採用業務に充分な人材や時間を割けない現状とは
中小企業は採用活動に人手や時間をなかなか確保できていないと言われますが、実態はどのようになっているのでしょうか。
中小企業庁の「中小企業白書」によれば、中小企業・小規模事業者において採用担当者は「経営者」と回答した企業が73.3％と高く、次いで「他業務との兼任で、採用業務を担当する社員」（21.4％）、「人事全般を担当する社員」（10.7％）となっている一方で、「採用に専従する社員」だと回答した割合は3.5％と、極めて低い結果となっていました。中小企業では社員数が限られているため、そもそも専任の採用業務を行うメンバーが不在である場合が多いようです。
また、人事全般を担当するHR（Human Resource）担当者を置いているケースでも、採用業務に十分に時間と労力を割けられるわけではないようです。HR担当者の基本業務は、人員計画を立て募集活動をする「採用」、教育計画を立て教育訓練を行う「教育」、人材の配置・移動や人事考課を行う「人事」、従業員の業務や働く環境の整備といった「労務」という、大きく4つの領域に分けられます。そのほかに近年では、ワークライフバランスやハラスメントといった社会課題やインターネットを活用した採用活動への対応、経営戦略を人事戦略に落とし込むといった実務が求められるケースもあり、業務量は拡大傾向にあるため、採用に携わる時間の確保がますます難しくなっています。
こうした状況を見ると、中小企業が採用活動にかけられる時間や手間はかなり限られていることがわかるでしょう。
採用活動に十分な労力をかけられないことで生じる問題とは
では、採用に充分な時間や手間をかけられない場合、どのような問題が出てくるのでしょうか。以下に起こる問題を見ていきます。
◆問題1：採用活動が前例の踏襲になり、自社が求める人材を採用できない
望ましい採用活動とはこれまでの活動を踏まえて改善を重ねていくことだと言えます。しかし、充分な人手や時間をかけられない場合、前例の踏襲に走りやすくなります。
すると、連鎖的に次のような問題が起こります。
- 前例どおりの求人票を作成してしまう
- これまでと同じような母集団が形成される
- 自社が今求める人材を採用できない
改善点などを見直して、採用計画や求人票をブラッシュアップしていくことが、求める人材を採用するためにも重要だと言えるでしょう。
◆問題2：採用スキルやノウハウが蓄積されず、課題が改善されない
中小企業の多くの採用担当者は、他の業務も担当しながら同時に採用活動を行っているという現状があります。組織的な採用活動を行うことが中小企業ではなかなか難しいため、効率的な採用活動を行う工夫をしない限り、自社独自の採用ノウハウを蓄積することは難しいと言えるでしょう。
「中小企業白書」によれば、「人材が確保できている企業」と「人材が確保できていない企業」の特徴でもっとも大きな差が出るのは、「人材確保のためのノウハウ・手段」（19.3％ポイント）だという結果が出ています。このことから、採用活動のサイクルを整備し、ノウハウを蓄積することが、中小企業における採用の成功に必要不可欠だといえそうです。
◆問題3：応募者とのコミュニケーションが密にとれない
厚生労働省の「一般職業紹介状況（令和4年6月分）について」によると、令和4年6月時点の有効求人倍率は1.27倍となっています。全産業の平均としては有効求人倍率が1倍を超えているため、現在では求職者よりも募集している求人の数が多い売り手市場です。
そのような状況において、求職者は同時に複数の企業を受けているケースが多いでしょう。そのため、企業の採用担当者が面接日程の調整に時間がかかっていたり、問い合わせへの返信が遅いといった状況が続くと、せっかく応募してくれた求職者が他社に進んでしまう可能性もあります。人材を求めている企業の採用担当者は、採用活動を効率化して、こまめなコミュニケーションとスピードアップをすることが重要だと言えるでしょう。
企業の採用プロセスの基本とその内容
ここで、企業の採用業務について改めて確認しましょう。主な業務は採用活動のプロセスに沿って以下の3つに分けられます。
◆1:採用計画を立てる
採用計画では、採用担当者を誰にするのか、どのような方針で人材を集めるのか、集めた人材をどのような基準で判断するのかといった内容を具体的に設定します。
また、自社が求める人材についても、仕事をする上で必要な技能・資格や経験、担当してもらいたい仕事内容、性格や興味を持っている事柄など、人物像を明確にします。
◆2:母集団を形成する
「母集団」とは、統計学では「調べたいデータ全体」を指す言葉ですが、採用活動においては、自社に応募してくれる可能性のある志望者の集団を指します。採用計画を立てたら、自社が求める人材が集まるよう母集団を形成していきます。母集団を形成する代表的な方法には、求人広告や人材紹介サービス、ハローワークへの求人情報の掲載などがあります。このとき、どのような求人媒体を活用し、どのようなアプローチで求職者を集めるかによって母集団が変わるため、採用計画に基づいて考えらえるようにしておくことが重要です。
◆3:応募者を選考する
募集を開始し、応募者が集まったら、応募者の選考に移ります。書類選考や面接を実施し、選考を進める段階です。面接の日程調整や面接官の調整など、社内外とのコミュニケーションが一気に増えるのもこのタイミング。同時並行で業務を進める必要があるので、効率化が重要となります。
どの採用プロセスも重要ですが、思うように時間と手間をかけられていないというケースがほとんどではないでしょうか。そこで、求人検索エンジンのIndeedを使うことで、担当者の負担を減らすとともに、自社が求める人材の採用へつながる可能性があります。次にその方法を見ていきましょう。
