中途採用の採用計画 大まかなフローを5ステップで解説
中途採用が活発になる時期は、1年のうちに大きく分けて3度訪れると考えられます。1〜2月の新年度を迎える時期、6・12月などボーナス支給月の直後、9月の上半期終了後です。
中途採用を行う場合には、求職者がグッと増える時期から逆算した採用計画を立てる必要があります。一般的なフローは以下の5ステップです。
◆スケジューリング
最初に行うべきは、タスクの洗い出しとスケジューリングです。入社予定日までにこなすタスクを洗い出した上で、すでに確定している面接や説明会などの日程があれば、そこから逆算してスケジュールを当てはめていきましょう。
◆ゴールの設定
今回の中途採用での採用目標人数やペルソナなどといった、目指すべき指標と理想の人材像などを明確にしておきます。ゴール設定を丁寧に行うことで、面接時や最終判断時などの拠り所として活用できます。
◆採用に関する情報発信を実行・改善
設定したゴールを達成するための施策を検討し、実行していきます。企業ごとに課題は異なり、情報発信・イベント開催・求人掲載など、施策にもさまざまあります。スケジュールから逆算し、2〜3カ月ほど前から改善することを前提に施策を実行していきましょう。
◆選考準備・候補者とのスケジュール調整
採用に関わる面接の日程調整が主な業務です。候補者からの応募があった際、彼らのスケジュールが埋まることを想定し、早めに面接日程を確定させます。
◆内定・入社準備
面接実施後は、内定者の決定と入社に向けた準備を行います。入社日の確定や書類の送付など、内定者一人ひとりへのサポート業務が多くなる時期です。細かなタスクが増えやすいので、適切に管理しながら進める必要があります。
採用計画の管理に活用できる3種類のフォーマット
採用計画を立てる際には、タスクやスケジュールなどを可視化できるよう、資料化するのがおすすめです。たとえば、エクセルであれば、基本的な項目を掲載したテンプレートがWeb上で数多く配布されています。
また、フォーマットやテンプレートと一口にいっても、採用計画により使用するものは多岐に渡る可能性も。ここでは、あると便利なフォーマットを解説します。
◆スケジュールシート
先ほどご紹介したように、採用活動に必要な一連のフローをまとめると数カ月のプロジェクトとして成立します。非常に長いため、計画的に進められるよう一目でスケジュールを把握できるシートがあると良いでしょう。ガントチャートのように、流れがわかりやすいものを用いるとより便利です。
◆分析シート
競合他社の分析や市場全体の調査などを行う場合は、分析内容や結果などを一覧で見られるシートがあるとわかりやすいでしょう。自社の分析に必要な項目を検討した上で、適切なシートを用意するのが望ましいと言えます。
◆計画書・予算管理表
採用活動を行う際には、必要な採用数・予算・期間などをまとめておくことが重要です。採用を一つのプロジェクトとして見たときに、どれほどの予算をどのくらいの期間で使用したのか把握することで、事業全体の収支管理にもつながります。計画書や予算管理表の作成は、使用するツールやシステムを見直すのも一つの手です「アップデートの更新が難しい」「複数人と共有しにくい」など、新たなツールを取り入れることによってこれまで抱えていた悩みを改善できる場合があります。
採用に関わるメンバーやプロジェクト規模に合わせて、ツールの使い分けも検討すると良いでしょう。
適切に採用計画を管理することで、採用がより効率的に
優秀な人材を確保するためには、現状の課題や進捗を把握することが重要になります。つい目の前の施策ばかりを考えてしまいがちですが、採用計画の全体像をきちんと把握して適切に行動することこそが結果を左右すると言っても過言ではありません。効率的かつ効果的な採用のために、ぜひ採用計画の管理術を実践してみてください。
