リモート従業員を効果的に管理するための11のヒント

新しいテクノロジーや企業の方針の変化のおかげで、テレワークはますます広がりを見せています。リーダーとして、いずれリモートで働く従業員の管理を任されることがあるかもしれません。

テレワークは企業と従業員の両方にとって多くのメリットがありますが、チームのリーダーという立場ではさまざまな課題も出てくることが予想されます。これらの課題を克服し、管理職やメンバーがもっとも効果的に仕事ができるためのヒントをご紹介します。

 

1.明確な期待値設定をする

自分がメンバーに対して期待していることを明確に伝え、メンバー全員がしっかりそれを把握できるようにします。例えば、報告の頻度、終業前に報告が必要か、業務時間を記録すべきかどうかなどです。チームメンバーに日報を求めるリーダーもいれば、週次の報告で充分と考える人もいます。チームメンバーに自分の期待することを知らせ、認識を合わせましょう。

 

2.コミュニケーション・プランを文書化する

各メンバーと個別に期待値を共有することに加えて、リモートの従業員が参照できるコミュニケーション・プロセスを文書化することも重要です。例えば、どのような質問や問題であればチャットやメールで済ませるべきなのか、グループでの会議やビデオコールが必要なのはどんなときなのかなどの概要を示します。また、勤務時間中にメールの応答までに期待される時間(勤務中はメールには2時間以内に応答するなど)についても細かく記載しておきましょう。

 

3.できるだけ頻繁にコミュニケーションをとる

メール、チャット、電話、ビデオコールなど、リモートの従業員とは少なくとも1日に1回は直接やり取りをすることが重要です。リモートの従業員を長く放っておくと彼らは取り残されたと感じ、仕事のやる気をなくしてしまう可能性が高くなります。これはパフォーマンスの低下と離職につながるかもしれません。リモートか否かに関係なく、各チームメンバーとの一貫して関わりを持つことで、メンバーは自分がチームの一員であり、価値を認められたと感じることができます。

 

4.定期的なチーム・ミーティングをスケジュールする

チームでリモートワークをしているのが全員なのか一部だけなのかに関わらず、定期的なグループミーティングやライブのバーチャル・イベントを開催して、チームの一体感やメンバー同士のつながりを育むことが不可欠です。このようなミーティングやイベントを通じて、メンバーはお互いを知り、関係を築き、普段から協力し合い、コミュニケーションを取るようになります。

また、チーム・ミーティングを持つことによって、リモートで働く従業員も自分の考えを共有したり、プロジェクトや期待値に関するミスコミュニケーションを解消することができます。

 

5.透明性を保つ

多くの場合、メンバーはリーダーを職場での行動規範として見ます。つまり、リーダーが率直で誠実であれば、メンバーも同じ行動をとる可能性が高くなります。透明性をチームカルチャーのひとつとすることで、メンバー全員との信頼関係を構築しやすくなります。そして、メンバーは何か質問や懸念があったとき、安心してリーダーに相談できると同時にリーダーも自分に対して率直に話をしてくれるだろうと考えます。

この透明性は全メンバーに対して平等であることが大切です。例えば、共有するニュースがあるときは、すべてのチームメンバーに同時に知らせるようにします。一部のメンバーが「自分だけは最後まで教えてもらえなかった」とか「リーダーは意図的に情報を隠したのかもしれない」などと感じないようにするためです。

 

6.各チームメンバーと強い調和関係を構築する

趣味、関心、キャリアの願望など、リモートであるかないかに関わらず、同じように時間をかけて各メンバーのことを知る努力をしましょう。

電話やビデオコールだと会話中は仕事に集中しなくてはならないとプレッシャーを感じるかもしれませんが、対面でのミーティングと同じようにミーティングの開始もしくは終了時にちょっとした世間話をする時間をとります。軽く週末の予定について尋ねたり、家族の話をしたり、今後の休暇の計画について質問したりすることで、メンバーはリーダーと気兼ねなく話せるようになり、仕事にも身が入ります。

 

7.テクノロジーを使用して地理的制約を克服する

リモートワークを実現するために企業が採用しているテクノロジーを活用して、コミュニティを構築することもできます。もっと個々でのやりとりにそれらのツールを使ったり、個別のチャットグループやオンラインフォーラムなどのスペースを作ると、休憩時間に仕事以外の話をして、関係を築くことができます。

