合は、グループチャットを送信できるかどうか上司に尋ねてみてください。自分の写真と、職場にふさわしい範囲の個人的な情報を含めれば、関係づくりに役立ちます。例えば、趣味やペットの有無、出生地などをシェアし、共通の趣味がある同僚に連絡を促すのもよいでしょう。「この近くにいいハイキングコースがあればぜひ教えてください」といった感じのメッセージを送ってみてもいいかもしれません。

その他、オンラインでのランチやモーニングコーヒー、仕事後のオンライン飲み会、ゲームなど企画して、新しいチームとより仲を深めることもできます。趣味や興味があることについて自ら話し、同僚にもシェアしてもらうようにしましょう。

境界線を決めて燃え尽きを防ぐ

新しい仕事に就いて最初の30日間は、環境に慣れるために余分な時間を費やす必要があるかもしれませんが、燃え尽き症候群を避けるためには、労働時間の境界線を設定しておくのがベストです。一日の開始時間と終了時間を明確にし、毎日の休憩時間を設けて、集中力を取り戻すようにしましょう。

また、仕事中に家庭生活に気を取られないように境界線を設定するのも必要です。例えば、皿洗いや洗濯のような家事のための時間を予め決めておきます。静かな場所にワークスペースを設置し、ミーティングや業務に集中する時間に配慮してもらえるよう、家族にも自分のスケジュールを知らせておくとよいでしょう。

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あせらずに仕事に慣れていく

新しい職務で能力を十分に発揮できるようになるまでには、オフィスの場合よりも長い時間がかかることでしょう。私たちは、対面でのやり取りやコミュニケーションの中で日常業務を進めていく職場環境に慣れています。ほとんどの企業、管理職、従業員は、まだ変化に適応しようとしている最中です。その結果、新入社員が新しい環境や仕事に馴染むのに以前より時間がかかるのは当然のことです。

自分にあまり厳しくせず、必要であれば助けを求めましょう。あなたは独りではありません。

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