最終更新日: 2019 年 1 月 14 日

1. はじめに

Indeed は Indeed 内のポジションへの全応募者の個人情報を保護、保全する責任を負っており、その責任を真摯に受け止めています。このプライバシー規約は、応募者に関する個人情報 (以下「応募者個人情報」または「APD」とします)、すなわち応募者を具体的な個人として特定し得る情報の取り扱いに関連する当社の活動について応募者に知らせるため、Indeed, Inc. とその関連会社 (以下「Indeed」とします) が定めたものです。このプライバシー規約は Indeed 内のポジションに応募するすべての個人に適用され、その中にはあらゆる種類の常任ポジションと非常任ポジションへの応募が含まれます。いずれの場合も、主たるデータ管理者は、その応募者と雇用契約や業務委託契約を締結しようとする Indeed 法主体です。

2. 当社が収集する APD

2.1 応募者から直接提供される APD

Indeed における応募、採用、新人研修の過程で、当社は以下の種類の APD を応募者から直接収集し、保存、処理します。

  • 応募者の氏名、住所、電話番号やメールアドレス、ID または旅券番号、銀行口座情報、社会保険番号など、身元や連絡先に関する詳細情報。
  • 学歴や専門資格、履歴書、成績証明書や雇用証明書、カバーレター、面接から得た情報、報酬や福利厚生に関する要望、転勤に関する情報、応募者が採用プロセス支援のためプロセス中に当社に提供するその他のあらゆる情報。
  • 在留資格、就労許可、ビザなど応募者の就労権に関する情報。

当社は限られた状況下で、政府への報告義務のため、また法律上認められる場合に雇用機会均等や多様性の継続的なモニタリングのため、人種や民族、兵役経験の有無、障害の有無、性別などのセンシティブ APD の限定的な、対象を絞り込んだ情報の提供を依頼することがあります。ただし情報の開示は応募者の任意によるものとします。さらに、Indeed が採用プロセスの間必要な便宜を図れるよう、応募者が情報を提供することもあります。応募者は、Indeed から求められなくても、センシティブ APD を Indeed に提供することができます。いずれの場合も Indeed はそうしたセンシティブ APD を適用法に従って取り扱います。

2.2 第三者により提供される APD

採用プロセスを支援するため、Indeed は第三者や公的な情報源から応募者についての情報を収集することもあります。たとえば、応募者を雇用または任命する前に、当社は採用活動のため適切なソーシャルメディアから情報を収集することがあります。また、第三者事業者を通じて経歴審査を行い、応募者の学歴、職歴、クレジット履歴や犯罪歴に関する情報を (適用法上認められている場合、適用法に準拠して) 収集することもあります。あるいは、第三者が応募者を当社に紹介または推薦することもあります。

2.3 Indeed が応募者の APD を収集、処理する際の法的根拠

Indeed は、提供される APD の性質と関連する処理の種類に応じて、さまざまな法的根拠に基づいて APD を収集し、処理します。

– 契約の履行

APD の大部分は、応募者との雇用契約または業務委託契約の履行に必要であること、またはそのような契約を締結する前に、応募者の依頼に応じて措置を講じるために必要であることを理由に、Indeed により処理されます。

– 正当な利益

Indeed が応募者の APD に対しその他の種類の処理を行う第 2 の根拠は、Indeed による正当な利益の追求のために、たとえば応募者が適しているのではないかと当社が考える当社の他のポジションにつき応募者にアプローチするために必要であるということです。

– 法的義務の遵守

特定の種類の処理を行う 3 番目の根拠は、Indeed が法的義務を遵守するために必要であることです。

– 同意

最後に、特定の限られた状況において、Indeed は応募者の同意に基づいて APD を処理することがあります。特定の APD を収集および処理するために Indeed が応募者の同意を必要とする場合、当社は提供時に同意を求めるものとし、そのような処理は同意が得られた場合にのみ行われます。応募者は [email protected] にメールを送ることにより同意を撤回できます。

3. 応募者の APD の処理と利用の目的

当社は採用プロセスのため合理的な必要性があると判断されるところに従い、APD を収集、処理、保存、維持、転送します。APD は採用プロセスにおいて以下の目的で利用されます。

  • 応募者が特定のポジションのための資格、技能、経歴を備えているかどうかを判断するため。
  • 応募者に就労権があるかどうかを判断するため。
  • 適用法に従って経歴調査やそれに類する照会を行うため。また、それ以外に、あらゆる適用法を遵守するため。
  • 採用プロセスの期間中、応募者と連絡を取るため。
  • 応募者の将来の雇用に関する機能を果たすため。
  • Indeed の採用プロセスの管理、改良のため。

当社は、これらの個別の機能を果たすのを支援する第三者代理人や請負業者に APD の要素を提供することがあります。Indeed は、応募者から提供される特定の APD が必要とされるかどうかに関して、提供の時点で明示します。