Indeedなら採用に関する様々な業務の負担を軽減できる
Indeedを使うことで、どのような採用業務が効率化し、採用担当者の負担を軽減できるのか、具体的に見ていきます。
◆求人票の作成が簡単にできる
Indeedでは求人情報の掲載が無料*でスタートできます。また、画面の指示に従って会社情報や求人情報を入力するだけで基本的な内容の求人情報が作成でき、審査に通過すれば72時間以内でIndeedの検索結果画面に求人が表示されるようになります。
スピーディーに求人を開始できる点に加えて、Indeedには求人情報を掲載する際に活用できるテンプレートが用意されており、いつでも利用が可能です。求職者に自社理解を促進させるために必要な項目も網羅されており、魅力的なメッセージ作成が手軽に行えます。
具体的な使い方としては、求人票の作成画面で「求人テンプレートが利用可能です」という項目の「詳しく見る」をクリックします。すると入力例を確認することができ、どんなことを書けばよいかがわかります。これらの機能を使うことで、求人票をスピーディーに作成することができ、採用業務の効率化につながります。
◆Indeed上で応募者の一括管理ができる
求人情報を無料で掲載できるだけではなく、Indeedでは応募者との選考に関するコミュニケーションや、選考状況の確認、面接の設定まで画面上で行うことができ、採用活動の一連の流れを完結できます。
Indeedにログインして、画面左上にある「ダッシュボード」をクリックすると、以下のような自社の管理画面を見ることができ、選考中の応募者や、面接の予定、次にやるべきことなどが把握できるようになっています。
このページの上部にある「応募者」タブをクリックすることで、以下のような各応募者の管理画面に進みます。この画面ではそれぞれの応募者の選考状況が一覧で表示され、ステータスの確認のほか、応募者へのメッセージの送付なども可能です。
応募者の管理画面ではたとえば、その応募者に対する「関心の有無」などの「ステータス」を設定できる「ステータスラベル」機能があります。また、「面接リクエスト」機能では、「面接を予約する」ボタンを選択して日付や開始時刻、終了時刻、面接形式や場所、メッセージ本文を入力することで、応募者に対してスピーディーに面接オファーを送ることができます。
そのほか、応募者に関するメモを残すことができる「メモ機能」や、面接官の欄にメールアドレスを登録することで簡単に応募者情報を共有できる「応募者情報共有」機能など、採用業務を一括して行うための各種機能を使うことができます。
応募者管理機能を使うことで、採用に関する一連の業務をIndeed上で完結できるため、採用担当者の負担軽減につながり、効率化が期待できます。
◆Web面接をIndeed上で行える
新型コロナウイルス感染症の拡大により、ビジネスにおいても多くの領域で急速にオンライン化が進みました。企業の採用活動にとっても例外ではなく、パソコンやスマートフォンの画面越しに面接を行う「Web面接」が浸透しつつあります。
こうした状況を受け、Indeedでは新たに「Web面接」の機能を追加しました。Indeedのプラットフォーム上でそのままWeb面接が行えるため、新たなツールの導入などの必要がありません。
「Web面接」の機能は、Indeedの応募者管理画面から面接スケジュールを応募者に連絡する際、面接の方法として「Indeed のWeb面接プラットフォームを使用する」を選択することで使用できます。この機能は、求人情報の掲載や応募者の管理と同様、基本的に無料*で利用可能です。
以下のように面接形式を「Web面接」に設定し、「招待状を送信」して応募者へ連絡します。
インターネットを使った採用活動では、慣れないツールを使う必要があり、負担に感じている企業や採用担当者も多いのではないでしょうか。Indeedを使うことで、オンライン化に特有の業務負荷も解消することができるでしょう。
◆有料の「スポンサー求人」で、さらに効率的な採用活動につなげる
Indeedには「スポンサー求人」と呼ばれる有料オプションがあります。それを利用する最大のメリットは、求人情報がIndeedの検索結果に表示されやすくなることです。自社の求人情報が求職者の目に止まりやすくなり、自社に適した母集団を効率よく形成できる可能性が高まります。
「クリック課金型」は、求職者が「スポンサー求人」として掲載された求人情報をクリックした場合に限り、設定された単価の料金が課金されるという仕組みです。つまり、求職者がクリックしなければ、有料オプションを選択しても、料金は一切発生しません。「何回もクリックされたら、結構な金額になってしまうのでは」と心配されるかもしれませんが、あらかじめ上限金額を設定でき、事前に設定した予算に到達すると自動的に有料掲載が休止するため、予算オーバーとなる心配はありません。
採用業務を効率化することで、よりよい採用活動を
中小企業の採用担当者は、常に採用活動にかける時間と手間が不足しているでしょう。そんな中で効果的な採用活動を行うためには、求人掲載にかかる煩雑な手続きや、応募者との度重なるコミュニケーションといった業務を、できるだけ効率化することが大事です。
Indeedを活用して採用業務に効率的に注力することで、効果的でスピーディーな採用活動につなげてみてください。
* 利用規約・弊社が定める掲載基準・及び使用制限が適用されます。
https://jp.indeed.com/legal?hl=ja#tos