面接を欠席する応募者 その理由と対応法は?

スーツを着た憂鬱な表情の女性


面接は企業が人材を選ぶ場である一方で、応募者が職場を選ぶ機会でもあります。そのため、面接の日時が決まっていながら、応募者から欠席の申し出を受けることも珍しくないでしょう。
 
そんなとき、企業側はどのような対応を心掛けるべきなのか。また、有望な人材をできるだけ逃さず、面接の欠席を防ぐためにはどうすべきか。人事業務・プロジェクトの支援を手掛けるアルドーニ株式会社・代表の永見昌彦さんにお聞きしました。

 
 

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応募者が面接を欠席する主な理由


応募者が面接を欠席する場合、主に3つの理由が考えられるでしょう。

 
 

◆トラブルに遭ってしまった


体調不良や怪我など突然のトラブルに遭遇した場合です。とりわけ世界的なパンデミックに見舞われている昨今、対面での面接においては体調に顕著な異変はなくても、隔離を余儀なくされ外出できなくなるケースは珍しくありません。

 
 

◆スケジュールを調整できなくなった


働きながら転職活動をしている応募者であれば、現職の都合で身動きが取れなくなってしまうことや、何らかの理由で有給休暇が取れなくなってしまうこともあるでしょう。あるいは、他の企業も並行して選考を受けている場合には、より本命視している他社の面接を優先することも考えられます。

 
 

◆入社意欲を失ってしまった


それまでの選考過程の対応に不満があったり、社風や待遇に期待との相違があったり、インターネットなどで自社のネガティブな情報に触れたりして、そもそもの入社意欲を失ってしまったケースです。その原因には様々なパターンがあるでしょう。

 
 

欠席の連絡を受けた際、企業が取るべき対応は?


では、応募者から面接を欠席したいと連絡を受けたとき、企業はどのような対応を心掛けるべきなのでしょうか。
 
連絡を受けた採用担当者がまず行うべきは、欠席理由の把握です。高圧的にならないよう配慮しながら、あくまで今後の参考にする意図であることを伝え、なぜ面接を取りやめたいのか事情を確認します。そこでもし、体調不良などが理由であるのなら、相手の回復を待って、あらためて別の日時を提案するのがいいでしょう。ヒアリングの結果、相手が明確に入社意欲を示しているのであれば、現職の仕事の事情が欠席理由である場合も同様です。
 
すでに他社への入社が決まっているケースや、ヒアリングの中で明らかに入社意欲の低下が察せられる場合などは、深追いは禁物です。採用担当として思うことはあってもそっと胸に秘め、応募者の今後の活躍をお祈りし、穏便にコミュニケーションを終えるのがベストでしょう。
 
新卒採用においても中途採用においても、就活市場はクチコミの影響を受けやすい一面があります。残念ながら採用に至らなかったとしても、相手は未来の顧客にもなり得る存在であると考え、良好な関係性を保ちましょう。

 
 

面接の欠席をできるだけ防ぐためには


それでも企業の側からすれば、有望視していた人材を逃してしまうのは避けたいものです。そこで面接の欠席をなるべく防ぐために重要なのは、終始一貫して誠実な対応を心掛けることに尽きるでしょう。
 
たとえば、面接日はあまり先延ばしにせず、できるだけ応募があった日から時間がたたないうちに設定するべきです。時間が空けば空くほど応募者は放置された状態になり、心境や熱意に変化が起こったり、よりスピーディーに対応する他社に気持ちを奪われたりすることは、決して珍しくありません。
 
また、一度決めた面接日を企業側の事情で変更することは、よほどの理由がない限り、相手の心象を損ねるので避けるべきでしょう。そして面接日の直前には挨拶を兼ねたリマインドメールを送るのも有効です。日程や場所の勘違いなど、凡ミスを防ぐことにつながります。
 
企業は応募者の立場を尊重しながら、いかなる事情にも柔軟に対応する、丁寧なコミュニケーションを意識することが大切なのです。

 
 
 

<取材先>
アルドーニ株式会社・代表取締役 永見昌彦さん
外資系コンサルティングファームなどで人事コンサルタントとして勤務した後、事業会社(ラグジュアリーブランド持株会社)で人事企画担当マネージャーとして人材開発・人事システム・人事企画を兼務。事業会社、コンサルティングファームの両面から人事に20年携わった経験を活かして、2016年にフリーランス人事プランナー・コンサルタントとして独立。2018年に法人化。現在、人事全般のプランニング・コンサルティング・実務に携わっている。
 
TEXT:友清哲
EDITING:Indeed Japan + 波多野友子 + ノオト


 
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