また、普段はオフィスなどの職場で行うことのリモート・バージョン作ることもできます。例えば、従業員に「ハッピーバースデー」を歌う習慣のある会社なら、ビデオ通話で集合して、リモート従業員のためにも同じように歌いましょう。

 

8.1対1(個別面談)の時間を確保する

忙しいと、1対1の個別面談などは重要ではないと思われがちで、簡単にキャンセルしたり延期したりするかもしれません。しかし、このようなミーティングはリモートチームを効果的に管理するのにとても重要です。リモートメンバーはオフィスで行われる小さなアップデートや臨時の会議を見逃すことが多く、オフィスで勤務するメンバーに比べ最新の情報が得られないことがあるからです。

毎週または隔週で個別面談をスケジュールし、リモート・メンバーごとに少なくとも30分の集中する時間を作ります。この時間を使って、質問や懸念、アイデアを共有できるよう努力しましょう。

 

9.リモートのメンバーが仲間はずれにならないようにする

同じオフィス環境で一緒に働いていると、従業員同士の会話は自然に起こります。給湯室での会話、休憩中やランチのときの会話が、ときに重要な情報を共有する場になることがあります。もし、このような重要な会話があった場合、できるだけ早くリモートのメンバーにも伝えてください。

会社の目的やビジョン、計画に関する大事な議論には、リモート・メンバーも必ず参加できるようにします。さもなければ、リモート・メンバーは疎外感を覚えたり、過小評価されていると感じたりするかもしれません。

従業員の満足度調査を定期的に行って、リモートの従業員が職場環境についてどのように感じているのか調べます。

 

10.マイクロ・マネジメントをしない

従業員にとって、自律性はリモートワークの魅力の一部です。 しかしながら同じオフィスに一緒にないと、「もしかしたら仕事をしていないかもしれない」、「任せた仕事に取り組んでいないかもしれない」などと思ってしまうこともあります。不安になったリーダーはしつこく声を掛けすぎたり、必要以上に絶え間なく進捗状況を報告させたりと、マイクロ・マネジメント行動に発展する可能性があります。

しかしながら、リモートの従業員を細かく管理しすぎることは、管理する側、される側の両方の当事者にとってストレスとなり、リモートの従業員は自分が信頼されていないと感じることがあります。従業員の行動を管理するのではなく、結果と目標に焦点を合わせましょう。従業員が決められた時間内に仕事を完了している限り、仕事のスタイルにはこだわる必要ないかもしれません。

同時に、リモートのメンバーが時間を無駄にしたり、仕事量を管理できなくて、リモートワークの自律性を活かせてない場合は注意が必要です。人によってはリモートワークをうまくコントロールできないことがあります。そういう場合はできるだけ早くその兆候に気づいて、チーム全体の生産性に影響が出ないようにすることが重要です。

 

11.「オープンドア・ポリシー」を作成する

リモートの従業員で、特に時差がある環境で働いている場合、スケジュールされた会議の時間以外に連絡すると、邪魔になるかもしれないと心配するかもしれません。これを解決するには、リモート及び非リモートの従業員に関係なく、いつでも連絡できる「オープンドア・ポリシー」を作ります。

同じオフィスにいる従業員はリーダーが会議中なのか、昼食をとっているのか、あるいは外出中なのかを確認できますが、リモートの従業員にとって、リーダーが職場にいるのかどうかを把握するのは容易ではありません。もしリモートの従業員があなたにコンタクトを取ろうとしているのになかなか時間を取れない場合、できるだけ迅速に対応するよう努力してください。

リモートの従業員の管理に慣れていない場合、最初のうちは覚えることが多いかもしれません。しかし、これらの11のヒントに従うことで、効率的なシステムを確立し、コミュニケーションが促進され、すべての従業員を最大限の成功に導くことができるでしょう。

 

 

*ここに掲載されている内容は、情報提供のみを目的としています。Indeed は就職斡旋業者でも法的アドバイスを提供する企業でもありません。Indeed は、求人内容に関する一切の責任を負わず、また、ここに掲載されている情報は求人広告のパフォーマンスを保証するものでもありません。