36協定届の押印・署名が不要になった背景
労働基準法第36条に基づく労使協定で、企業が労働者に時間外・休日労働を命じる際に必要となる「36（サブロク）協定」。労使で締結した内容を管轄の労働基準監督署に届け出る際に必要な「36協定届」の様式が2021年4月より新しくなり、押印・署名が廃止されました。
この「脱ハンコ」の背景にあるのは、新型コロナウイルス感染症の感染拡大の防止やデジタル化の推進などを目的とした行政手続き簡素化です。
これまでは、労働基準監督署への電子申請の際に物理的に押印した36協定届をPDFにして添付する必要がありました。今回押印が必要なくなったことで添付書類も不要になり、電子申請をよりスムーズに行えるようになったのです。
◆電子申請の方法
電子申請は、以下の2ステップで行います。
- 行政のポータルサイト「e-Gov（イーガブ）」でアカウントを登録
- フォーマットに必要事項を入力する
どんなケースで押印が必要になるのか
続いて、押印が必要になるケースを確認します。
◆36協定届で押印が必要なケース
36協定を締結する際には、「36協定届」または「36協定書」が必要です。
36協定届……36協定書の内容を労働基準監督署へ提出する書類
36協定書……企業と労働者代表との間で締結する書類
36協定書は会社と労働者代表が36協定を締結する際に別途作成するものですが、36協定届を36協定書として使用することが法的に認められています。そのため、36協定届を兼用するケースが一般的です。
今回押印・署名が不要になったのは、労働基準監督署へ提出する36協定届のみです。つまり、36協定書と兼用する際には、引き続き押印・署名が必要となります。
◆36協定書と36協定届を別に作成するケース
36協定届は書式が決まっており、記入できる内容も限られています。一方、36協定書は企業の任意書式のため、項目を自由に記載できます。協定条項が36協定届の内容で十分であれば兼用でき、おさまりきらないときは36協定書を作成します。
たとえば、労働組合のある大企業は「結婚したばかりの労働者には、なるべく残業をさせない努力をする」「36協定の特別条項を適用する場合は、労働組合に◯日前までに申し出る」などの付帯条項が増える傾向にあるため、36協定書を別途作成するケースもあります。
◆36協定書の押印は電子署名でも可能に
2005年に施行された「e-文書法（※1）」と、これに基づく厚生労働省の通達により、36協定書の電子署名による合意も認められています。物理的な押印から電子化へと移行できれば、押印のために出社したり、郵送で書類をやり取りしたりする手間を省くことができます。
※1…「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の総称
最近はクラウド型の契約サービスや電子印鑑、電子契約書ソフトなども普及しているため、うまく活用して業務の効率化に役立てましょう。
人事労務担当者が気をつけるべきこと
36協定届の様式変更により、手続きがスムーズなったものの、注意すべきポイントがいくつかあります。
◆労使協定の証明を保管しておく
36協定届を兼用することで手続きは簡素化されますが、手元に証明できる書類は残りません。そのため、会社と労働者代表が労使協定を締結する際には、電子証明のように互いに意志確認をしたと分かるものを持っておく必要があります。
◆労働者代表の選出方法は変わらない
36協定には、労働者代表として事業所の過半数労働組合または過半数代表が会社との締結を行います。労働者代表を決める際には、いくつか条件があります。
- 管理監督者ではないこと
- 36協定を締結する者を選出することを明らかにした上で、投票、挙手などの方法で選出すること
- 使用者である企業の意向に基づいて選出された者でないこと
新様式には、上記の条件に基づき労働者代表が適正に決められたかを確認するチェックボックスが追加されました。このチェックボックスへのチェックがないと、形式上の要件を満たした協定届とは認められません。
36協定届けの様式変更で形式的に押印・署名はなくなったものの、労働者代表の選出方法は従来通りです。また、手続きが簡素化されても36協定の内容に変わりはありません。会社と労働者、双方の理解と合意を取った上で締結し、働きやすい環境づくりに働きかけることが大切です。
※記事内で取り上げた法令は2021年5月時点のものです。
＜取材先＞
特定社会保険労務士 キャリアコンサルタント 岡佳伸さん
TEXT：畑菜穂子
EDITING：Indeed Japan ＋ 南澤悠佳 ＋ ノオト
