会議を円滑に進めるためのファシリテーションスキルとは？

会議が効果的な時間になるかどうかは、ファシリテーションが重要といわれます。そもそもファシリテーションとはなんなのでしょうか。また、ファシリテーションによってどのような効果を得ることができるのか、メリットや必要なスキルなどについて、株式会社固（KATAMARI）代表取締役の前田鎌利さんに伺いました。

ファシリテーションの目的とメリット

「ファシリテーション」とは、会議やミーティングを円滑に進めるための技法のことです。ファシリテーションによって、参加者の意見を引き出したり、スムーズに結論を導き出したりすることが可能になります。

ファシリテーションが機能しているか・していないかによって、会議の質はぐんと変わります。機能していないと、会議の目的が不明確、発言しない人がいる、会議が長い、会議が多い、結論が出ないなどの状況に陥り、効率的かつ効果的な会議にはなりません。

◆ファシリテーションのメリット

• 会議の目的・ゴールを明確にするので、意見が出やすくスムーズに意思決定ができる
• 参加者がまんべんなく発言でき、会議への不満が減少する
• 会議の進行役（ファシリテーター）がタイムコントロールするので、会議の時間が短くなる
• ネクストステップなどが明確なので、無駄な会議が減る
• 要件が満たされれば会議は終了するので短時間で次のアクションに移れ、生産性がアップする
• 会議で必ず意思決定がなされるので、即アクションにつながる

会議におけるファシリテーターの役割

ファシリテーションを行う人を「ファシリテーター」といいます。会議を円滑に進めるための進行役であり、ファシリテーションスキルを身につけることで、その役割を遂行することができます。

ファシリテーターの役割は多岐にわたりますが、主な役割は以下のとおりです。

◆ファシリテーターの主な役割

• 会議のルール設定　
• 会議のアジェンダの策定／調整
• 会議のタイムラインの設定
• 会議の運営
• ネクストステップ／タスクの確認（いつまでに誰が、何をするのか）など次回以降の調整
• 議事録の作成／展開

ファシリテーターに求められるスキル

ファシリテーターに求められるスキルは以下のとおりです。

◆ファシリテーターに必要なスキル

1.場づくり（ルールづくり）スキル
会議を進めるためのルールがないと、何も決まらない会議になってしまいます。会議の目的を押さえたうえで、説明は○分以内、全員に1回は発言してもらうなど、的確なルールづくりは、会議をスムーズに進めるための核となります。

2.タイムマネジメントスキル
限られた時間の中で効率的に会議やミーティングを進行するためには、何をどれくらいの時間で話すのかタイムラインをあらかじめ設定します。話が脱線した際の対処法なども考えておきましょう。

3.質問スキル
参加者全員の合意形成を図るのは、ファシリテーターの質問力にかかってきます。これは、コンセンサスを得る力と言い換えることもできます。どんな質問をすればどのような見解を得ることができるのか、ある程度、想定しておきましょう。

4.図解スキル
議論の中で、視覚的に整理する（見える化）スキルがあることで、参加者の相互理解が深まります。議論の内容をどう図解化し、どう共有するか、そういった力も必要です。

5.コミュニケーションスキル
中立な立場で、誰とでもチャンネルを合わせて相手の話を聞き出したり、まとめたりするスキルです。参加者同士の意見が対立した場合のアイスブレイクや、発言できない人への配慮などもこのスキルが重要になってきます。

会議の質を上げるファシリテーションのポイント

アジェンダ策定をきちんと行ったうえで、上記の5つを意識して取り組むことが、会議の質を上げるポイントです。

最初は難しいかもしれません。「時間内に収まらなかった」「よく話す上位職を止めることができなかった」「時間切れでネクストステップやタスクの確認ができなかった」「いろいろと質問を投げてみたけどコメントをしてもらえなかった」などの失敗談は、どの企業でも見受けられます。

ファシリテーター育成の研修を定期的に行うのも会議の質を上げる方法の一つですが、それを実践で活かせなければ意味がありません。ファシリテーションスキルを磨くには、従業員に場数を踏ませるのが一番です。

オンライン会議におけるファシリテーションのコツ

オンライン会議の際、カメラをオフにする人がいますが、これは会議運営を非常にやりにくくさせます。顔が見えない会議は、参加者を不安にさせ、自分の意見が伝わっているかどうかがわかりづらくなるからです。

必ずカメラはオンの状態でスタートするのが、オンライン会議のポイントです。どうしても難しい場合でも、冒頭の2分間だけカメラをオンにしてもらうようにすることで、その後もオンのままキープできる確率が上がります。

オンライン会議のファシリテーションは非常に難しいといえますが、ファシリテーターは絶えず意識してリモートワーカーを気にかけながら、議論を進めてください。

そして、オンラインでもオフラインでも、ファシリテーターは必ず最初に「30分で〇〇の合意形成というゴールを目指します。みんさん、ご協力をお願いします！」と言ってスタートしましょう。参加者全員が一座建立（一体感が生じるほど、お互いに良き場になるように最善を尽くすこと）の精神で会議に臨めるかどうかが重要です。

※記事内で取り上げた法令は2022年6月時点のものです。

＜取材先＞
株式会社固（KATAMARI）代表取締役　前田鎌利さん
東京学芸大学卒業後、17年にわたり、通信業界に従事。大手通信社では、社内認定講師（プレゼンテーション）や子会社の社外取締役を務める。2016年株式会社固を設立。2018年一般社団法人プレゼンテーション協会を設立し、代表理事に就任。年間200社を超える企業にて、講演・研修を行っている。

TEXT：塚本佳子
EDITING：Indeed Japan ＋ 南澤悠佳 ＋ ノオト