企業の貴重な人材が、リモートワークで働き続けられるように
――時給で働く方にもリモートワークが広がっている背景を教えてください。
コロナ禍の前からリモートワークの推進は少しずつ進んできていて、インターネットや端末の環境が整い、セキュリティ面も強化されるようになってきていました。そしてコロナ禍となって一気に広がっていき、正社員だけでなくアルバイトや派遣社員の方々もリモートで働けるケースが出てきました。
毎日決まった時間にオフィスに行って仕事をする従来の働き方は難しくても、リモートワークであれば働ける方がいます。育児や介護をしている人や、障害があり通勤が難しかった方々が、リモートワークで働けるようになったケースもあると聞きます。働き方が多様になることは、働く人にとって良いことですし、企業としても貴重な人材に働き続けてもらうことができるので、双方にメリットがあります。
安全配慮義務への対応が必要不可欠
――時給制リモートワークの労務管理に関して、起こりがちなトラブルにはどんなものがありますか？
事業主は、オフィス勤務でもリモートワークでも、裁量労働制などでない限り労働時間の管理をしなければなりません。リモートワークでは労働時間を把握する方法に工夫が必要になってきます。例えば、パソコンにログインしていて、働いていることになっていても、本当に働いているかどうか管理するのは難しく、問題になることがあるかもしれません。いわゆる「中抜け」で、仕事を中断する場合の労務管理の方法が曖昧な場合も、トラブルのもとになります。
また、重要なのは事業主側が負っている安全配慮義務です。企業は、従業員が定められた労働時間を超えて働きすぎていないかを把握しておかなければいけません。例えば、なかなか仕事が終わらない従業員が、仮に「夜7時で終業しました」と報告をしながらも、夜中まで働いてしまうことがあり得ます。また、正確な労働時間が把握できず適正な給与が払えないだけでなく、従業員がそのことによって体調を崩してしまえば、企業の安全配慮義務違反になりかねません。
――トラブルを未然に防ぐために、企業はどんな工夫ができますか？
基本としては、やはり始業時間と終業時間の把握が重要です。業務専用のパソコンでログオン・ログオフの時間を取って、デジタルで管理する方法もあれば、アナログに自己申告にしたり、始業と終業のときに連絡を入れたりして把握する方法もあります。
自己申告の場合は、働く人が労働時間をメモしておいて報告する方法や、エクセルやスプレッドシート、労務管理ツールを用いて報告する方法があります。
いずれにせよ、管理しすぎても働く人が息苦しさを感じますし、自己申告では不安に思われる企業の担当者もいると思いますので、バランスが大切です。
――時間の管理以外に気をつけるべきポイントはどんな点ですか？
適切な業務量の把握ですね。オフィスで仕事をしているときと同様に、従業員の能力とその業務量がマッチしているのかをきちんと管理していくことが重要です。オフィスで働いていれば、「あの人、いつも遅くまで残っているけど大丈夫かな」などと気づけることもありますが、リモートワークではそれがない分、あらかじめ従業員の業務量と労務管理の方法を入念に確認し、運用していく必要があります。
例えば、ある程度ボリュームがあって、1週間ぐらいかかりそうな仕事を任せる場合、全部出来上がるまで上司や人事に連絡が来ないようなかたちでは、管理する側も進捗を確認する術がなく、1週間後に「できていませんでした」となりかねません。
同じオフィスで働いていれば、なんとなく様子を見たり聞いていたりして普段から確認できる部分だと思いますが、リモートワークの場合は意識してこまめに情報共有や進捗報告をしていくことが大切です。オンライン会議を設定するほどではないようなちょっとした困りごとやアイディアについて相談できるように、意識的にコンタクトをする時間を日々取るようにしたほうがスムーズになります。
人事担当の立場からも、いろいろな部門の人がオンライン上で雑談する機会を作り、個別にリモートワークの状況について声かけをしやすい環境づくりをしていきましょう。
就業規則の変更や契約の確認を
――リモートワークに入る前に、事業主側と労働者側の双方が確認しておくべき事柄はどんなことですか？
やはり始業時間と終業時間の確認方法を明確に取り決めておくことですね。また、中抜けする場合の扱いも確認しておきましょう。どうしても仕事を離れなければいけないときはあるので、例えば「仕事を離れるのは1回10分まで」や「15分以上離れる時間があったら休憩の扱いとして労働時間に含めない」などのルールを決めておくことで、認識のずれを解消することができます。従業員も、ルールがあれば報告しやすくなると思います。
こうしたルールは、正社員も含めてリモートワークを一般的に行っているのであれば、就業規則等に入れてしまって、わかりやすくしておいた方が望ましいでしょう。そうでなければ、個別の雇用契約や派遣契約のときに具体的に伝達し、認識を共有しておきましょう。
――リモートワーク下での労務管理は、どんなあり方が望ましいですか？
そもそも、企業が働く人の労働時間の全てを管理するのは不可能です。「リモートワークなんて、本当に仕事をしているかどうかわからないじゃないか」といった意見もありますが、ではオフィスに出勤しているときはどうだったかということも振り返らなければなりません。オフィスでパソコンに向かっているから仕事をしているとは限らないですよね。
つまり、「どこにいるか」ではなくて「何をしているか」が大事で、どこで仕事をするにしても、まずは信じて任せてみる方向性にせざるを得ないのだと思います。働いている姿が直接見えない分、これまで以上にルールや評価の方法を明確にして、事業主側も働く人も双方が納得できるかたちを構築できるといいですね。
※記事内で取り上げた法令は2021年11月時点のものです。
＜取材先＞
うたしろFP社労士事務所 社会保険労務士 歌代将也さん
TEXT：遠藤光太
EDITING：Indeed Japan ＋ ノオト