設計図がないと失敗する? 在宅ワークの生産性を高めるIT化の手順と注意点


在宅ワークの広がりにともない、ITツールを使って業務を進行するビジネススタイルが主流となりつつあります。しかし一方で、「生産性を高めるためにはIT化が必須だと認識しているものの、いろんなデジタルツールがあってよくわからない」という声もあるようです。
 
どのような手順でIT化に取り組めば、生産性の高い業務環境を整えられるのでしょうか。よくある失敗例や注意点、ITツールの選び方について、デジタルシフトに詳しいコンサルタントにお聞きしました。株式会社船井総合研究所・デジタルイノベーションラボ、斉藤芳宜さんが解説します。

 
 

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ITツール導入の前に必要なのは「設計図」と「人時生産性」


――コロナ禍の影響で在宅ワークを導入する企業が増えました。一方で、「どんなITツールを使えば生産性を上げられるのか?」という戸惑いもあるようです。
 
たしかに、テレビ会議システムやビジネスチャットなど、オンラインでやり取りするITツールの導入が進みました。とはいえ実際は、場当たり的にツールを導入した会社が多いのではないでしょうか。
 
本来、IT化を進めるためには、事前に“設計図”を準備しておく必要があります。設計図がないまま始めてしまうと、「システムが連携していない」「タスク管理ツールが増えたことで、むしろ非効率になった」などのトラブルが起こってしまうのです。
 
それを防ぐためには、会社のシステム全体が最適化されている状態を想定し、導入するツールを検討する必要があります。デジタル化はあくまで手段であり、目的をきちんと設定しなければなりません。
 
――最近は「デジタルシフト」「DX(デジタルトランスフォーメーション)」という言葉をよく耳にしますが、それ自体が目的になってしまってはダメだということですね。では、本来の目的はどのように考えればよいのでしょうか?
 
一言でいえば「経営のスピードを上げるため」です。変化が激しい時代、経営のスピードを上げていかなければ取り残されてしまうでしょう。
 
従来の紙の管理では検索ができず、集計にも時間がかかり、意思決定が遅れてしまいます。紙からデジタルにシフトすれば、データをリアルタイムに分析・処理できます。そのぶん経営判断のスピードが上がるでしょう。
 
「デジタルシフト」と「DX」は同じ意味の言葉として使われがちですが、実はそれぞれ違う意味を持っています。「デジタルシフト」はアナログだった業務にデジタルを取り入れることを指していますが、「DX」はそれに加えて3つの要素を含んでいます。1つ目は業務効率化、2つ目が新しい価値の提供です。たとえば「レジのないコンビニ」は、新たなCX(カスタマーエクスペリエンス/顧客体験や価値)を提供していますよね。
 
3つ目は業績の向上です。お金をかけてシステムを導入しても、会社の業績が上がらなければ意味がありません。そこで考えるべき指標が「人時(にんじ)生産性」です。
 
――「人時生産性」というのは?
 
人時生産性とは、従業員1人が1時間あたりに生み出した粗利を数値化した指標です。計算式は下記のとおりです。
 
人時生産性 = 会社全体の粗利 ÷ 従業員全体の総労働時間
 
かつては長時間労働で売上や粗利を上げることを優先してきました。しかし現代は働き方改革が叫ばれており、ブラック企業は世間から糾弾されます。したがって、今後はいかに少ない労働時間で粗利を稼ぐか、が重要なテーマとなります。その指標となるのが「人時生産性」なのです。
 
DXを推進するためには、人時生産性を上げることを目標とし、先に設計図を作る必要があります。
 
――DXの設計図は、どのように作成すればいいのでしょうか?
 
弊社のコンサルティングでは、下記のような「DXジャーニーマップ」を作成しています。

 

「土地家屋調査士向けDXジャーニーマップ」の例(資料提供:船井総合研究所)
▲「土地家屋調査士向けDXジャーニーマップ」の例(資料提供:船井総合研究所)


設計図を構成する要素は5つあります。それがKGI(Key Goal Indicator:重要目標指標)、業務プロセス、KPI(Key Performance Indicator:重要評価指標)、デジタルツールの選定、新たなCXです。まず現状の業務プロセスに沿ってKGIやKPIを整理し、すでに使っているデジタルツールを当てはめます。そうするとデジタル化できていない空白部分が浮かび上がるので、そこへ新規に導入すべきシステムを入れ全体像を完成させます。また、デジタル化によって顧客に提供できる新しい価値を「新たなCX」に記入してください。
 
人時生産性を上げるためには、粗利を上げつつ、労働時間を削減しなければなりません。まず設計図を作り、自社の人時生産性を上げられるデジタルツールを選びましょう。

 
 

自社のITリテラシーに合ったデジタルツールを


――人時生産性を上げるデジタルツールには、どんな種類がありますか?
 
