業務分掌とは
「業務分掌」とは、組織内で担当する業務や権限を部署ごとに明確化することをいいます。すべての会社が必ず定めるものではなく、会社の成長度合いや成熟度、実情で必要かどうかを判断します。
たとえば、IPO（新規の株式公開）を目指している会社の場合、株式上場に向けたフローには組織関連規程の整備も含まれているため、業務分掌規程などの作成が必須です。また、事業や収益が安定した成熟期にある会社は、業務分掌規程などを定めて担当業務や権限を明確化すると組織運営をしやすくなります。
一方、成長過程にある会社は、新たに発生する業務や大々的な業務フローの改善も少なくありません。その混沌とした状況が成長を促す可能性もあるため、業務分掌規程などで部署ごとの担当業務や権限を明確化してしまうと、かえって成長を阻害してしまうこともあります。
業務分掌のメリット
会社が業務分掌を定めるメリットは、次の2つです。
◆業務の適正化ができる
業務分掌規程を作成する際には、まず業務の洗い出しを行う必要があります。これにより、複数の部署が同じような業務をしている“業務の重なり”や、重要な業務をどの部署も担当していないことになっているなどの“抜け漏れ”をチェックできます。また、業務分掌をつくる過程で経営者や経営管理部門、各部署の管理職などが業務を俯瞰でき、「あるべき姿」に改善できるメリットもあります。
◆人事評価の下地ができる
「コンピテンシー」（いうなれば「その会社の理想の従業員像」）を設定し、その達成度での人事評価を盛り込みたい会社の場合、業務分掌規程などが「役割責任定義書」の下敷きになるため、評価基準をつくる際にそれらを活用できます。
業務分掌のデメリットと、その改善ポイント
一方デメリットには、部署ごとの業務を明確化することで、「この業務はうちの担当じゃない」などと部署間で仕事を押し付けあったり、「昔からのやり方しか認めない！」などと新しいやり方を受け入れず業務改善が進んでいかなかったりするような「業務の硬直化」が生じる可能性があります。
このデメリットを改善するには、以下の2点を見直すことがポイントです。
◆新たに発生した業務やイレギュラー業務の担当部署を明確にすること
自社の“ 業務のある程度大きなくくり”（例：役員エリア など）ごとに、その部門の新たに発生した業務やイレギュラー業務を担当する部署を明確にしておくことが大切です。
例）ある会社の営業本部の場合
営業本部には、担当する商品や相手先ごとに営業第1部から第5部まであるが、それ以外に本部長直轄で「企画グループ」を設置する。新商品や新しい大口取引先についてはまずはこの企画グループが担当し、業務の標準化の後に新たな専門営業部を設ける。
◆ジョブローテーションを定期的に行うこと
前述の自社の“業務のある程度大きなくくり”ごとに、直属の部署間の異動や担当業務の入れ替えなどを定期的に行い、業務の硬直化を防止しましょう。
業務分掌と職務分掌の違い
業務分掌と混同しやすいものに「職務分掌」があります。業務分掌が部署ごとの業務や権限などを明確化するのに対し、職務分掌は、それぞれの職務の責任や権限を明確化させることを指します。
業務分掌と職務分掌は、縦軸と横軸で考えるとイメージしやすいでしょう。まず、組織を部門ごとに縦軸で分割し、そこに業務を振り分けたのが業務分掌です。その縦軸を「部長」「課長」などの役職や社内の資格等級ごとに横軸で区切り、担当業務をさらに各職位などの権限や責任に分類したものが職務分掌です。
業務分掌と職務分掌のどちらも定める会社もあれば、業務分掌のみの場合もあります。たとえば、経営者がすべての従業員に目が届き、業務もすべて正確に把握できるのであれば、必要ない可能性もあります。
業務分掌規程のつくり方
業務分掌規程は、経営者が自らつくることもあれば、経営管理部門などの経営者直属の担当部署が中心に取りまとめる場合や、小さな会社では秘書が経営者の指示を受けながらつくる場合もあります。また、外部の人事系コンサルティング会社と経営管理部門が連携して作成するケースもあります。
◆業務分掌規程のつくり方
- 組織図をつくり、全従業員の所属の洗い出しを行う
各部門・部署について、従業員一人ひとりの所属が分かる組織図を作成します。この作業で、各部署や従業員の所属の構造上の問題点を確認できます。
- 各部署の責任者に業務をすべて洗い出してもらう
あらかじめ作成したフォーマットに基づいて、各部署の責任者に自部署の「業務」をすべて記入してもらいます。
- 責任者から集めた情報のレベル感をすり合わせる
作成者によって記入の精度など情報量に差が出るため、情報量をすり合わせる作業をします。
業務分掌規程を一度つくって満足するのではなく、会社の成長や業務内容の変化に応じて適宜見直し、アップデートすることが大切です。
＜取材先＞
社労士法人ビルドゥミー・コンサルティング 代表 特定社会保険労務士 望月建吾さん
TEXT：畑菜穂子
EDITING：Indeed Japan ＋ 南澤悠佳 ＋ ノオト
