「いつ」「どこで」「何をするか」を明確に
採用案内のメールに限らず、ビジネスメールにおいてはできるだけわかりやすく用件を伝えることが肝心です。選考通過の連絡においても、「いつ」「どこで」「何をするか」の3つの要素を入れることを意識しましょう。
特に転職活動中の応募者は、多くの企業とメールでやりとりをしているでしょう。だからこそ、採用担当者はたくさんのメールの中に大事な用件が埋もれてしまわないように工夫したいところ。丁寧な文章を心がけることも大切ですが、まずは情報を見落とされないようコンパクトに要点をまとめることを意識しましょう。
メール文を作成する際のポイント
◆タイトルだけで用件が伝わるようにする
メールのタイトルを見て、本文の内容が伝わることが第一です。選考通過の案内であれば、「ご応募ありがとうございました」といった御礼のタイトルよりも、「選考結果に関しまして」と内容を具体的に示すタイトルにした方が、関心を引いて開封されやすくなるでしょう。次の選考の日時などが決まっていれば、タイトルに入れてしまうのもひとつです。
◆無駄な言葉は省く
選考辞退を避けるためにも、できるだけ良い印象を与える文面を心がけたいもの。しかし、いろいろなメッセージを盛り込もうとすると、大事な用件が伝わりにくくなってしまいます。1文は50字以内に抑え、必要な情報は箇条書きにするなど、できる限り無駄な言葉を省くようにしましょう。
◆レイアウトを意識する
メールを読みやすくするポイントは「改行」と「行間」です。文節や句読点で改行し、話のまとまりごとに行間を空けるようにすると、どのメールソフトから見ても読みやすくなります。
すぐに使えるテンプレート例
選考通過の案内は、できるだけ速やかに行いましょう。作業効率をアップさせるためにも、テンプレートの文面をストックしておくと便利です。
（書類選考通過のテンプレート例）
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タイトル：書類選考結果に関しまして
本文：
お世話になります。株式会社●●●●採用担当●●●●と申します。
この度は弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。
応募書類を拝見し、ぜひ▲▲▲▲様には次の面接試験に進んでいただきたく、書類選考通過のご連絡をしました。
早速ではございますが、以下よりご来社の日程をお選びいただけますでしょうか。
ご都合が合わない場合、候補日をいただけますと幸いです。
・●月●日 (●) ●●：●●〜●●：●●
・●月●日 (●) ●●：●●〜●●：●●
・●月●日 (●) ●●：●●〜●●：●●
当日は●●職の社員がおりますので、より詳しい業務内容や会社のビジョンについてお話する予定です。
それでは、引き続きよろしくお願いいたします。
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◆ポイント
（1）タイトルと本文の冒頭に「目的」をはっきり伝える
（2）日時が明確に提示されている
（3）次回の選考内容について触れる
何度もやりとりをするのはお互いにとっても負荷がかかります。選考結果の連絡と合わせて、できれば面接日程のセッティングまで調整するのがベターです。
（面接結果のテンプレート例）
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タイトル：面接結果に関しまして
本文：
お世話になります。株式会社●●●●採用担当●●●●と申します。
先日はご来社いただき、誠にありがとうございました。
▲▲▲▲様のご経歴を直接お伺いし、ぜひ最終面接にお進みいただきたくご連絡いたしました。
担当した●●も、▲▲▲▲様の●●のご経験やお人柄に非常に魅力を感じたと申しておりました。
早速ではございますが、以下よりご来社の日程をお選びいただけますでしょうか。
ご都合が合わない場合、候補日をいただけますと幸いです。
・●月●日 (●) ●●：●●〜●●：●●
・●月●日 (●) ●●：●●〜●●：●●
・●月●日 (●) ●●：●●〜●●：●●
次回の最終面接では、弊社役員とお会いいただく予定でございます。
その際、他社選考状況もお伺いしたく思っております。
それではご連絡お待ちしております。よろしくお願いいたします。
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◆ポイント
（1）面接での印象を簡単に伝える
（2）次回が最終面接になることを伝える
（3）入社の意思を確認したい旨をあらかじめ触れておく
面接の選考結果を伝える場合は、応募者の印象について触れると会社や採用担当者に対する信頼度がアップします。また、選考ステップが進んでいくごとに、応募者の志望度が気になりますよね。転職活動の状況を確認したい旨をあらかじめ伝えておくと、当日にいきなり質問するよりもスムーズに回答を得られるはずです。
メール文のテンプレートを作成するときは、Wordではなくメモ帳などテキストエディタの使用がおすすめです。Wordは書式が含まれているため、貼り付けた際にHTMLメールになってしまう可能性があります。HTMLメールは、受信側の環境によっては正しく表示されなかったり、迷惑メールフォルダに誤って振り分けられたりするなど適切に届けられないことがあります。ですから、大勢の人に送ることを前提としたメール文のテンプレートは、テキストエディタを使うのが好ましいでしょう。
メールのテンプレを活用して効率アップとミス防止
メールのテンプレートは、どこか冷たいような気がしてしまい、使用を避ける人もいるかもしれません。しかし、上手に活用することによって効率がアップするだけでなく誤字・脱字や記入漏れなどのミスを減らすことにもつながります。スムーズに採用活動を進めるための1つの手段として、要点をおさえたメール文のテンプレート作成を検討してみてはいかがでしょうか。