4. 応募者の APD の開示と転送

応募者があらかじめ同意しない限り、Indeed は本プライバシー規約で詳述される目的と関連性のない用途のために APD を共有することはせず、その他の形でも開示しません。そのため、Indeed は、本プライバシー規約に定められた目的のために必要な範囲で、Indeed の社員、代理人、請負業者、それらに類する法主体に限って APD へのアクセスを許可するための合理的な予防措置をとるものとします。Indeed は APD を販売しません。

採用プロセスの過程における APD のそのような開示は、情報が当初収集された国以外への APD の転送を伴うのが通例です。そのような転送は、該当するデータ保護規則を完全に遵守して行われ、(主に広範囲のデータ保護契約を締結することにより) 適切な保護措置を受けるものとします。  

4.1 Indeed の関連会社間での応募者の APD の転送

本プライバシー規約に定められた目的のため、Indeed 内の様々な関連会社間で APD を開示することがあります。

4.2 特定の第三者事業者への応募者の APD の転送

採用活動の過程で、Indeed はそうした活動への支援サービスを行う第三者に対し、特定の APD を提供することがあります。Indeed がこのような提供を行えるのは、その転送が必要であり、かつ該当するデータ保護規則に則って行われる場合に限ります。  

たとえば、当社の応募者データベース、転居支援サービス、給与計算支援サービス、検証/経歴調査サービスなどを提供または運営支援する第三者に対し、APD の一部を提供することがあります。これらの事業者は時が経つにつれて変わることがありますが、当社は必ず適用法を遵守して本プライバシー規約に沿った方法で応募者の APD を取り扱う、信頼できる事業者を使うものとします。

4.3 その他の第三者への応募者の APD の転送

第 4.2 条以外にも、以下のような限られた状況下で Indeed は応募者の APD を他の第三者に開示することがあります。

  • 当社の法律上の義務を遵守するため。
  • 訴訟の可能性、訴訟の恐れ、実際の訴訟などを確定し、利用し、またはこれに対して抗弁するため。
  • 必要に応じて Indeed、応募者または他者の重大な利益を保護するため。
  • 当社事業の全部または一部の売却、譲渡、その他の移譲の際。

5. 応募者の APD の保持

応募者は、将来、応募者が適している可能性のある他のポジションにつき Indeed が応募者にアプローチできるよう、応募者が応募にあたって提供した情報を Indeed とその関連会社が保持できることに同意します。応募者が Indeed の社員になれば、その情報は雇用記録の一部となります。応募者の履歴書やカバーレター (該当する場合) を、Indeed が上記の目的で応募者データベースに保持することを応募者が希望しない場合、最初の応募の際にその旨を担当者にお知らせください。

応募者が Indeed により雇用または任命されず、応募者の APD を本プライバシー規約に定められた目的のため保持する必要がなくなった場合、その情報は現行規定に従って機密のまま削除されます。

6. 応募者による権利行使

Indeed により保持される APD に関して、応募者は様々な権利を行使できます。これらの権利には次のものがあります。

  • ご自分の APD を修正する権利
  • ご自分の APD の処理について、異議を申し立てる権利または制限する権利
  • ご自分の APD へのアクセス権およびポータビリティ権
  • ご自分の APD を削除する権利

これらの権利を行使する場合は、[email protected]宛にメールでご連絡ください。また、メールを送る場合は、応募者が Indeed への連絡に使用しているメールアドレスからお送りください。それにより、当社が応募者の身元を確認できます。

応募者により提出された情報は、その情報が Indeed に提供された時と同じ方法で、いつでも更新、訂正できます。

7. 一般的な問い合わせおよび苦情

7.1 Indeed へのお問い合わせ

応募者は [email protected] 宛にメールを送ることにより Indeed に連絡できます。Indeed のデータ保護担当者へのお問い合わせは、[email protected] 宛にメールをお送りください。

 7.2 苦情

 応募者は、Indeed がデータ保護の権利を侵害していると思われる場合は、管轄地域の該当するデータ保護監督当局に苦情を申し立てる権利があります。たとえば EU に居住している応募者の場合、EU 内の主な事業所はアイルランドの Indeed Ireland Operations Limited であり、アイルランドのデータ保護コミッショナーによって規制されています。その場合、上記の申し立てに関しては、こちらの リンク を参照してください。

8. 本プライバシー規約の更新

本プライバシー規約が最後に変更された日については、本ページの一番上にある「最終更新日」を確認してください。本プライバシー規約の変更は、上記の「最終更新日」に有効となります。応募者には本プライバシー規約を定期的に見返し、最新版を把握しておくことをお勧めします。

9. 雑則

本プライバシー規約が、Indeed 内のポジションの求人応募者としての応募者の APD の取り扱いを規定したものであることにご留意ください。応募者が Indeed の製品やサービスを利用する際には適用されません。当社の製品やサービスにおけるデータ収集慣行についての詳細は、それらの製品やサービスにリンクされているプライバシー規約をご覧ください。