「休まない社員」に、人事はどう対応する？

仕事が楽しくて休みたくない、休んでもやることがないので仕事がしたい、業務の担当者が自分だけなので休みづらいなど、様々な理由から「休まない」タイプの社員がいます。こうした社員がいる場合、会社にはどのようなリスクがあるのでしょうか。社会保険労務士法人出口事務所の出口裕美さんに会社が抱えるリスクと対処法を伺いました。

「休まない」と「休めない」2つのタイプ

――「休まない社員」が、休暇を取らない理由にはどのようなものがありますか？

様々な理由がありますが、大きく分けると「休まない」と「休めない」の2パターンがあります。「休まない」場合は、たとえばやる気がある、仕事が趣味のようなもの、休んでもやることがないなどの理由が挙げられるのではないでしょうか。一方で「休めない」場合は、業務内容が著しく多い、仕事が属人化してしまってその人が不在では仕事が進まないシステムになっているなどの理由があります。そうしたケースは、その人が受け持つ業務内容を精査したり、仕事が属人化しないよう複数人で担当を振り分けたりするなどの対策で改善が可能です。

――社員が休暇を取らないと企業側にはどのようなリスクが生じますか？

働き方改革関連法案の成立に伴い、2019年4月以降、企業には年10日以上の有給休暇の権利がある従業員に対して年5日の年次有給休暇を取得させる義務があります。もし取得義務に違反した場合には、違反者一人に対して最大30万円の罰金が課せられます。有給を取得しない社員がいると人数分の罰金を支払わなければならなくなるので、この点が一つ目のリスクです。対処法としては、会社の繁忙期ではない時期に休みを取るように促しましょう。それでも休みを取らない場合には会社が業務命令を発令し、強制的に取得させることができます。しかし、強制的に休ませられるのは社員にとって大きなストレスになってしまい得策ではありません。できるだけ社員の意思を尊重した休暇を取得できるようにしましょう。

もう一つは、休まないことによって社員の心身に悪影響が生じるリスクです。経営者には安全配慮義務があり、社員の健康と安全に配慮しなければなりません。安全配慮義務に罰則はありませんが、社員の心身の健康が損なわれることは会社にとって大きなリスクなので、そうした事態は避けたいところです。

経営層、管理職が休む姿勢を見せる

――こうしたリスクを回避するためにも、きちんと休みを取ってもらうことが必要だと思いますが、会社としてはどうしても休まない人にはどう対応すればよいでしょうか？

まずは、適切に休むことが良いとされる社内風土をつくることです。そのためにも、経営者や管理監督者がきちんと休む姿勢を見せることが大切です。上司が部下に、たとえば「〇〇へ旅行に行ってきたけど、とてもよかったよ」「休日にゴルフでリフレッシュしてきた」などと話をすることで、休むことが良いことだという雰囲気をつくりだせると良いでしょう。

一方で、もし休めない環境であれば業務内容が多すぎるか、顧客からの急な対応に一人の担当者が追われているなど、何らかのミスマッチが生じている可能性があります。経営者や管理監督者らが業務内容を確認して、顧客との調整や業務内容を精査する必要があります。それでも休まない社員がいた場合には、パソコンを平日の何時から何時までと使える時間と決めて、指定する時間でしか仕事ができないようにするのも一つの方法です。

――もし、社員が休日に仕事をする、業務に関する勉強をしている場合はどのように考えればよいでしょうか。

企業のルールに従わず自宅に仕事を持ち帰るケースは、情報の漏洩を考えると推奨するべきではないので、持ち帰らずに済む状態にしましょう。どうしても必要な場合は申告しなければならない仕組みを作りましょう。持ち帰ってまで仕事をするべきではないという共通認識を持てるようになれば、自宅での作業を減らすことができるのではないでしょうか。

一方で、勉強の時間は必要です。変化の速い今の時代は、仕事の流れについていくために情報をアップデートしていく必要があるでしょう。ただ、就業時間内で可能な環境を整えている企業ばかりではありません。時間外であっても自ら勉強する姿勢は必要です。というのも、勉強をすることによって、仕事のスキルが上がり、それによって昇給するというサイクルにつながるので、自分のためにやるということになるからです。自分の時間を割いて勉強した時間と労力は、結果的に時給単価で跳ね返ってくると考えればよいでしょう。

生産性を評価する仕組みの導入を

――休みやすい雰囲気づくりなどに加えて、「休まない社員」をなくすため、根本的に解決する方法はありますか？

本来は、自分で仕事のスケジュールを立ててしっかり休む方が効率は良く、生産性が高いはずです。だからこそ、企業としてもそういった働き方ができる社員を評価する仕組みをつくることが理想です。オンとオフをしっかり切り替えることによって時間当たりの生産性は上がるので、それに伴って報酬が上がるという仕組みがあれば、きちんと休みを取り入れた効率の良い働き方を実践できるのではないでしょうか。

成果がかたちとなって見えない業務も多いと思いますが、何時から何時まで何の業務に取り組むといった計画を立てることを企業が推奨し、社員みんなに浸透できるとよいでしょう。休みたくないタイプの人を無理矢理休ませると不満につながってしまうので、自分でスケジュールを立て、自主的に休みを組み込んでもらう仕組みづくりが大切です。会社としては、やるときはやる、休むときは休む、それが良い働き方だという環境をつくることが重要だと私は考えています。

――こうした仕組みを実践するために、具体的に取り組めることはありますか？

テクノロジーの発達により勤怠管理を行うグループウエアも様々な機能を搭載しています。日々の業務内容を入力していくと、その人がどういった業務にどれくらいの時間を使ったかが集計され、グラフで分かりやすく表示されるものもあります。こういった業務内容とその時間を「見える化」できるシステムを上手に利用することで、何に時間がかかっているか、改善の余地があるのかどうかといったことも分かるので導入するのもおすすめです。

企業内で、社員の生産性を評価する仕組みと合わせて、こうしたシステムを上手に活用することで、「休まない社員」を減らしていくことができるのではないでしょうか。

※記事内で取り上げた法令は2022年8月時点のものです。

＜取材先＞
社会保険労務士法人出口事務所　代表　出口裕美さん
企業のパートナーとして、人事労務のあらゆる業務をサポートしている。全国社会保険労務士会連合会の代議員や東京都社会保険労務士会の常任理事も務める。

TEXT：岡崎彩子
EDITING：Indeed Japan ＋笹田理恵＋ ノオト