まず「粗利を上げる」と「総労働時間を減らす」、2つの目的で分類してみましょう。
 
粗利を上げるためのツールは下記の4つです。

 

  1. MA(マーケティング・オートメーション)
  2. オンライン商談ツール
  3. SFA(セールス・フォース・オートメーション)
  4. CRM(カスタマー・リレーションシップ・マネジメント)


また、総労働時間を減らすためのツールは下記の5つです。

 

  1. オンラインMTGツール
  2. 日程調整アプリ
  3. RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)
  4. 電子稟議システム
  5. リモートアクセスツール


――MA、SFA、CRMとは、どのようなツールなのでしょうか?
 
MAは、見込み客集めの分野で生かすツールです。見込み度合の高いお客様を見極め、メール等を使って自社ウェブサイトからの購買や申し込みを増やす目的で使用します。SFAは営業管理のためのツールです。「アポが取れた」「商品・サービスの説明をした」「見積書を提出した」「クロージングした」といったフェーズで進捗状況を管理していきます。CRMは主にリピート目的のツールで、既存顧客との関係を維持し、顧客満足度を向上する目的で使用します。
 
それぞれ「集客」「営業管理」「リピート」、3つの役割で考えるとわかりやすいでしょう。
 
労働時間を減らすには、ソフトウェア型のロボットを使うRPAが有効です。今まで人がやっていた業務をロボットに任せれば、残業をなくせるかもしれません。また、コロナ禍で「ハンコを押すためだけに会社へ行く」という事例が話題になりましたが、電子稟議にすればその問題も解決できます。
 
――「ITツールを導入したけど、なかなか使いこなせていない」という話をよく聞きます。どうすればよいのでしょうか?
 
自社のITリテラシーが高いか低いかで、導入すべきツールを変える必要があります。コミュニケーションツールでいえば、ITリテラシーの高い会社は多機能な「Slack」、それほど高くない場合は日本で最も人気のあるコミュニケーションアプリ「LINE」ともつながるビジネスチャットツール「LINE WORKS」はどうでしょうか。
 
例えば「業界ナンバーワンのシステムだから」という理由だけでツールを導入しても、使いこなせない可能性があります。設計図を作り、自分たちのITリテラシーに合ったツールを選定することが重要です。

 
スマートフォンを見て笑う女性

 
 

在宅ワーク&IT化は、会社を成長させる「手段」の一つに過ぎない


――IT化に失敗しないためのコツや注意点があれば教えてください。
 
まず会社のトップが「今やらなければ」と危機感を持つ必要があります。もう一つは、システム全体が最適化されている状態を考えた上で設計図を作ること。トップの危機感と全体最適、どちらかが抜けるとうまくいかないでしょう。
 
よくあるのが、ツール導入後うまくいったかどうか検証していないケース。KPIや人時生産性を最初に設定し、数値が上がってくれば成功といえますが、そういった測定をしていない会社が多いのです。せっかくITツールを導入しても、成果が出なければ意味がありません。KPIは毎月、人時生産性は1年に1回チェックしましょう。
 
――「社長がIT化を推進しても、社員がついてこない」「現場の反対にあう」といったケースもあるのではないでしょうか?
 
たしかに、トップダウンだけでうまくいくとは限りません。何のためにIT化するのか、目的を明確にしておかないと、現場の社員から「余計な作業が増えるだけじゃないか」といった反発が起こる可能性はあります。
 
人時生産性が上がれば、新しい投資ができる、教育にもお金を回せる、もちろん給料も増やせる……。そういった会社の成長につながる話をしないと、社員が動かないでしょう。もちろん現場の都合もあるので、それは受け止めつつ、うまく巻き込んでいくことが必要です。
 
――「IT化は、在宅ワークをより快適にするためのもの」というイメージを持っていましたが、会社を成長させるために必要なものなんですね。
 
おっしゃる通りです。コロナ禍で様々なITツールがクローズアップされましたが、会社の成長をどう作っていくかが重要であり、在宅ワークはその手段の一つに過ぎません。
 
「とりあえず在宅ワークの環境を整えたけど、システムがうまく連携していない」という声もよく聞きます。まずは会社全体の最適化を考え、設計図を作った上で、自社のITレベルに合ったデジタルツールの導入を検討してみましょう。

 
 
 

<取材先>

 
斉藤芳宜さん
Profile
斉藤芳宜さん
株式会社船井総合研究所 
デジタルイノベーションラボ 部長
 
1993年神戸大学経営学部卒。中小企業診断士。大手通信会社においてIT関連の新規事業立ち上げのチームリーダーを経て、船井総合研究所に入社。現在、テクノロジーを活用して中小企業に変革をもたらすデジタルイノベーション部隊の責任者であり、DXジャーニーを活用したDXコンサルティングに定評がある。DX(デジタルトランスフォーメーション)、自動化システム、データドリブン経営などを推進している。著書に、「図解よくわかるこれからのデジタルマーケティング」(同文舘出版)、「負けない会社の作り方」(ビジネス社)、「セミナー営業の上手なやり方」(同文舘出版)がある。

 

船井総合研究所/デジタルイノベーションラボ ホームページ
https://digital.funaisoken.co.jp/
 
TEXT:村中貴士
EDITING:Indeed Japan + ノオト

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