不採用の連絡は、事務的になりすぎないように注意
企業側は応募があった全員を採用するわけにはいきません。選考を進める中で、不採用となった応募者に対してその旨を連絡する必要が出てきます。
応募者の数が多ければ多いほど、採用担当者が連絡を取る人数も増えますが、このときに相手から“手を抜いている”と思われるような対応は考えものです。たとえば、あまりにもテンプレート化されたメールを送ったり、マニュアル通りの電話対応をしたりするケースが挙げられます。事務的なやり取りに感じてしまうと、ネガティブな印象を与えかねません。場合によっては、応募者がその印象を口コミサイトやSNSに書き込む可能性もあります。それらのことを考慮すると、人事の対応が企業ブランドを下げる恐れがあるので注意が必要です。
応募者が多すぎて対応に追われる場合には、募集要項や採用手法を見直す必要があるかもしれません。採用活動で重要なポイントは、多くの応募者を集めることではなく、あくまでも自社が求めている人材を採用することです。採用したい人物像にマッチしていない応募者からのエントリーが多すぎると、その分、担当者の手間が発生してしまいます。
募集の段階である程度フィルタリングすることは、選考をスムーズに進めるためにも重要です。
採用を見送る人材への連絡方法
不採用通知はメールや電話、書面を郵送するなど、企業や状況によっても様々ですが、基本的にメールでも問題はありません。不採用になった場合、応募者は新たな採用情報を探したり、別の企業にエントリーしたりするなど次のアクションが必要になります。そのため、迅速に選考結果を伝えた方が親切でしょう。
電話で伝える場合には、聞き違いや伝達ミスが起こらないように、後からメールでも同じ内容を伝達しておくとトラブルに発展しにくいです。また、応募書類など郵送で返却するものがある場合には、メールで不採用通知を送った後に郵送するようにしましょう。採否の連絡がないまま応募書類だけ返されたら、応募者は混乱しますし、場合によっては「失礼な対応をする会社だ」などと否定的な印象を持たれてしまう可能性があるからです。
不採用通知のメールを作成するときのポイント
不採用通知のメールを送る際は、自社に応募してくれたこと、そして選考を受けてくれたことへの謝意が伝わるような文面を心がけましょう。必ずしも不採用にした理由について触れる必要はありません。応募者の目線に立ち、「不採用になった」と直接的な言い回しは避け、「見合わせていただく」「ご希望に添えず」といった表現を意識することが重要です。
素養は十分でありながら、他者との兼ね合いなどでやむを得ず不採用にした応募者もいるでしょう。もし今後新たな人材を募集するときに、その応募者に選考を受けてほしいと思うならば、不採用通知のメールを送るタイミングで採用枠が空いたら改めて連絡をしてもよいか確認しておくのも一案です。問題なければ相手の連絡先を保管しておき、今後の採用に生かしましょう。
面接日時の調整や採否の連絡など採用活動では、応募者とのやり取りが多く発生します。ときには効率重視でマニュアル通りに進行することも必要ですが、表面的な対応ばかりでは応募者にマイナスの印象を与えてしまうかもしれません。応募者は自社に興味をもってくれた存在であり、今後顧客や取引相手になる可能性もあります。連絡をする際には“事務的な作業”になりすぎず、真摯な対応を心がけましょう。
