会議のゴールとシナリオを明確に
「ファシリテーション」とは、簡単に言えば会議を円滑に進行することです。それを担う役割であるファシリテーターは、会議を円滑に行うためのプロセスをリードし、活発な意見が出しあえる“場づくり”を演出する人です。
ファシリテーターは会議の前に、何をどこまで決めるのかという会議のゴールを明確にします。また、そのゴールに至るまでに、時間内にどう意見を集め、出てきた意見を整理し、合意形成をするためにはどんな進行をすればよいかをという会議の“脚本（進行表、アジェンダ）”も考えます。何のための会議か、そのためにはどんなプロセスで行うのかをしっかりと設計しておく、会議の前の準備が大切です。
傍観者を作らないよう、全員に聞く
会議が上手くいかないという悩みのうち、最もよくあるのが「意見が出ない」というものです。しかし、参加者が「何も意見を持っていない」わけではありません。「間違った意見を出したら叱られないか」「何となく言い出しづらい」と思っていることがほとんどではないでしょうか。
そんな時は「一人ずつに順番に聞いていく」のがおすすめです。会議では「意見がある人はいませんか？」と聞きがちですが、これでは参加者は「誰か他の人が答えてくれるだろう」と思い、議論が他人事になってしまいます。順番に全員に意見を求めていけば、決して傍観者にはなりません。一人あたりの話す時間を決めて進行すれば「特定の人ばかりが話しすぎてしまう」という事態も避けられます。
あるいは全員にふせんを配り、意見を書いてファシリテーターに提出してもらう方法もおすすめです。最近増えているオンライン会議では、チャット欄に書いてもらうよう促す方法もあります。
しかし、ともすれば「話すことを強制されている」と感じる参加者も出てきてしまいます。そのためには「3回まではパスしてもいい」と声かけをする方法もあります。また、ファシリテーターがどんな意見も笑顔で「いいですね！」「新しい視点ですね！」と受け止めると、参加者は安心して自分の意見を出せるようになります。何を言っても否定されない、自分の話に耳を傾けてもらえるのだ、と参加者が感じられる「心理的安全性」の高い場所として、会議を作っていくことが重要です。
会議のゴールとずれているように感じたり、ちょっと違うと思われたりする意見でも、いったんすべて受け取りましょう。そうした意見はその後、全員の意見を整理し、会議後の具体的なアクションを決定する場面では自ずと採用されなくなるものです。最終的には自分の意見が通らなくても、最初に「ちゃんと聞いてもらえた」と感じられれば、会議での決定に納得感が得られます。
参加者の「納得度」を高めることが重要
そして、「長い時間をかけて議論して決めたことなのに、会議の後は誰も守らない」という経験はありませんか。それは会議での決定に、参加者が納得できていないという証拠です。全員から意見を集め、分かりやすく整理して合意形成ができれば、会議はビジネスを推進する起点になります。
ファシリテーションの技術の中にはカードに書いたアイデアを整理・分析するKJ法などの「意見を整理する手法」や、安易な多数決やトップダウンに頼らない合意形成の手法など、会議の後にチームで気持ちよく仕事に取り組めるようになるための方法がたくさんあります。プロジェクトリーダーや、チームのマネジメントを担う役割の方は、特に学んで身につけると仕事の進め方が大きく変わると思います。
＜取材先＞
園部 浩司さん
園部牧場株式会社代表取締役/プロファシリテーター。大手企業在籍中には300人規模の組織変革プロジェクトリーダーとして年間1000本以上の会議をマネジメントし、営業利益を年間約2億円の改善。2016年に独立し、人材育成や組織改革、風土改革のコンサルティングを行う「園部牧場」を設立。年間2500人以上のファシリテーターの育成に携わる。著書に『ゼロから学べる！ファシリテーション超技術』（かんき出版）がある。
TEXT：石黒好美
EDITING：Indeed Japan ＋ 笹田理恵 ＋ ノオト