部下の成長に繋がる「社員面談シート」の作り方

社内で行われる面談のひとつに、上司と部下が1対1で定期的に行うものがあります。その際に用いられるのが社員面談シートです。部下の成長に繋がる面談を行うために欠かせない面談シートとはどのようなものか、その役割や使い方、面談シートに入れるべき項目について、採用ブランドの向上を総合支援するcore words 株式会社の佐藤タカトシさんに伺いました。

社員面談の目的

社員面談は、主に上司が部下に対して人材育成やモチベーションの維持・向上のために行われるほか、やるべきことをやれているかといった行動管理の一面もあります。

具体的には、部下が立てた目標に対し、どのくらい達成できたか進捗状況を把握したり、達成できていない場合は原因を探り、どうしたら達成できるのかを話し合います。

また、上司ができる範囲で部下の労働環境を整えるために、職場のトラブルや家庭の事情などの情報共有を行うケースもあります。

このように、日々の細かい業務のタスクチェックというよりは、気持ちの部分や、中長期的な目標に対してどう取り組んでいるかということを定期的にチェックするのが社員面談の目的と言えるでしょう。

社員面談シートの役割と使い方

たとえばリクルートでは「ウィルキャンマスト（Will Can Must）シート」という面談シートが用いられています。これは「ウィル＝やりたいこと、キャン＝できること、マスト＝やらなければいけないこと」という3つの項目について社員が思うままに書き込んで、目標を整理していくというものです。

面談を受ける社員はこのシートを期が始まるときに記入し、面談ではそのシートを見ながら「現状はどうなっているのか」を上司と話します。

「ウィル」「キャン」「マスト」の3つの要素は別々のものですが、重なる部分があれば、モチベーション高く取り組め（＝Will）、高い成果を挙げることができ（=Can）、組織にも評価される（=Must）ということになり、個人にとっても組織にとってもよい結果をもたらすようになります。そのため、社員と面談する際に、それぞれの要素をすり合わせながら重なる部分を探して、その仕事に重点的に取り組むと良いです。

しかし、やらなければいけないこと（マスト）に日々追われていて、やりたいこと（ウィル）が全然できていないのであれば、マストとウィルの業務に掛かる時間を調整したり、ウィルを活かせる新しいプロジェクトにアサインするなど、バランスを取ることが大切です。
また、リモートワークを導入している企業は、一対一で上司と部下が本音で話す機会もなかなかありません。このような中、部下と単なるビジネス上だけの関係性ではなく、人と人との関係性を作ることができるのは面談の場だけとも言えます。退職を防ぐ意味でも、部下の微妙な感情の変化を汲み取り、困っていることや悩んでいることはないか、今どういうことを考えているのか、面談の場でしっかりとチェックしましょう。

社員面談シートの作り方と記載項目

社員面談シートは、部下が事前に書いて上司へ提出するケースや、書いておいて面談の際に直接持ち込み、それをもとに上司と話すというケースがあります。中には、雑談目的、あるいは用意されていない回答ややりとりを大事にしたいという意味で、面談の際にまったくシートを使わないという企業もあります。しかし、基本的には前回どのような話をしたのか互いに認識し、次回の面談に引き継いでいくためにもドキュメントを残さなければいけないので、何らかのシートは必要になるでしょう。

面談シートのフォーマットは、作りやすければ何でも構いません。社内で管理や引き継ぎがしやすいものを選びましょう。入力欄のデザインは、手書きで記入させるのか、データで管理するのかによっても違ってきます。手書きの場合は、記入しやすいように大きめの記入欄を作りましょう。

社員面談シートに記載する項目の一例は以下です。

• 氏名
• 所属部署
• 職務内容
• 現在の目標
• 目標に対する進捗状況
• 現在の課題
• うまくいったこと
• 今やるべきこと
• 困っていること（業務でも業務以外でも）
• フィードバック
• 備考（気づいたこと、気になること等）

社員面談で上司が気をつけたいこと

腹を割って話す、本音を引き出すことが目的なので、部下に対して上から目線で「もっとこうしたほうがいい」などと命令するのではなく、「なんでも話していいよ」という空気を作り、部下の話をしっかりと傾聴することが大切です。

今回ご紹介した社員面談シートを用いることで、前回何を聞いて、今回は何を確認すべきかを明確にし、課題改善につなげることができるでしょう。

また、社内の面談なので「アポイントが入ったから今度にしよう」と日程変更するケースもよくありますが、これは極力避けるべきです。目の前の業務都合で日程変更されると、部下は大切にされていないのではと感じます。本音を話せる信頼関係を築くためにも、部下の都合を軽視せず、リスペクトを持って望みましょう。

頻度はできれば1カ月に1回、難しければ3カ月に1回行うことがおすすめです。そして一度の面談に1時間くらいは時間をとれるといいでしょう。

＜取材先＞
core words株式会社　佐藤タカトシさん
1976年1月1日生まれ。2001年4月、リクルートコミュニケーションズ入社。11年間に渡り、大手自動車メーカー、大手素材メーカー、インターネット関連企業、流通・小売企業など、100社以上の採用ブランディング、採用コミュニケーションを支援。マネージャー、クリエイティブディレクターを務めたのち、2012年7月、大手IT企業に転職。採用チームに所属し、採用ブランディングとダイレクトリクルーティングをメインミッションとして活動。2015年7月、core wordsを設立。東京大学理学部卒。東京大学大学院理学系研究科修了。

TEXT：小林麻美
EDITING：Indeed Japan ＋ ミノシマタカコ ＋ ノオト