他部署の社員の協力を得る方法
まず他部署の社員に協力を仰ぐ前に、面接全体を設計することが大切です。面接場所や面接官の選定はもちろん、一次面接では応募者の何を判断し、また自社のどのような点をアピールするか、そのために必要なことは何か、二次面接では応募者の何を判断するのか等々、面接全体を見通しながら設計していきます。また、面接における採用担当者の立ち位置も明確にしておきましょう。
◆面接の役割・やるべきことがはっきりしていれば、他部署の社員は引き受けやすくなる
事前に面接全体を設計しておけば、他部署の社員に面接官をお願いするときに「面接の役割」や「してほしいこと」を具体的に伝えることができます。たとえば、一次面接の面接官を依頼するなら、次のように具体的なポイントを伝えましょう。
例）
「○○さんには、一次面接を担当してもらいます。職務を遂行する上で必要な適性と能力を評価するため、一次面接ではコミュニケーション能力、二次面接では職務能力、三次面接では総合判断をします。よって○○さんには、面接を通してコミュニケーション能力の有無を評価してほしいです。社員だけでなくお客様とも円滑なコミュニケーションをとれるのか、そこを重点的にみてください」
こういったことを伝えておけば、協力要請された社員は自分が何をすればいいのか、イメージしやすくなるはずです。また役割を具体的に明示することで、面接官と一緒に事前準備を進めやすくなるでしょう。
◆採用担当者は常に応募者の味方
ちなみに、一次面接では採用担当者が自ら面接官を担当するケースもありますが、採用難の時代にこの方法はあまりお勧めできません。なぜなら、以前のように「面接して終わり」の時代ではないからです。
面接後も応募者をその都度フォローするなど、自社を選んでもらうための取り組みは今後ますます重要になります。採用担当者は常に応募者の味方というスタンスで、合否を判断するのではなく、採用を見守る立ち位置をキープしましょう。
一般社員に面接官をお願いするときに注意すべきこと
面接は応募者と自社の社員とが時間をかけて話す場です。特に一次面接は、企業の第一印象を左右します。そのため若手を採用する場合、役員ではなく、同僚となる一般社員（役職のない社員）に一次面接をお願いするなど、応募者にとって入社後のイメージが湧きやすいように工夫する会社は少なくありません。一般社員に依頼する場合、気をつけたいポイントをいくつかご紹介します。
◆面接官の視点をそろえる
一般社員の中には、面接官慣れしている社員もいれば、面接官は初めてという社員もいます。公正な採用活動を遂行する上でも、面接官のレベルによって応募者の合否が変わることは避けたいものです。
面接官には、面接前にあらためて「応募者の何を見て、何を判断してほしいのか」を明確に伝えましょう。一度に大量の応募者を面接する新卒採用の場合には、ばらつきを極力抑えるため、面接官にはチェックして欲しい項目だけを伝え、面接後に面接官から感想を聞き、採用担当者が合否を決めることもあります。
◆給与などの希望条件の漏洩には注意
面接の過程で、応募者の希望条件、特に希望給与を一般社員が知ることがないようにしましょう。新卒採用の場合は同一条件にしておけば問題ありませんが、中途採用の場合は要注意です。面接時に応募者の希望給与を知り、「自分と同じ仕事なのに、こんなにもらうつもりなのか……」となると、面接官の目が曇ってしまうこともあります。
また、内定後の交渉で給与金額が調整されていたとしても、新入社員は面接時の希望給与額で仕事していると思い込んでしまい、組織内がギクシャクすることも起こり得ます。面接時に使用する履歴書や職務経歴書などに希望給与額が記載されていたら、面接官にはその欄が見えないものを渡すなど工夫しましょう。
◆『公正な採用選考の基本』についての資料を用意する
厚生労働省が公表している採用選考時のガイドライン『公正な採用選考の基本』には、不適切な採用選考が行われないように注意すべきポイントがまとめられています。
たとえば、採用選考を実施する上での基本的な考え方として、以下2点が挙げられています。
- 応募者の基本的人権を尊重すること
- 応募者の適性・能力のみを基準として行うこと
また、就職差別につながる恐れがあることから、次のaやbの事項を応募用紙に書かせたり、面接で聞き出したりしないよう配慮すべきであると記されています。
a）本人に責任のない事項の把握
- 本籍・出生地に関すること
※「戸籍謄(抄)本」や本籍が記載された「住民票(写し)」の提出はこれに該当する。 - 家族に関すること（職業、続柄、健康、病歴、地位、学歴、収入、資産など）
※家族の仕事の有無・職種・勤務先などや家族構成はこれに該当する。 - 住宅状況に関すること（間取り、部屋数、住宅の種類、近郊の施設など）
- 生活環境・家庭環境などに関すること
b）本来自由であるべき事項（思想信条にかかわること)の把握
- 宗教に関すること
- 支持政党に関すること
- 人生観、生活信条に関すること
- 尊敬する人物に関すること
- 思想に関すること
- 労働組合に関する情報（加入状況や活動歴など）、学生運動など社会運動に関すること
- 購読新聞・雑誌・愛読書などに関すること
採用担当者はガイドラインを熟知するとともに、資料を用意して面接官と共有できるよう準備しておきましょう。
一次面接をする社員に指導するべきこと
◆事前資料を読んでおいてもらう
履歴書や職務経歴書、新卒採用の場合はエントリーシートなどを事前に読んでおいてもらいます。どの書類も応募者が努力して作成したものです。面接時に「きちんと読み込んでいる」ことが伝われば、応募者に好印象を与えられるでしょう。
◆応募者はお客様だと意識づける
採用難といっても、人事部以外の部署には危機感の薄い社員がいます。面接時に「応募者に選ばれる立場でもある」ということを忘れて、ついつい横柄な態度をとってしまう社員がいるかもしれません。
いくらお願いしても採用難に危機感をもってもらえない場合、たとえば営業部の社員であれば、「目の前の応募者は明日の顧客、明日の取引先担当者になるかもしれません。お客様だと思って普段通りの接し方でお願いします」など、言い方を変えてみてください。
◆用意した質問をする練習をしてもらう
若手社員や面接初心者の一般社員などに頼んだ場合、面接の役割を理解していても、どんな質問をすれば良いのか、迷う社員が少なくありません。公正な面接を実施するためにも、採用担当者が質問事項を用意し、面接官が自然に質問できるよう練習してもらいましょう。
成果を社内にどんどん発信していく
これまで、社内の協力を得て面接を成功させるポイントを紹介してきましたが、最後にもうひとつだけ。採用担当者は、応募者に良い印象を与える方法を常に考え、実践し、その成果を他部署の社員に発信してみてください。試行錯誤していることを周知させれば、社内からの共感を獲得し、協力を得やすくなるはずです。日々の努力と積み重ねが、採用活動を成功へと導くでしょう。
参考文献：
厚生労働省『公正な採用選考の基本』
https://www.mhlw.go.jp/www2/topics/topics/saiyo/saiyo1.htm
TEXT：国家資格キャリアコンサルタント 戸田敏治
EDITING：Indeed Japan ＋ ノオト