2024年11月6日、Indeed主催の「Indeed FutureWorks Japan」において、採用戦略・採用施策・Indeed活用の観点から、採用に関する優れた企業の取り組みを表彰する「Indeed Hiring Awards 2024」が開催されました。昨年に続き2回目の開催となる今回も、多くの企業様よりエントリーいただき、厳正な審査の結果、5社の企業様がそれぞれ「グランプリ」「ストラテジック部門賞」「チャレンジ部門賞（2社）」「Indeedエクセレンス賞」を獲得されました。
本稿では「チャレンジ部門賞」を受賞された「グリーンホスピタリティフードサービス株式会社」様の、多拠点の採用活動を管理部一括型へとチェンジした革新的な取り組みの中身について伺います。お答えいただいたのは、同社管理部 中林 佳奈子様です。
グリーンホスピタリティフードサービス株式会社 プロフィール
1947年創業の株式会社グリーンハウス（東京・新宿区）の100％子会社で、企業の社員食堂やカフェテリア、工場、レジャー施設、研修所などで、各社との契約に基づき、フードサービスの提供を行う。社是「人に喜ばれてこそ会社は発展する」の下、仙台、東京、名古屋、大阪、広島、九州に拠点を持ち、“食を通した健康”で関わる人々の健康をサポートする。
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求人を作成する現場の採用ニーズを優先することで、管理部との距離ができてしまっていた
──このたびは「チャレンジ部門賞」受賞おめでとうございます。まずは受賞されての感想などお伺いできれば幸いです。
中林 受賞の一報を聞いた時はまず驚き、次にとても嬉しい気持ちになりました。今回、私たちがIndeed Hiring Awards にエントリーしたのは、まず社内外に当社の採用活動の取り組みを発信したいという狙いがありました。それが受賞という形で評価されたことが素直に嬉しかったですね。また、採用活動について私たち管理部だけが考えるのではなく、会社全体で強化に取り組みたいという思いもありましたので、今回の受賞で社内からも称賛の声をたくさんいただき、良いきっかけになったのではないかと感じています。
──御社は仙台、東京、名古屋、大阪、広島、九州など全国各地に拠点を展開されています。拠点ごとにそれぞれ採用に関する事情にも違いがありそうですが、どのような課題があったのでしょうか。
中林 当社の採用活動において課題は大きく2つありました。ひとつは「募集方法のバラつき」です。これまで当社では、管理部ではなく、各拠点ごとにどんな人材募集を行なうのかを決定していました。どの媒体を使い、どういった内容でどんな職種を募集するのか、といったことですね。そのため、それぞれの募集内容を管理部で把握するのが難しいうえ、採用活動に関する負担も各拠点が一身に背負うような状況だったと思います。
もうひとつは「情報の分散」です。当社には、そもそも共通の採用管理システムがあるのですが、実際の採用活動を各拠点が対応している状況だったため、システムが活用しきれていませんでした。そのため、管理部で選考状況や採用結果を見ようとしても、なかなかデータを確認できないうえ、管理部から各拠点に向けての情報展開も難しい状況がありました。
──採用に関しては「現場が主体となって進める」側面が強かったわけですね。その中でなぜ管理部に採用プロセスを集約することになったのでしょうか。
中林 現場としては「すぐに人員を充足させたい」というニーズがやはり強く、そのため拠点を展開するエリアごとに求人の代理店があり、幾つかの拠点を管理するマネージャーが各代理店に依頼する形で運用をしていました。各拠点で採用ニーズが出たら、マネージャーが直接代理店とコンタクトを取り、求人情報を掲載するというやり方です。
しかし、この方法では採用のスピードは担保できても効果検証やコスト効率化といった施策が取りづらく、本質的な採用プロセスの改善ができていませんでした。そこで、管理部が主体となることで、改めて全体的な採用の見直しをしていこうということになったのです。
＜グリーンホスピタリティフードサービス株式会社の取り組み＞
改善のポイントとなったのは、採用に対する現場の意識改革
──従来のやり方に大きな不満がない中で、現場の意識をどう変えていったのでしょうか。
