労働時間管理とは
「労働時間管理」とは、使用者（企業）が労働者（従業員）一人ひとりの労働時間を把握し、適切に管理することです。
2019年4月に施行された「労働安全衛生法の一部を改正する法律」により、「企業は従業員の労働時間を客観的に把握しておくこと」（労働時間管理）が義務化されました。規模に関係なく、一人でも従業員を雇っているすべての企業が対象となり、遵守しなければなりません。
労働時間管理の必要性
労働時間管理が必要な理由は次の2点です。
1.労働サービスに対して適切な対価を支払う
企業と従業員の間で労働契約を交わしている場合、自動的に労働基準法が適用されます。労働基準法において、従業員は企業に労働サービス（労働時間）を提供する義務を負い、その対価として賃金を受け取る権利を有しています。一方、企業は従業員から労働サービスを受け取る権利を有しており、その対価として賃金を支払う義務を負っています。労働時間管理が適切に行われていないと、払うべき賃金の算定ができません。
2.長時間労働による健康障害の防止
企業は従業員の安全と健康を守る「安全配慮義務」（労働契約法第5条）を負っています。健康障害につながる長時間労働を避けるために、企業は従業員の労働時間を把握しなければなりません。
労働時間を労働者の裁量に任せる「裁量労働制」を導入している場合も、労働時間管理は必須です。残業代は発生しませんが、休日出勤手当や深夜労働手当を支払う必要があることと、36協定の締結によって、企業には「労働者の健康・福祉を確保するための措置」が義務付けられているからです。
「労働時間管理ガイドライン」とは
前述したように、現在、労働時間管理は義務化されています。適切な管理を行うための指針として、厚生労働省が発表したのが「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン（労働時間管理ガイドライン）」です。
労働時間の適切な把握とは、単に1日の労働時間をチェックすればいいということではありません。労働日ごとに始業時刻や終業時刻を企業が確認・記録し、これを基に労働時間を把握・確定しなければなりせん。労働時間管理ガイドラインには、始業・終業時刻の確認と記録は、次のいずれかの方法で管理するよう明記されています。
◆使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録する
「自ら現認する」とは、使用者自ら、あるいは労働時間管理を行う者が、直接始業時刻や終業時刻を確認することです。確認した始業時刻や終業時刻については、該当労働者からも確認することが望ましいとされています。
◆タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録する
タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基本情報として管理する方法です。必要に応じて、使用者の残業命令書およびこれに対する報告書など、使用者が労働者の労働時間を算出するために有している記録と突き合わせることにより確認し、記録します。
労働時間管理を適切に行うポイント
労働時間を適切に管理するために、以下の点に留意してください。
1.法律の上限を超えないようにする
法律では、原則として1日8時間、週40時間、それを超える残業は月45時間までと、それぞれに労働時間の上限が設定されています。各従業員がこれを超えないように、企業がしっかりと把握することが重要です。
2.時短への業務改善
労働時間管理とは、単に労働時間を守り残業を減らすということではありません。適切に行うには、無駄な会議の削減、無駄な出張の取りやめなど、様々な見直しと改善が必要です。
3.労働時間管理のメリットを考える
メリットを理解することも、適切な労働時間管理につながります。
◆企業側のメリット
- 未払残業のリスクの減少
- 長時間労働によるメンタルヘルス罹患の防止
- 万が一従業員が自殺した場合の遺族による安全配慮義務違反訴訟リスクの減少
◆従業員側のメリット
- 適正な賃金、残業代が支払われるという安心感
4.労働時間に応じた賃金を支払う
同じ作業にAさんは8時間、Bさんは10時間かかっても、法律上、Bさんに多くの賃金を支払わなければなりません。労働時間に関係なく、成果で賃金を支払いたいと考える企業もあると思いますが、その場合は賞与や昇給で調整してください。
労働時間管理を行わない企業へのペナルティ
企業は従業員の労働時間に関する記録（出勤簿やタイムカードなど）を、賃金台帳などと同様に3年間保存しなければなりません（労働基準法第109条）。
これに違反した場合、30万円以下の罰金刑が科されるので注意しましょう（労働基準法120条1号）。
労働時間管理の注意点と合理化
労働時間管理は、原則として1分単位であることが求められるため、管理は非常に面倒です。タイムカードを利用している会社は多いと思いますが、簡略化するためには「勤怠管理システム」と「給与計算ソフト」の利用がおすすめです。勤怠管理と給与管理を連動させることで、労働時間管理にまつわる業務が簡略化され、1分単位の集計も容易になります。
また、勤怠管理と給与計算をアウトソーシングするのも一つの方法です。これによって勤怠管理、給与計算業務の属人化やブラックボックス化を防ぐことができます。
※記事内で取り上げた法令は2022年10月時点のものです。
＜取材先＞
社会保険労務士法人堀下＆パートナーズ 代表 堀下和紀さん
慶應義塾大学商学部卒業。大手企業を経て、社会保険労務士法人堀下＆パートナーズを設立。訴訟、労働組合案件等トラブル解決を含め、労働法務に関する指導数は100社を超える。
TEXT：塚本佳子
EDITING：Indeed Japan ＋ 南澤悠佳 ＋ ノオト
