採用担当のアクション次第で面談率にも影響が出る
Indeedを利用した採用活動では、求人票の作成から投稿、採用までのすべてのフローを企業側が一貫して行います。特に求職者からの応募通知が届いてからは、面接日の調整、面接本番、合否の通知と、応募者への対応が続きます。
採用はスピードが命。応募通知が届いてから慌てず、なるべく早く対応したいものです。応募が来たタイミングで採用担当がとるアクションによって、面談率や内定辞退率に影響が及ぶこともあります。
そこで今回は「求職者からの応募があった！」その瞬間からの選考フローを簡単に整理しました。
応募から内定出しまでの流れ
◆①応募待ち
Indeedから応募がくるパターンは、メール、電話、直接訪問の３つです。
これは、求人票を作成した際の設定によっても変わります。直接投稿型で求人を掲載する際、「求人の応募受付方法」の設定を行います。
「応募受付方法の選択」の項目で
- メールで受信
- 指定住所への直接訪問を希望
のどちらかを選択し、電話による応募の可・不可も指定します。
もっとも「指定住所への直接訪問」する求職者はまれだと考えられますので、ここでは、一般的なメールで応募があった場合と、電話で応募があった場合の２つのフローを整理していきましょう。
・メールで通知があった場合
求職者がサイト上から応募した場合、「応募通知を受信するメールアドレス」で登録したアドレス宛に、次のような応募通知が届きます。
「○○さんが□□（職種名）の求人に応募しました。」
せっかくの応募者を逃がしてしまわないよう、応募通知がきたらできるだけ早く返信し、応募者にお礼を伝えましょう。応募者が電話番号を登録している場合は、電話をかけても構いません。応募者がほかの求人にも応募をしている場合、「早いもの勝ち」で採用が決まってしまうかもしれないからです。連絡が早いに越したことはありません。
なお、「応募があったらすぐ返信」を徹底するなら、「応募通知を受信するメールアドレス」は１人よりも複数のアドレスを登録するか、採用活動に関わる全員がチェックできるアドレスを登録するのも良いでしょう。
・電話で応募があった場合
応募のお礼を伝えつつ、その場で簡単なヒアリングをしましょう。氏名、連絡先、経験者か未経験者か、希望の勤務条件など、応募者の個人情報をメモします。また経験の長さ等、内定出しの必須条件になりそうなものがあるなら、この時点で確認しましょう。
なお、電話の場合、採用担当者が不在で、別の人間が応対をしなくてはならないケースもあり得ます。
そんな場合に備えて、簡単なトークマニュアルを用意し、社内で共有しておくと安心です。最低限、応募者の名前と電話番号を聞き、採用担当者の名前を伝えたうえで、担当から折り返しの連絡をする旨を伝えましょう。
◆②面接日程の調整〜面接
応募通知のメールに対し返信する場合は、その後の選考フロー、具体的には面接の日程を相談する内容を盛り込みましょう。応募者からの返事を受けて面接日時を確定させます。面接前日にリマインドメールを送ると、より親切です。
◆③合否の通知
仮に不合格であっても、面接の結果は必ず通知します。面接当日に「○日までに連絡をします」と通知日の目安を伝えておくのがベターです。応募をしてくれたことに対する感謝の気持ちを込めて、最後まで丁寧なやりとりを心がけましょう。
履歴書不要の「Indeedカンタン応募」がおすすめ
「求人の応募受付方法」画面において、もう１つポイントがあります。それは、応募者数を増やすため「Indeedカンタン応募」を選択しておくことです。
「Indeedカンタン応募」とは、履歴書不要で、名前やメールアドレスなど数項目を画面上に入力するだけで応募できる設定です。
履歴書の作成は、応募者にとって非常に面倒な作業です。履歴書を不要にすることで、応募者が「より手軽に」応募できるようになり、応募数のアップが期待できます。「アルバイトやパート、一定の応募者を確保したい場合」の求人には「Indeedカンタン応募」が適しています。
反対に、履歴書の提出を必須としたい場合は「Indeed履歴書応募」を選択します。採用側にとっては、応募者の情報が入手しやすくなる一方で、応募者によっては応募のハードルが上がります。そのため、「書類選考時に応募者の詳細な職務経歴書が必要な正・契約社員求人、専門性の高い求人」に適しています。
まとめ
Indeedから応募があったとき、採用担当者が何をするべきかを紹介しました。アクションが遅れると、せっかく応募をしてもらえたのに面接まで至らない、選考の途中で離脱してしまう、ということも考えられます。あらかじめ選考の流れを頭に入れておきましょう。