中林 おっしゃる通り、従来のやり方でも現場の採用ニーズは充足していたので、まずは採用方法の変更に対する合意形成を行なう必要がありました。これまでは、いつもの代理店の担当者に「前回の求人原稿と同じで良いので、掲載お願い！」と一報すれば良かったところ、一度管理部に依頼してもらう流れに変更することになります。正直なところ、ネガティブな反応も多少ありました。
しかし、先に挙げた課題の改善にはどうしても必要でした。そこで、まず各現場のマネージャーやその上司に向けた説明会を実施するところからスタートしました。現場の採用ニーズをどう管理部に情報集約するのか、それによりどんなメリットが生まれるのかを丁寧に説明しながら、現場からの理解をいただくという地道な活動を行ないました。
──どのようなメリットがあるとご説明することで、納得感を得られたのでしょう。
中林 各拠点ごとに欲しい人材には違いがあり、どんな人たちがどんな風に働いているのか、職場の雰囲気も違います。それらを管理部が詳しくヒアリングすることで、より具体的な求人原稿作成に繋げられ、応募数の増加やより求める人材像に合った人材の採用に貢献できることをお伝えしました。課題の部分でお伝えした「募集方法のバラつき」に関する改善ですね。
もうひとつ、「情報の分散」という課題の改善が図れることもポイントでした。元々あった当社の採用管理システムを使うことを現場でも徹底することで、現場ごとの応募者情報などを個別に確認でき、管理部として各拠点の採用活動をより手厚くサポートすることが可能となります。情報を1箇所に集めることでノウハウも蓄積され、仮に採用がうまく行かなくても、次の打ち手の検討がしやすくなることもご説明しました。
──Indeed PLUSの活用はスムーズに進んだのでしょうか？
中林 そうですね。この大きな改革に合わせてIndeed PLUSの活用もスムーズに進みました。応募効果も全体的にアップできたと思います。今後は各拠点のマネージャー向けにIndeed PLUSの勉強会なども実施し、さらに有効活用できるようにしていけるようなレクチャー面も強化していきたいですね。
大胆な改革の結果、如実にあらわれてきたポジティブな変化
──さまざまな変化を通じて、御社の採用活動はどのように変わったと思われますか。
中林 定量的な成果としては、やはり採用コストの削減です。これまで予算に関して拠点の判断でそれぞれ活用していたものが、管理部に集約されることで最適化を図れたと思います。採用コストについては全体的に18%削減、一人あたりの採用単価については20%の削減に成功しました。
定性的な成果としては、それぞれの拠点の採用に対する意識が大きく変わったことが挙げられます。「人が足りない、誰でもいいから人手が欲しい！」ではなく、本当に欲しい人材とは？ということを各拠点の採用担当者が考えてくださるようになったと思います。
また、採用システムに応募者情報や選考状況、採用結果などの情報が登録されるようになったことで、管理部と採用の現場との間に共通言語が増え、連携が強まりました。新しい施策も展開しやすくなりましたし、各拠点の方たちから相談をいただく機会もグンと増えましたね。
──ありがとうございます。最後に、今後の意気込みやIndeedに対する期待などあればお伺いさせてください。
中林 今回の施策を通じて、当社の採用の体制は大きく変わりました。ただ、実際の採用現場においては、まだまだ課題はたくさんあります。応募があっても面接に来ていただけなかったり、直前でキャンセルになったり。そういった改善ポイントはきちんと把握し、更なる成果向上に向けたアイデアにチャレンジしていきたいですね。人材の定着や活躍に向けた取り組みを強化することで、より現場からの声にお応えしていければと思っています。
Indeedに関しては、今回の取り組みもですが、普段からのサポート体制がとても心強いと感じています。データ提供や、採用成果を見たうえでの毎月のご提案など本当に助かっています。Indeed PLUSの活用を通じて、これまで以上にたくさんの人材にアプローチができるようにもなっていますので、これからも積極的に活用していきたいと考えています。
──ありがとうございました。
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